Live-instrumentpaneler för insamlingsstyrelser från DonorPerfect-data i HubSpot

Den månatliga rapporten från insamlingsstyrelsen är det dyraste återkommande dokumentet som en liten ideell organisation producerar. Inte i dollar, utan i timmar. Er utvecklingschef lägger tre dagar varje månad på att hämta exporter, skapa pivottabeller, färgkoda listor över förfallna givare och sammanfoga resultatet till bilder. När datan når tavlan är informationen två veckor gammal och utvecklingschefen har förlorat en halv arbetsvecka som de aldrig kommer att få tillbaka.

Mönstret upprepas vid varje skolstiftelse, alumnifond och samhällsstiftelse i landet. Styrelsen vill ha trendlinjer, segmentnedskärningar och framsteg mot målet. Informationen finns i DonorPerfect. Rapporteringsskiktet gör det inte, så rapporteringsskiktet blir en person.

Varför de uppenbara lösningarna inte passar en liten butik

Instinkten är att köpa ett verktyg för affärsinformation. De flesta av dem kollapsar på grund av begränsningar för ideella organisationer.

Tunga BI-verktyg behöver en direkt databasanslutning eller en schemalagd exportpipeline plus någon som behärskar deras formelspråk flytande. Den personen finns vanligtvis inte i ett utvecklingsteam på fyra personer.

Inbyggda DonorPerfect-dashboards har förbättrats, men de särskiljer gåvor på det sätt som DonorPerfect vill, inte på det sätt en styrelse vill se det. Att kombinera gåvor med alumni-engagemang eller evenemangsdeltagande kräver data som finns utanför DonorPerfect.

Och handbyggda kalkylblad går sönder i samma ögonblick som en kolumn läggs till, en rad flyttas eller en ny kod dyker upp. Vad du än bygger, ruttnar det, och ombyggnaden landar på din största insamling till seniorer varje månad.

Ett rapporteringslager som du kanske redan betalar för

Det billigaste dashboardlagret som de flesta stiftelser redan har är HubSpot. Det erbjuder gratis rapporter, betalda dashboards och en behörighetsmodell som låter styrelsemedlemmar läsa en dashboard utan att se något de inte borde se.

CRMConnect för DonorPerfect och HubSpot håller den ekonomiska bilden aktuell: livstidsgåvor, genomsnittlig gåva, största gåva, första och sista gåvodatum, givartyp och den fullständiga registreringen av varje gåva. Dashboards återspeglar dagens gåvor, inte förra veckans export. När du lägger till en ny kampanj eller insamling i DonorPerfect fortsätter dina HubSpot-dashboards att fungera utan att någon behöver skriva in något igen. Alla DonorPerfect-detaljer du bryr dig om, alumner i klassår, förälder till en nuvarande student, styrelsetillhörighet, kan överföras till HubSpot för segmentering.

Sex instrumentpaneler som en styrelseordförande faktiskt läser

Här är ett illustrativt scenario. Northbrook Schools Foundation är en hypotetisk skoldistriktsstiftelse med 6 500 alumner och familjedonatorer. Det är inte en riktig organisation.

Intäkter kontra mål, hittills i år. Ett diagram: ackumulerade intäkter detta räkenskapsår jämfört med förra året och jämfört med det styrelsegodkända målet. Detta är det första de flesta styrelseordförande tittar på.

Intäkter per kampanj. En sorterbar tabell över varje kampanj i år, med intäkter, mål, mottagna gåvor, genomsnittlig gåva och procentandel till mål. Det här är den vy som din utvecklingschef använder varje måndag.

Givarsegment. Ett rutnät med givarantal: nya i år, behållna från förra året, återställda, förfallna, uppgraderade givare, nedgraderade givare. Styrelsen behöver inte matematiken. De behöver se om antalet för nya i år slår antalet förfallna.

Övervakningslista för större gåvor. En lista över givare vars livstidsgåvor överstiger din tröskel för större gåvor men vars senaste gåva var för mer än ett år sedan. Det här är de givare som behöver en människa, inte en e-postadress. Var och en tilldelas en utvecklingsansvarig med en uppföljningsuppgift.

Återkommande gåvors hälsa. Aktiva donatorer, genomsnittlig månatlig gåva, donatorer som tillagts denna månad, donatorer som förlorats denna månad, återhämtningsgrad. Donatorbasen är vanligtvis din mest förutsägbara intäkt, och styrelsen bör se den varje månad.

Löftes- och förslagspipeline. Möjligheter till större gåvor per steg, med en prognos för de kommande två kvartalen.

Att dela detta med styrelsen innebär inte att alla får en plats. Instrumentpaneler kan skickas ut som schemalagda PDF-mejl, eller så kan hela styrelsen dela en enda skrivskyddad inloggning.

Få tillbaka dina kvällar

Den femte varje månad ska inte kännas som en brandövning. Med dashboards på plats är tavlornas material skärmdumpar från befintliga vyer plus en ensidig berättelse som din utvecklingschef skriver på 90 minuter istället för tre dagar. En fråga mitt i månaden som "kan du hämta givare som gav mellan 500 och 2 500 dollar förra året" blir ett femminutersfilter, inte en halvdags pivottabell. För årsredovisningen och revisionen flödar donationssummor och segmentklassificeringar tillbaka till DonorPerfect så att ekonomi- och programpersonal ser samma siffror.

Vad man ska hålla borta från instrumentbrädan

Styrelser glider mot fåfänga mätvärden: öppningsfrekvens för e-post, följare på sociala medier, sessioner på webbplatsen. Motstå det. Styrelsens jobb är förvaltningstillsyn, inte marknadsföringstaktik. Håll dashboards fokuserade på pengar och givare. Om marknadsföringskommittén vill ha engagemangsdata, ge dem en separat dashboard. Och motstå nedskärningar. Sex dashboards är rätt antal för en kvartalsvis styrelsecykel. En sjunde och en åttonde förvandlar mötet till en dataöversikt istället för en strategiöversikt.

Vad detta innebär för din insamling

För en exempelstiftelse av Northbrooks storlek (6 500 givare, 2,4 miljoner dollar i årliga donationer) sparar en övergång från manuell styrelserapportering till HubSpot-dashboards vanligtvis 15 till 20 timmar personaltid per månad. För ett utvecklingsteam på tre till fem personer innebär det ungefär 25 000 till 40 000 dollar i årlig kapacitet som återförs till faktisk insamling. Den större förändringen är själva mötet: det går från "låt mig gå igenom dessa siffror" till "här är trenden och här är vad vi gör åt det".

Vill du se CRMConnect DonorPerfect och HubSpot i aktion? Visa API-appens sida.