Mindbody och HubSpot: Få 45 minuter om dagen tillbaka vid din spa-reception

Skatten på datarensning i din reception

Gå in på vilket dagspa som helst med fler än 1 000 aktiva kunder och fråga receptionschefen var deras kunddata finns. Du får en artig version av "vi litar mest på det". Pressa lite, och två specifika problem dyker alltid upp.

Den första är dubbletter av kunder. Samma person, två profiler. En skapad i receptionen, en via onlinebokningswidgeten. Eller en under flicknamn. Eller en andra profil skapad för månader sedan eftersom den första innehöll ett stavfel i e-postmeddelandet. Oavsett orsaken, varje gång personalen rensar bort dubbletter i Mindbody, blir matchningsröran i ditt marknadsföringsverktyg värre, inte bättre.

Det andra är familjer som delar en e-postadress. En mamma bokar behandlingar för sig själv, sin tonårsdotter och sin egen mamma, allt på en och samma e-postadress. Ditt marknadsföringsverktyg antingen klämmer in alla tre i en kontakt eller skapar tre kontakter med samma e-postadress och tre olika förnamn, och varje meddelande efter det är förvirrande.

Hypotetiskt: Quartz & Sage Day Spa (illustrativt) är ett spa med en enda plats, åtta behandlingsrum och 1 200 aktiva kunder. De beräknade att deras reception spenderade ungefär 45 minuter om dagen på datarensning: sammanfoga dubbletter, åtgärda familjeförvirring och reda ut vem som faktiskt hade bokad tid. Det är ungefär 4 procent av en heltidsanställd, varje dag, för alltid.

Vad stökiga skivor kostar dig

Fyrtiofem minuter per skift är den synliga kostnaden. Den dolda kostnaden är värre. En duplicerad historik innebär att en kunds besökshistorik delas upp i två delar, så ditt spa ser aldrig hela bilden och marknadsför sig aldrig bra till dem. En förvirrad familjehistorik innebär att fel person får fel budskap. Och varje "jag tror att vi kanske har din fil under en annan e-postadress"-konversation vid incheckningen visar hur välpolerat ditt spa känns. Kunderna märker det, och det syns i hur de betygsätter dig.

Dubbletter och familjer, hanteras automatiskt

CRMConnect Mindbody till HubSpot behandlar båda problemen som kärnfunktioner, inte eftertanke.

För dubbletter använder den intelligent matchning. När förnamn, efternamn och e-postadress stämmer överens uppdateras samma kontakt istället för att en ny skapas. För svårare fall, som samma e-postadress med olika namn, följer den en konsekvent uppsättning matchningsregler snarare än att blint skapa en ny post.

För familjer används relationen ”betlar för” och ”är betald för” som redan finns i Mindbody. Familjemedlemmar som delar en e-postadress grupperas automatiskt under en enda hushållspost i HubSpot. Varje familjemedlem förblir en separat kontakt, så att du kan prata med mamman och dottern oberoende av varandra, men de är alla kopplade till samma hushåll, med tydliga etiketter för vem som betalar för vem.

Vad händer när du sammanfogar en klient i Mindbody

Det här är det ögonblick då de flesta integrationer faller isär. Du upptäcker att Jane Smith finns två gånger i Mindbody. Du slår ihop de två profilerna, och hennes besökshistorik, försäljning och återstående sessioner flyttas alla till den överlevande profilen.

Med en typisk gör-det-själv-uppsättning når inget av detta ditt marknadsföringsverktyg. Du har två kontakter kvar, varav en pekar på en profil som inte längre finns, och inget smidigt sätt att åtgärda den.

Med CRMConnect genomförs sammanslagningen. När du sammanfogar dubbletter av klienter i Mindbody förblir medlemmens fullständiga historik korrekt registrerad och organiserad i HubSpot. Den överlevande profilen uppdaterar rätt kontakt, den överlevande kontakten stäms av och besökshistoriken läggs till i den överlevande posten. Det är skillnaden mellan "vi kopplade samman våra system" och "våra data är faktiskt tillförlitliga".

Redo för en andra plats

För ett spa med en enda plats är platsmärkning överdrivet. Men Quartz & Sages ägare hade en andra plats i planering, och rätt tidpunkt att få informationen renare är innan man har två platsers röra.

CRMConnect taggar automatiskt kunder baserat på vilka platser de bokar, besöker eller köper på, vilket ger dig en enhetlig vy över varje plats. Kombinerat med familjegruppering låter det dig svara på frågor som du helt enkelt inte kunde ställa tidigare:

• Hur många hushåll bokar på båda platserna?
• Vilka familjemedlemmar går från att vara presentkortsmottagare till återkommande kunder?
• När en klient bokar en parmassage, vem är den andra gästen, och har de varit inne förut?

Representativa resultat på ett spa med 1 200 kunder

Dessa är illustrativa sammansättningar, inte en riktig kund. Vid en användning på spaanläggningar av denna skala sjunker den dagliga städningen på 45 minuter vanligtvis till under 5 minuter per dag under den första månaden. Det är ungefär 40 minuter återvunnet per skift, cirka 200 minuter i veckan eller cirka 170 timmar per år. Vid en belastad receptionskostnad på 25 dollar i timmen är det ungefär 4 200 dollar i återvunnet arbete per år för ett spa med en enda plats.

Den större vinsten är inte arbetet. Det är försvinnandet av "Jag tror att vi har din fil under en annan e-postadress" vid incheckningen. Kunderna märker det, och ditt rykte förändras med det. Spa med rörigare startdata ser större återhämtningar; spa som redan har snäva sammanslagningsvanor ser mindre vinster.

Vad detta innebär för ditt spa

Aktivera familjegruppering från dag ett, även om ni inte har många hushåll med delad e-post ännu. Att gruppera ett års familjeuppgifter i efterhand är smärtsamt. Att gruppera dem allt eftersom de kommer in är osynligt. En sak att kontrollera först: "betala för"-relationen i Mindbody måste faktiskt vara ifylld för att familjegruppering ska fungera, så granska dina befintliga kunder innan du publicerar.

Företag där kunderna i princip aldrig är släkt, som en CrossFit-box med öppen matta, får lite ut av familjegrupperingar, även om automatisk deduplicering fortfarande är värt det. För ett spa spelar båda roll. Rena register är inte bra att ha. De är skillnaden mellan en reception som betjänar kunder och en reception som sköter en databas.

Vill du se CRMConnect Mindbody till HubSpot i aktion? Visa API-appens sida.