Mindbody och HighLevel: Avsluta söndagskontraktsförlikningen i din studio

Den veckovisa skatten för att spåra kontrakt för hand

Personliga träningsstudior lever och dör på kontrakt. Kontraktet innehåller villkor för automatisk betalning, antal sessioner, förnyelsedatum och uppsägningsklausul. Det är det enda dokumentet som spelar roll när en medlem bestämmer sig för om de ska stanna. Och i de flesta studior finns det som en Mindbody PDF som någon i ditt team måste kopiera till ditt marknadsföringsverktyg för hand.

Hypotetiskt: Bedrock Performance (illustrativt) är en studio med en enda plats, åtta tränare och 220 klienter med kontraktsbaserade medlemskap. Varje söndagskväll spenderar ägaren två timmar på att öppna Mindbody-kontrakt och uppdatera uppgifterna ett efter ett: förnyelsedatum, återstående sessioner, betalningsstatus. Två timmar, varje vecka, utan något slut i sikte. Och på tisdag är siffrorna redan felaktiga, eftersom tre klienter använde sessioner på måndagen.

Vad den manuella processen faktiskt kostar dig

Ett kontrakt är inte ett enkelt nummer. Det innehåller ett faktureringsschema, en hög med sessionskrediter, ett förnyelsedatum, betalningsförsök och avbokningsvillkor. När du spårar det manuellt är det fält du troligtvis missar det som betyder mest: om medlemmens automatiska betalning är felfri, försöker igen eller misslyckades.

Det finns också ett matteproblem. Återstående sessioner är vad de köpte, minus vad de använde, minus vad de redan har bokat. Om du bara kontrollerar vid registreringen är siffran inaktuell inom några dagar. Kostnaden visas som missade förnyelser, betalningsfel som du upptäcker för sent och en tränare som inte kan svara på "hur många sessioner har Sarah kvar" utan att stanna upp och gräva.

Dina kontraktsuppgifter, alltid aktuella, utan datainmatning

CRMConnect Mindbody till HighLevel synkroniserar automatiskt alla kontrakt. Förnyelsedatum, betalningsstatus och saldo för live-sessioner överförs automatiskt till HighLevel och förblir aktuella medan medlemmar bokar och använder sessioner.

Varje kontrakt blir ett eget register, kopplat till den medlem det tillhör. Det är viktigt för klienter med mer än ett medlemskap, eftersom varje avtal förblir separat och läsbart. Ingen öppnar Mindbody för att stämma av någonting. Informationen är helt enkelt korrekt.

Så fungerar det för din reception och dina utbildare

Sessionssaldot är fältet som avslutar söndagsritualen. Det uppdateras av sig självt varje gång en session bokas eller slutförs. Dina tränare kan se, på medlemmens historik, exakt hur många sessioner som är kvar, utan att öppna Mindbody och utan att fråga dig.

Påminnelserna om förnyelse löper också av sig själva. Ungefär 60 dagar innan ett kontrakt löper ut får medlemmen ett varmt meddelande från sin huvudtränare med förnyelseerbjudandet. Om de har en hög med oanvända sessioner kvar efter cirka 45 dagar får de en vänlig knuff med "vi bokar in dig". Efter cirka 30 dagar skapar systemet en uppgift för tränaren att ha förnyelsesamtalet personligen vid nästa session. Ett par mjuka påminnelser följer under de sista två veckorna. I det ögonblick en medlem förnyar upphör de gamla påminnelserna av sig själva.

Tränarens uppgift är den del som konverterar. Systemet flaggar den, tränaren har ett riktigt samtal i gymmet och förnyelsen sker. Ingen jagar PDF-statusrapporter.

Upptäcka misslyckade betalningar samma dag

När en medlems automatiska betalning misslyckas startar klockan. Deras kort har förfallit, de dyker upp på måndagen, receptionen vinkar dem igenom och den misslyckade betalningen ligger obemärkt tills någon granskar den några dagar senare. Vid det laget har medlemmen missat en helg, börjat känna sig skyldig och börjat se sig omkring.

Med kontraktssynkronisering utlöser en misslyckad betalning ett återställningsflöde samma dag. Medlemmen får ett vänligt sms med en länk för att uppdatera sitt kort. Om det fortfarande är olöst en dag senare får deras tränare ett meddelande om att nämna det i förbigående vid nästa session. Om det drar ut på tiden eskalerar det till dig för ett personligt samtal. I det ögonblick som betalningen har godkänts stoppas påminnelserna och medlemmen får en snabb bekräftelse.

SMS samma dag är skillnaden mellan en 24-timmarsreparation och en förlorad medlem. En veckovis betalningsrapport kan inte göra det. Livedata kan.

Representativa resultat hos 220 klienter

Dessa är illustrativa kompositer, inte en riktig kund:

• Ägarens tid på kontraktsavstämning: ungefär 2 timmar per vecka, helt återbetald.
• Tränarens tid som läggs ner på att slå upp "hur många sessioner som är kvar": elimineras eftersom det finns i medlemmens journal.
• Återvinning av misslyckade betalningar inom en vecka, med en manuell process i slutet av månaden: ungefär 35 till 45 procent.
• Återställning av misslyckade betalningar med sms samma dag: en ökning till intervallet 65 till 78 procent.
• Kontraktsförnyelsefrekvens under 60-dagarsfönstret: en ökning med ungefär 5 till 9 procentenheter, främst från samtalet med tränaren personligen.

Siffrorna förändras med era kontraktspriser och er tränarkultur. Mekanismen gör det inte.

Varför detta är viktigt för din slutresultat

Söndagsavstämningen är inte bara förlorad tid. Det är förlorade intäkter. Föråldrad kontraktsdata innebär att förnyelser glider förbi, betalningsmisslyckanden förvandlas tyst till avbokningar och att utbildare inte kan ha rätt samtal vid rätt tillfälle. När informationen är live och påminnelserna körs av sig själva lägger ditt team sin energi på medlemmar istället för kalkylblad, och förnyelsesamtalen sker ansikte mot ansikte där den faktiskt avslutas.

Se det för din studio

Vill du se CRMConnect Mindbody till HighLevel i aktion? Visa API-appens sida.