Live Pledge-Drive Board-dashboards från DonorPerfect-data i ActiveCampaign

Insamlingsarbete för offentlig radio är en ledarskapsövning som är komprimerad till 72 timmar. Två insamlingar per år står för merparten av din stations tillväxt. Under insamlingen vill styrelsens kassör ha timsiffror. Underwriting-teamet vill veta vilka presentationer som sänds. Generaldirektören måste besluta om insamlingen ska förlängas med en dag.

Utan livedata fattas dessa beslut baserat på intuition och gårdagens totalsummor. DonorPerfects gåvorapport körs högst en gång om dagen. Styrelsekassören ber om en uppdatering klockan 16.00 och får den klockan 17.00 nästa dag. Vid det laget har insamlingen passerat den punkt där siffran skulle ha förändrat någonting.

Varför en enhet bryter mot den vanliga rapporteringen

En gåvoinsamling är det svåraste testet dina insamlingsdata står inför. Gåvovolymerna ökar kraftigt, ingen kan tolerera en försening och flera ledare vill ha svar samtidigt.

DonorPerfect-rapporter är byggda för schemalagda körningar, inte en live-väggvisning. Att köra dem var femtonde minut under en körning är tekniskt möjligt och utmattande i praktiken. En anpassad instrumentpanel byggd av en analytiker fungerar för den analytikern och ingen annan, och under en körning är den analytikern i studion, inte vid ett skrivbord, och svarar på kassörens frågor. Ert e-post- och rapporteringsverktyg har instrumentpanelsmuskeln men kan inte se DonorPerfect-gåvor på egen hand. Så de personer som behöver siffror mest är de som inte ser vad de ska.

En delad instrumentpanel som hela rummet kan läsa

CRMConnect för DonorPerfect och ActiveCampaign uppdateras i realtid, vilket är den enda hastigheten som spelar roll under en kampanj. Nya registreringar för supportmedlemmar, återkommande uppgraderingar och engångsgåvor visas inom några sekunder efter att de registrerats i DonorPerfect. Varje gåva har sitt belopp, typ och kampanjdagskod, så att instrumentpanelen kan bryta ner siffrorna allt eftersom kampanjen pågår. Efter kampanjen skickas beräkningar av supportmedlemmarnas värde tillbaka till DonorPerfect så att din utvecklingschef ser kampanjens prestanda i det system de redan använder.

Brädvyn: fyra siffror

Här är ett illustrativt scenario. WPRN Public Radio är en hypotetisk NPR-medlemsstation med 18 500 medlemmar som kör två sändningskampanjer per år. Det är inte en riktig station.

Tavlan behöver inte tjugo mätvärden. Fyra bär hela tavlans vy.

Gåvor per timme, rullande. En rad med gåvoantal per timme för de senaste 24 timmarna, jämfört med samma fönster under den senaste körningen. Detta visar tempot bättre än något annat.

Nya donatorer tillagda idag. En räknare som stiger i nästan realtid allt eftersom återkommande gåvor landar.

Genomsnittligt månatligt antal nya supportrar. Dagens nya supportrar jämfört med den här enhetens löpande medelvärde och den senaste enhetens slutliga antal.

Totala intäkter från drivkraften mot målet. Insamlingstermometern. Det enda numret som kassören sms:ar VD:n om vid midnatt.

Att lägga till ett femte och ett sjätte mätvärde hjälper inte. Det gör instrumentpanelen långsammare att läsa just i det ögonblick då läshastigheten är som viktigast.

Underwriting-synen

Ert underwritingteam behöver olika erbjudanden, som granskas varannan timme för taktiska justeringar. Konvertering genom presentationer i radio, så att morgonteamet kan ändra eftermiddagspresentationerna baserat på vad som har kommit in. Fördelningen mellan nya givare, förnyande givare och uppgraderande givare, eftersom vissa presentationer resonerar med potentiella kunder och andra med förnyelsebasen. Och fördelningen mellan gåvor online, via telefon och mobil, så om online-presentationen släpar efter kan teamet kontrollera om formuläret är trasigt eller om ljudreklamen är svag.

Välkomnar nya supportrar direkt

I samma ögonblick som en ny sändare registrerar sig visas gåvan i ditt e-postverktyg och en välkomstserie börjar. Inom fem minuter kommer ett tackmeddelande med sändarens gåvobelopp och schema, med ett välkomnande från VD:n. På dag 2 kommer ett "välkommen till sändarfamiljen"-meddelande med medlemsförmåner. På dag 7 kommer en berättelse bakom kulisserna om stationens senaste rapportering. En ny sändare som väntar i tre dagar på ett tack löper högre risk att lämna.

Några fall värda att titta på

En givare som samlar in en månatlig gåva från 10 dollar till 25 dollar är en uppgradering, inte en ny donator, och räknas separat så att antalet nya donatorer förblir korrekt. Vissa givare avbokar under en insamling, så styrelsen ser både netto och brutto nya donatorer. Telefongåvor anländer ofta med fördröjning via en separat omgång, så instrumentpanelen signalerar när telefonnumren kan vara försenade. Och en ny donator som väljer bort e-post vid registreringen hålls automatiskt utanför välkomstserien.

Vad detta innebär för din insamling

För en illustrativ station av WPRN:s storlek (18 500 supportrar, 6,9 miljoner dollar i budget) förändrar en övergång från gårdagens gåvorapport till en live-dashboard vanligtvis två beslut per drive, huruvida den ska förlängas och vart presentationerna i sändning ska riktas, vilket tillsammans bidrar med 5 till 10 procent i driveintäkter. På en drive på 400 000 dollar blir det 20 000 till 40 000 dollar per drive, två gånger om året, tack vare bättre beslut som fattas snabbare.

Den svårare att mäta fördelen är förtroende. Kassören slutar fråga "vad händer" och börjar fråga "vad ska vi göra härnäst". Den konversationen sker bara när informationen är tillgänglig för båda samtidigt.

Vill du se CRMConnect DonorPerfect och ActiveCampaign i aktion? Visa API-appens sida.