Anpassa e-postmeddelanden till mentorer, givare och föräldrar med DonorPerfect och ActiveCampaign

De flesta ideella ungdomsmentororganisationer har en enda e-postlista. Mentorer, givare och föräldrar finns alla med på den. Nyhetsbrevet på tisdagsmorgonen går till alla. Uppmaningen "vi behöver 12 volontärer till" går till alla. Uppmaningen om gåvor vid årets slut går till alla.

Det här är inte ett programvaruproblem. Det är ett publikproblem. Mentorer som får ständiga donationsförfrågningar känner sig tagna för givna. Donatorer som får volontärrekrytering känner att de inte blir tackade för sina pengar. Föräldrar som får något av dem känns som en eftertanke i det program deras barn deltar i. Era öppningsfrekvenser berättar historien, och det är en dålig historia för alla tre publiker samtidigt.

Lösningen är enkel att beskriva och svår att genomföra manuellt: separera målgrupperna, skicka var och en de meddelanden som passar deras relation, och se till att de personer som spelar två roller, en förälder som också donerar, en mentor som också ger, inte får båda versionerna av allting.

Varför vanan att ha en enda lista kostar dig

När man har alla på en lista händer tre saker.

Dina mest engagerade personer får de mest irrelevanta meddelandena. Mentorer är ditt programs mest värdefulla tillgång, och de är den publik som är mest sannolikt att i tysthet brännas av meddelanden riktade till någon annan.

Din data sjunker i värde. Nya mentorer anländer men sorteras aldrig in i rätt grupp. Föräldrar vars barn blir för gamla får ständigt föräldrauppdateringar. En medarbetares mentala karta över vem som hör hemma var följer med den medarbetaren.

Och de personer som spelar två roller blir värst behandlade. En förälder som också donerar är både förälder och donator, men en enda lista tvingar dem till en identitet och översvämmar dem ändå med den andras post.

Ett sätt att ge varje publik sin egen resa

CRMConnect för DonorPerfect och ActiveCampaign överför varje persons fullständiga kontext över båda systemen och behandlar roller som något en person kan inneha mer än en av. En supporter som är både mentor och donator visas i ditt e-postverktyg som båda, inte en. Programinformation, mentormatchningsstatus, barnets åldersgrupp, föräldrastatus – allt följer med kontakten. Och när en förälder blir en förstagångsdonator identifieras de som båda inom några minuter, inte vid nästa batchuppdatering. Ditt programteam ser också engagemanget tillbaka i DonorPerfect, det system de redan använder.

Tre resor som går sida vid sida

Här är ett illustrativt scenario. Compass Youth Mentors är en hypotetisk, stadsomfattande mentororganisation med 480 mentor-adept-par och 2 100 givare. Det är inte en riktig organisation.

Mentorresan handlar om att introducera och behålla bra mentorer. Under de första 90 dagarna får mentorerna en sekvens som fokuserar på matchningsprocessen, utbildningsresurser och programchefens direkta kontakt. Inga donationsförfrågningar. Därefter ett månatligt nyhetsbrev med mentorfokus och praktiska tips, plus ett erkännandemeddelande under den nationella mentormånaden, utan någon förfrågan. Mentorerna ger sin tid, inte sina pengar, och resan behandlar dem på det sättet.

Givarresan är den vanliga odlingstakten, specifik utifrån vad data vet. Ett 30-dagars välkomnande byggt kring programmets effekt, därefter kvartalsvisa effektrapporter och årets slutliga vädjanden. Stora givare får personlig kontakt, inte automatisering.

Föräldraresan handlar om det program deras barn deltar i. En 60-dagars introduktion efter matchningen: introduktionsmaterial, en introduktion till mentorn, koordinatorns kontaktuppgifter och vad man kan förvänta sig. Sedan månatliga uppdateringar relevanta för barnets åldersgrupp. När ett barn åldras ut, en bekräftelse i examensstil och en vänlig inbjudan att hålla kontakten.

Hantera människor som spelar två roller

Det svåra är kontakten som tillhör mer än en resa. En förälder till en aktiv adept som också ger 50 dollar i månaden. En mentor som gör en årlig gåva på 500 dollar. Utan omsorg får dessa supportrar duplicerad e-post över olika resor och känner sig hanterade av en databas istället för en gemenskap.

Två regler överbryggar klyftan. Den första är prioritet: när mer än ett budskap är schemalagt under samma vecka kommer program- och pastorala budskap före insamling. En förälder som också donerar får föräldrauppdateringen den veckan, inte givarnyhetsbrevet ovanpå. Den andra är ett smartare välkomnande: en förälder som blir en förstagångsdonator bör inte få hela 30-dagarsserien med välkomstmeddelanden som om de just träffat dig. De känner redan till organisationen, så de får istället ett enda varmt tack.

En kanalmix som respekterar varje publik

E-post står för huvuddelen av alla tre resorna, i en takt som passar var och en: månadsvis för mentorer och föräldrar, mer variabel för givare runt vädjningscykler. SMS är reserverade för personer som har valt att delta och för verkligt tidskänsliga tillfällen, som en påminnelse om ett matchmöte eller en brådskande programuppdatering. Direktreklam förtjänar fortfarande sin plats för större givare och för föräldrar vid milstolpar som välkomst och examen. I varje kanal stoppar en "kontakta inte"- eller "ingen e-post"-inställning från DonorPerfect utskicket, och avprenumerationer skickas tillbaka så att ditt programteam ser vem som har valt att inte delta.

Att mäta vad som faktiskt är viktigt

Rapportera om varje målgrupp, inte genomsnittet. Mentorretention, andelen mentorer som var aktiva för ett år sedan som fortfarande är aktiva, är ert enskilt viktigaste programhälsotal. Givarökning, inklusive konvertering av första och andra gåvor. Föräldraengagemang, mätt genom svar och OSA:er för evenemang. En sammanlagd öppningsfrekvens på 28 procent skulle kunna dölja 40 procent mentoröppningar och 15 procent givareöppningar, vilket är ett verkligt och specifikt problem som du aldrig skulle se i det blandade siffran.

Varför detta är viktigt för ditt uppdrag

För en exempelorganisation av Compass storlek (480 matchningar, 2 100 givare, budget på 1,8 miljoner dollar) ökar uppdelningen av en lista i tre resor vanligtvis öppningsfrekvensen för alla tre med 30 till 60 procent jämfört med den kombinerade baslinjen, med den största ökningen bland mentorer, som var mest frustrerade av feljusterad utskick. Givarretentionen förbättras blygsamt under år ett och mer betydande under år två i takt med att relationsarbetet förbättras. Föräldranöjdheten, där den mäts, går vanligtvis från neutral till positiv inom två programcykler.

Arbetet med att separera resorna är en engångsinsats. Kostnaden för att köra dem sammanslagna är permanent.

Vill du se CRMConnect DonorPerfect och ActiveCampaign i aktion? Visa API-appens sida.