Fyra e-postspår för olika livsfaser för trossamfund med DonorPerfect och HubSpot

En trossamfund är inte en marknadsföringspublik. Det är ett nätverk av relationer i olika livsfaser, med olika givande kapacitet, vid olika tidpunkter i deras vandring i gemenskapen. Att behandla det som en enda e-postlista plattar ut allt som är viktigt med det.

De flesta församlingar hamnar där ändå. Pastoralteamet vill skriva ett personligt meddelande per familj och månad. Verkligheten är ett generiskt nyhetsbrev som skickas till 540 hushåll, med en hoppfull "Kära vän"-hälsning och ingen egentlig segmentering. Familjen som gick med förra veckan får samma budskap som den arvsgivare vars familj har givit i tre generationer. Engagemangsgraden visar kostnaden.

Varför generisk kommunikation kostar en församling

Trosgemenskaper har specifika behov som ett enda nyhetsbrev inte kan tillgodose.

Pastoral känslighet är viktig. En familj som går igenom en svår period bör inte få en aggressiv förfrågan vid årsskiftet. En familj som just förlorat en medlem bör inte få standardmallen "vi saknade er i söndags". Informationen som behövs för att hedra dessa ögonblick finns i pastorala anteckningar i DonorPerfect, inte i en egen marknadsföringsplattform.

Hyllningsgåvor behöver omsorg. En minnesgåva till någons ära kommer ofta från en sörjande familjemedlem. Tacket, erkännandet till den hedrades familj och den framtida kommunikationen skiljer sig alla från en vanlig gåva.

Kommunikationsinställningar är inte valfria. En församling som ignorerar en preferens för att inte kontakta eller endast skicka e-post bryter förtroendet på värsta möjliga sätt. Ett generiskt nyhetsbrevsverktyg kan inte uppfylla något av detta på egen hand, eftersom informationen det skulle behöva finns i DonorPerfect.

Ett sätt att kommunicera med själavård i stor skala

CRMConnect för DonorPerfect och HubSpot utformades för dataformen i en relationell organisation, inte en transaktionell. Givartyp, medlem, besökare, vän, arvsförening, överförs till HubSpot. Detsamma gäller etiketter som en församling redan spårar, som förälder till ungdomsverksamhet, kör, sörjande under de senaste 12 månaderna eller donator till kapitalkampanjen. Intressen inom verksamheten, hushållsroll och status inom själavården går igenom för segmentering. Kommunikationspreferenser, ingen e-post, ingen telefon, ingen post, föredragen metod, överförs och hedras utan undantag. Och detaljer om minnesgåvor går igenom så att minnesgåvor går vidare till en separat, känslig process.

Fyra livsfasspår

Här är ett illustrativt scenario. Grace Hill Congregation är en hypotetisk gemenskap med 950 medlemmar och 540 givande hushåll. Det är inte en riktig organisation.

Ny familj, ansluten under de senaste 12 månaderna. Ett 90-dagars välkomnande med fokus på tillhörighet, inte givande. En lapp från huvudpastorn, en inbjudan till en nykomlingsbrunch, en kort rundtur i verksamheter där familjen kan hitta ett hem. En första inbjudan att ge kommer först efter dag 60, och bara om familjen har visat ett visst engagemang, som att delta i ett evenemang.

Etablerad givare, ett regelbundet givande hushåll i mer än ett år. En månadsrytm med tre delar: ett pastoralt budskap kopplat till den liturgiska kalendern, en berättelse från en verksamhet som hushållet bryr sig om och en kort givrapport hittills i år varje kvartal. Hushållet har redan valt att ge, så budskapet förstärker varför snarare än att man trycker på för mer.

Donator av testamente, över testamentströskeln eller i Testamentsföreningen. En kvartalsvis, mestadels relationell kadens. Personliga anteckningar från den äldre pastorn om milstolpar, inbjudningar till små givarcirkelevenemang och ett enda årligt förvaltningssamtal snarare än en insamlingscykel i slutet av året. Dessa hushåll bör aldrig få ett mallbaserat massutskick via e-post.

Bortgången medlem, ingen registrerad gåva under de senaste 14 månaderna men tidigare regelbunden. En mild, icke-transaktionell sekvens: en incheckningslapp, en inbjudan till en gudstjänst mitt i veckan och ett pastoralt telefonsamtal för en prästmedlem. Ingen givande fråga under de första 60 dagarna. Poängen är återanslutning, inte återhämtning.

En kanalmix som inte går över gränsen

E-post är den största delen av alla fyra spåren. SMS är reserverade för hushåll som uttryckligen har valt att skicka dem, skickas endast vid rimliga tider och aldrig på en helgdag eller under en gudstjänst. Direktreklam fungerar fortfarande bra för äldre givare och sörjande hushåll, där HubSpot bestämmer vem som tar emot det och en tryckpartner producerar det.

Hyllnings- och minnesgåvor på ett separat spår

En gåva sätter två parallella saker i rörelse. Givaren får ett standardmässigt tack som bekräftar hyllningen. Den hedrades familj, eller den hedrade vid en gåva som är ett minne av en person, får ett separat bekräftelsebrev, inte ett mejl om insamling. Den hedrades egna handlingar hålls utanför det standardmässiga kultiveringsspåret baserat enbart på den gåvan, så en sörjande familj inkluderas aldrig i insamlingar bara för att någon gav till minne av sin älskade.

Tysta timmar, avstående och pastoral bedömning

Tre regler måste upprätthållas, inte antas. Ett hushåll markerat som "gör inte försäljning" är undantaget från varje automatiskt utskick, med punkt. Inget automatiskt meddelande skickas ut sent på kvällen, på en söndagsmorgon eller på en observerad helig dag. Och ett hushåll markerat som sörjande under de senaste 12 månaderna hoppar över alla insamlingsmeddelanden samtidigt som det fortfarande får pastorala inskick. Bygg det där undertryckande lagret först, innan du aktiverar ett enskilt utskick. När en e-postadress slutar fungera eller någon avslutar prenumerationen, flödar det tillbaka till DonorPerfect så att kyrkans administratör inte ringer ett hushåll vars e-postadress har varit död i ett år.

Varför detta är viktigt för ditt uppdrag

För en exempelförsamling av Grace Hills storlek (540 givande hushåll, 1,1 miljoner dollar i driftsbudget) ökar vanligtvis engagemanget för de riktade budskapen långt över den platta baslinjen för listan om en övergång från ett generiskt nyhetsbrev till fyra livsfasspår. Ännu viktigare är att det eliminerar besväret med att be en helt ny familj om en årsslutspresent i november, eller skicka en video om förvaltarskap till ett hushåll i sorg. Den pastorala personalens omdöme byggs in i kommunikationen snarare än att förlita sig på minnet. Det är den verkliga avkastningen: en församling som känner sig känd, inte marknadsförd till.

Vill du se CRMConnect DonorPerfect och HubSpot i aktion? Visa API-appens sida.