Mindbody och HighLevel: Ett tydligt schema per student för varje program

Varför din studio har tre olika scheman

En kampsportsakademi har nästan alltid tre typer av schemaläggning samtidigt:

• Anmälningar till barn- och nybörjarprogrammen, där en familj förbinder sig till en åtta veckors introduktion i förväg.
• Kurser för avancerade läroplaner, som ett fast tolvveckors tävlingsförberedande block.
• Privatlektioner, betygsättningar och utvärderingar bokas en i taget.

Mindbody hanterar alla tre, men håller dem på separata platser. När ditt marknadsföringsverktyg bara ser en av dem, bygger varje påminnelse det skickar på en tredjedel av bilden.

Hypotetiskt: River Bend Brazilian Jiu Jitsu (illustrativt) är en en-dojo-akademi med 180 elever som erbjuder nybörjarkurser, avancerade kurser och privatlektioner. Ägaren skickar påminnelser om schemaläggning och får hela tiden svar som "Jag har en privatlektion med professor Marco klockan 17:30, varför påminner du mig om lektionen klockan 18:00?" Påminnelserna körs på ofullständig data och de får studion att se slarvig ut.

Vad delvis schemalagd data kostar dig

När dina påminnelser bara visar grupplektioner blir studenter som bokat en privatlektion tjatade om en kurs de inte är med i, och studenter i en flerveckorskurs får aldrig någon påminnelse alls. Vissa av dem rycker på axlarna. En del av dem slutar lita helt på dina meddelanden och börjar ignorera dem alla. Hur som helst ökar närvarokvitton och utebliven ankomst, och de studenter som är mest benägna att glida iväg mitt i ett program är de du aldrig når.

Studenten ser ett schema för sig själv. Din studio bör se samma schema.

En exakt nästa session för varje elev

CRMConnect Mindbody till HighLevel täcker alla tre programtyper: grupplektioner, privata möten, flerveckorskurser och nybörjarregistreringar. Varje elev får ett tydligt fält för nästa session, oavsett vilken typ av session som kommer härnäst.

Deras register visar alltid det som är närmast aktuellt i kalendern: tid, instruktör, plats och vilken typ av session det är. Närvaron för varje program hamnar på samma profil. Du får en sanningskälla istället för tre konkurrerande.

Hur det fungerar i praktiken

Din påminnelseprocess blir ett flöde istället för tre. Varje dag tittar systemet på vem som har en session som kommer inom de närmaste 24 timmarna och skickar rätt meddelande för vad den sessionen egentligen är:

• En gruppklass får standardtexten "klass ikväll" med lärarens namn.
• En privatlektion får ett sms med texten "privat med din instruktör" i rummet.
• En kurssession får texten ”Modul 4 ikväll, ta med dina anteckningar”.
• En registreringssession får en text med texten "Vecka 5 med grunderna".

Efter sessionen kontrollerar systemet om studenten dök upp. Om de inte dök upp följer det upp ett par dagar senare med ett vänligt meddelande "vi missade dig, vill du byta till lördagspasset?".

Varje elev får en påminnelse om vad som än händer härnäst, inte tre konkurrerande påminnelser för tre olika program.

Byggd för studenter som gör båda

Många studenter tar både vanliga kurser och återkommande privatlektioner, och deras nästa session kan växla mellan olika kurser inom en och samma dag. Systemet pekar alltid på den närmast kommande sessionen för allt de har bokat.

Så på en onsdag morgon kan nästa session vara den privata sessionen med professor Marco klockan 17:30. När det är klart går det vidare till avancerad kurs klockan 19:00. Därefter pekar det på torsdag morgonens registreringssession. Dina påminnelser följer bara med. Ingen i ditt team behöver hålla koll på vilket program som håller nästa session.

Representativa resultat vid 180 studenter

Dessa är illustrativa kompositer, inte en riktig kund:

• Ägarens tid som läggs ner på att stämma av påminnelsescheman mellan program: ungefär 3 till 5 timmar per vecka, återvunnen.
• ”Varför påminner du mig om en kurs jag inte går i?” svarar: skarpt ner, eftersom påminnelsen respekterar nästa riktiga session.
• Närvaro vid privatlektioner: en ökning med ungefär 4 till 7 procentenheter, eftersom påminnelser når rätt program.
• Avhopp mitt i programmet, runt vecka fem: minskning avsevärt, eftersom uteblivna elever upptäcks och följs upp snabbare.

Hissen är mekanisk. Ett tillförlitligt svar på "vad är den här elevens nästa session" ersätter tre gissningar.

Varför detta är viktigt för din studio

Förvirrade påminnelser urholkar tyst förtroendet. En elev som får fel påminnelse två gånger slutar läsa de rätta, och en elev du aldrig påminner är en elev du inte kan rädda när de börjar driva iväg. När varje meddelande matchar vad eleven faktiskt har bokat blir dina påminnelser något de förlitar sig på istället för något de ignorerar. Det visar sig som bättre närvaro, färre uteblivna besökare och fler elever som avslutar de program de påbörjat.

Se det för din dojo

Vill du se CRMConnect Mindbody till HighLevel i aktion? Visa API-appens sida.