Mindbody och ActiveCampaign: En gästvy över varje retreatplats

Tre retreatplatser på tre olika platser. En återkommande gäst som bodde på er lodge i Vermont förra sommaren bokade just er lodge i Costa Rica för januari. Ert marknadsföringsteam har ingen aning. Varje plats har sin egen gästlista, i sitt eget format, med sitt eget sätt att registrera saker.

När marknadschefen försöker sammanfoga listorna manuellt får hon tre separata poster för samma person. Tre separata välkomstserier aktiveras. Gästen blir förvirrad och mejlar supporten och frågar varför hon behandlas som en helt ny lead på ett retreatföretag hon har besökt fyra gånger.

Ta ett hypotetiskt exempel. Cedar Hollow Wellness Retreat (illustrativt), med tre retreatplatser i två länder och säsongsbetonade grupper på 40 till 60 gäster, levde med detta i tre år. Lösningen är inte ett bättre kalkylblad. Det är en enda, gemensam bild av vem varje gäst är, oavsett vilken plats de bokade.

Vad frånkopplingen kostar dig

En återkommande gäst är den mest värdefulla personen i ditt företag. De litar redan på dig, de känner redan till upplevelsen och det kostar nästan ingenting att få tillbaka dem. När dina system får den gästen att se ut som en främling, slösar du bort den goodwillen på tre sätt.

Du lägger ner ansträngning på att sälja vidare någon som redan var såld. Du skickar tonlösa "välkommen, trevligt att träffas"-mejl till personer som har kommit i flera år. Och du missar helt den mest naturliga försäljningen du har: att bjuda in en glad gäst från Vermont att prova Costa Rica. Den där inbjudan till andra platser är omöjlig att skicka om inget enskilt system vet att gästen har varit på båda, eller på endera.

Så fungerar en delad gästvy

CRMConnect håller dina Mindbody-gästprofiler och dina ActiveCampaign-kontakter automatiskt uppdaterade, på alla platser. När samma person, matchad med namn och e-postadress, dyker upp på mer än en webbplats, länkar CRMConnect dessa besök till en delad kontaktpost istället för att lämna dig med dubbletter.

Så en gäst som har bott på två av era platser blir en enda kontaktperson med en kombinerad historik: varje besök, varje retreat, varje spenderad krona, på alla platser. När marknadsföringen skickar ett e-postmeddelande med "tack för er senaste retreat" går det till rätt person, med rätt kontext, en gång.

Den gör detta oavsett hur olika varje plats registrerar sin gästinformation. En plats kan spåra saker som de andra inte gör. Det spelar ingen roll. Den delade posten sammanför allt till en enda tydlig profil.

Bygga en lista över återkommande gäster för varje plats

I ActiveCampaign skapar du en lista som heter "Återkommande gäster, nätverksomfattande". Den inkluderar automatiskt alla som har besökt mer än en av dina webbplatser, eller besökt en webbplats mer än en gång.

Den enda listan blir grunden för varje kampanj du kör över flera platser:

• Jubileumsvård, byggt utifrån varje gästs första besöksdatum, oavsett vilken plats de började på.
• Merförsäljning över flera platser, inbjudan ”du älskade Vermont på hösten, du kommer att älska Costa Rica på vintern”. I praktiken driver den här typen av kampanj ungefär 8 till 14 procent av alla bokningar mellan olika platser.
• Lojalitetsnivåer, baserat på livstidsutgifter och totala besök. Gäster som når din högsta nivå får ett handskrivet meddelande från retreatchefen, automatiskt.

Ni har fortfarande listor per plats för praktiska saker, logistik, väder, packlistor. Men allt strategiskt går via den delade listan.

Förnyelser som vet hela historien

För gäster med ett årskort eller ett flerresortpaket styr samma delade vy förnyelser. CRMConnect spårar varje gästs passstatus, utgångsdatum och återstående krediter, så att dina förnyelsepåminnelser skickas ut i tid och refererar till vad gästen faktiskt gjorde.

En gäst med ett årskort från Cedar Hollow kan ha besökshistorik på alla tre platser. Deras förnyelsepåminnelse utlöses en gång, långt innan kortet löper ut, med text som refererar till deras faktiska användning mellan platser istället för en generisk "förnya nu"-presentation. Det är den specificiteten som gör att förnyelsemejl konverterar.

Varför detta är viktigt för dina intäkter

I en representativ implementering på retreat-nätverk av denna skala höjer den första säsongen med ren data om gäst över flera platser vanligtvis andelen återkommande bokningar, det vill säga alla gäster med två eller fler bokningar inom 18 månader, från en baslinje på 18 till 25 procent upp till intervallet 32 till 40 procent. Den största enskilda drivkraften är merförsäljningskampanjen över flera platser, som fungerar eftersom den använder kontext som inte fanns i någon enskild platss register.

Enligt Cedar Hollows säsongsberäkningar innebär en ökning av återbokningsfrekvensen med 12 procentenheter, fördelad på ungefär 240 unika gäster per år, cirka 28 ytterligare retreatbokningar per år. Vid ett genomsnittligt retreatpris på 2 800 dollar (illustrativt) motsvarar det ungefär 78 000 dollar i ytterligare årliga intäkter, jämfört med retreatkostnader som knappt förändras.

Den större vinsten är svårare att sätta en siffra på. Gäster slutar bli förvånade över att du "kommer ihåg" dem när de anländer till en plats de aldrig personligen har besökt. Det är i det ögonblicket de börjar rekommendera vänner.

Dessa siffror är illustrativa. Resultat från olika platser beror i hög grad på hur nära era webbplatser ligger och hur konsekvent ert varumärke känns på dem.

Vill du se CRMConnect Mindbody till ActiveCampaign i aktion? Visa API-appens sida.