Mindbody och ActiveCampaign: Pensionera kalkylbladen och maila rätt medlemmar

Gå in på kontoret i en karatedojo med 230 elever så hittar du kalkylblad. Ett för aktuell bältesrang, som förvaras av huvudinstruktören. Ett för kommande bältesprovslista, som förvaras av en assistent. Ett för beställningar av utrustning, uniformer, sparringskydd och vapen, som förvaras i receptionen. Ett för tävlingsanmälningar. Ett för familjemedlemskap, som förvaras av den som råkar komma ihåg vilka elever som är syskon.

Inget av dessa kalkylblad kommunicerar med varandra. Inget av dem matar ditt e-postverktyg. Så när dojon skickar en påminnelse om bältesprovet går den till alla, inklusive vita bälten vars första prov är sex månader bort och föräldrar till brunbälten vars barn testade förra veckan. Antalet avanmälningar ökar. Förtroendet för dina e-postmeddelanden minskar i tysthet.

Ta ett hypotetiskt exempel. Stone Pine Karate (illustrativt), en dojo med en enda plats, 230 elever och många familjemedlemmar, hade just detta problem. Ägaren hade försökt två gånger att "bara lägga in allt i vårt e-postverktyg" och gett upp båda gångerna, eftersom kalkylbladen och Mindbody var oense på olika sätt varje gång.

Det här inlägget handlar om att lägga ner dessa kalkylblad och istället skicka korrekta, riktade e-postmeddelanden till medlemmar.

Vad kalkylbladen faktiskt kostar dig

Den uppenbara kostnaden är tid. Fyra eller fem kalkylblad, som varje sköts av en annan person och som behöver ständiga uppdateringar, tar lätt fyra till sex timmar av personalens tid i veckan. Det är ungefär 250 timmar om året som ditt team lägger på att vara en mänsklig databas istället för att undervisa eller betjäna medlemmar.

Den dolda kostnaden är värre. När medlemmar fortsätter att få e-postmeddelanden som uppenbarligen inte är för dem, slutar de läsa dina e-postmeddelanden helt eller så avslutar de prenumerationen. När du väl har något genuint viktigt att skicka, en schemaändring, en nedläggning, en riktig kampanj, har halva din lista stängt av dig. Irrelevant e-post är inte gratis. Du betalar för det i form av uppmärksamhet som du aldrig kan få tillbaka.

Använd den data du redan har

Mindbody har redan den information som dessa kalkylblad spårar: bältesranking, åldersgrupp, familjemedlemskap, utrustningsstorlekar, tävlingsberättigande, testdatum. CRMConnect överför allt detta automatiskt till ActiveCampaign och håller det uppdaterat.

Det betyder att en enda medlemspost i ActiveCampaign innehåller allt: elevens bältesrankning, åldersgrupp, vilken familj de tillhör, vem som betalar för medlemskapet, deras uniformstorlek, när deras nästa bältesprov är och om de är tävlingsberättigade. En post ersätter fyra kalkylbladsrader och uppdaterar sig själv.

Tre listor som ersätter tre kalkylblad

I ActiveCampaign, skapa tre sparade listor. Varje list ersätter ett kalkylblad och uppdaterar sig själv.

Bältestestlista. Inkluderar automatiskt alla aktiva elever med ett bältesprov inom de kommande 30 dagarna. Den dag huvudläraren anger ett testdatum i Mindbody visas den eleven på listan. Ingen mer manuell registerhantering.

Ombeställning av utrustning. Inkluderar automatiskt elever vars senaste uniformbeställning gjordes för mer än nio månader sedan. Detta fångar upp barn som förmodligen har vuxit ur sin uniform utan att tjata på varje familj varje kvartal.

Turneringspool. Inkluderar automatiskt turneringsberättigade elever i rätt bältesnivå och åldersgrupp. Din turneringsarrangör hämtar en aktuell lista varje morgon när registreringen öppnar.

Lägg sedan till ytterligare en lista för föräldrarna: en familjekommunikationslista över de betalande vuxna som är kopplade till ett familjemedlemskap. En påminnelse om bältesprovet för en nioåring ska gå till föräldern, inte nioåringen, och familjerelationsdata gör det automatiskt.

E-postmeddelanden som körs av sig själva

Med dessa listor på plats, skapa tre enkla automatiserade e-postsekvenser.

Förberedelse för bältesprov. När en elev går med i Belt Test-listan får de en kort serie information under 30 dagar före testet: en bekräftelse, ett meddelande om "vad du kan förvänta dig", en påminnelse om uniformskontroll, information om dagen före-testet och ett meddelande om resultaten dagen efter.

Ombeställning av utrustning. När en elev hamnar på listan för beställning av utrustning får de ett e-postmeddelande för storlekskontroll som redan visar den storlek du har registrerad, plus en uppföljningsmeddelande om ingen beställning kommer in.

Turneringscykel. När en student går med i turneringspoolen får de e-postmeddelanden om när registreringen öppnar, när registreringen stänger och dagen innan-logistik, och de avslutar sekvensen automatiskt när de registrerar sig.

Du kan också spåra varje elevs närvarotrender i ActiveCampaign, så att huvudläraren kan se vem som dyker upp regelbundet och vem som avviker, utan att behöva öppna ett nytt kalkylblad.

Vad detta innebär för din studio

I en representativ implementering på dojos av denna skala, återställer pensioneringen av dessa kalkylblad ungefär fyra till sex timmar per vecka av personalens tid, cirka 250 timmar per år. Ännu viktigare är att ditt team slutar lita på kalkylbladen och börjar lita på Mindbody som den enda sanningskällan, vilket innebär att informationen i Mindbody själv blir renare eftersom ingen har en "riktig" kopia vid sidan av.

Dina e-postresultat förändras också kraftigt. Avregistreringsfrekvensen för utskickade e-postmeddelanden sjunker vanligtvis med hälften inom 60 dagar, helt enkelt för att studenter slutar få meddelanden som uppenbarligen inte är för dem. Brunbältade får inte längre e-postmeddelanden med introduktion till vita bälten.

För Stone Pine betalade ombeställningssekvensen för utrustningen ensam för integrationen under första kvartalet. Den enhetliga ombeställningsgraden vid niomånadersgränsen ökade från en låg beställningsgrad på 35 procent, drivet av att föräldrar själva märkte det, till en rena 65 till 70 procent, drivet av en storleksmedveten påminnelse.

Dessa siffror är illustrativa. Dojos med redan städade register ser mindre tidsbesparingar. Dojos med kaotiska register ser mycket större.

Vill du se CRMConnect Mindbody till ActiveCampaign i aktion? Visa API-appens sida.