Mindbody and Keap: Sluta återskapa klientdata i Keep by Hand

Fråga vilken studioägare som helst som har bytt sin marknadsföring till Keap under de senaste två åren hur den första månaden gick. De kommer att berätta om kalkylbladen, importerna och det långsamma, utmattande arbetet med att återskapa varje kunddetalj för hand. Mål, skadehistorik, paketsaldon, milstolpsdatum. Allt fanns redan i Mindbody, och allt var tvunget att byggas om från grunden.

Om du driver en studio med fokus på personlig träning, spårar varje tränare 8 till 15 detaljer per klient: mål, kroppssammansättning, skadehistorik, träningspreferenser, kostanteckningar, milstolpsdatum, utrustning de har hemma, schemabegränsningar. Mindbody lagrar varenda en av dessa. Keap, på egen hand, börjar tomt. Någon måste återskapa var och en, bestämma hur den ska se ut, märka den och sedan koppla tillbaka den till Mindbody så att den faktiskt fyller i.

Det arbetet är långsamt. En flitig tränare kan sätta upp kanske fyra av dessa detaljer i timmen när man räknar med byggnaden, anslutningen och testimporten. Multiplicera det med 15 detaljer, sedan med hur många tränare som vill ha sin egen vy, och enbart konfigurationen tar flera dagar. De flesta studior ger upp halvvägs och slutar med en halvfull Keap som ingen litar på.

Här är ett illustrativt exempel. Granite Bay Personal Training (en hypotetisk studio), en enda plats med 5 tränare och 140 klienter med hög kontakt, försökte detta manuellt två gånger. Båda försöken misslyckades i installationssteget. Tränarna tillbringade sina lunchraster i två veckor med att återskapa klientuppgifter för hand, hatade det och gick tillbaka till att använda Mindbody för allt plus ett sidoark för måluppföljning.

Så här ser ditt Keep-konto ut på dag ett

CRMConnect Mindbody to Keep konfigurerar klientuppgifterna åt dig. Under installationen bygger den upp de grundläggande funktionerna som ett hälsoföretag faktiskt fungerar på, utan att någon manuell konfiguration krävs.

Redan från dag ett vet ditt Keap-konto, för varje klient:

• Vilka de är och var de kommer ifrån: deras Mindbody-historik, nuvarande medlemsstatus, totala besök, senaste besöksdatum, vilken tjänst de använde och vilken medarbetare de träffade.
• Var de står i förhållande till paket: medlemskapets utgång, återstående sessioner, kontraktsinformation och om automatisk betalning är aktiv.
• Vad de har köpt: historik över introduktionserbjudanden, deras senaste köp, belopp och datum.
• Hur engagerade de är: första besöksdatum, totala livstidsbesök och livstidsintäkter.

Det går längre än en standarduppsättning. De detaljer som är unika för din studio syns också tydligt. Om din personliga träningsstudio har spårat klientmål i Mindbody (viktminskning, rörlighet, styrka, sportspecifikt, efter skada), landar exakt den informationen automatiskt i Keap. Ingen skriver in den i en Keap-rullgardinsmeny för hand.

Så en tränare som öppnar en klientjournal på dag ett ser klientens mål, deras skadeanteckningar, deras föredragna träningsdagar, vilket paket de är på, återstående sessioner, totalt antal besök, senaste besök och nästa möte. Allt de tidigare spårat i ett kalkylblad, nu i verktyget som driver marknadsföringen.

Varför informationen förblir användbar, inte bara korrekt från dag ett

Dag ett är den enkla delen. Den svåra delen är de kommande 12 månaderna, när kunder köper nya paket, når milstolpar, ändrar mål och uppdaterar sina preferenser. En kundinformation som är korrekt idag och inaktuell nästa månad är värdelös. De som förblir aktuella är de som faktiskt driver din uppföljning.

CRMConnect håller allting uppdaterat på egen hand. När en kund köper ett nytt 12-pack uppdateras deras paketnamn, återstående sessioner och senaste köp direkt i Keap, och de taggas för rätt kampanjer. Alla påminnelser om förnyelse, gratulationer till milstolpar eller uppföljningar av utbildare som du har konfigurerat ser ändringen och agerar utifrån den. Ingen uppdaterar något manuellt.

Klientuppgifterna förblir användbara eftersom de är aktuella. Det är hela poängen.

Hur utbildare får sina egna arbetslistor

Med varje klientdetalj på plats kan varje utbildare bygga sina egna vyer i Keap, inget tekniskt arbete krävs.

En tränares dagliga lista visar deras aktiva klienter, sorterade efter nästa möte. Nya klienter visas automatiskt. Klienter som avbryter mötet lämnar mötet på egen hand.

En förnyelselista visar klienter med tre eller färre sessioner kvar, grupperade efter utbildare, så att varje utbildare ser sin egen förnyelsepipeline.

En milstolpslista visar kunder som har nått 100 besök men ännu inte blivit firade. Det driver de automatiska gratulationerna och presentkorten som blir studions ritual för kundlojalitet.

En skadebevakningslista visar klienter med aktiva skadeanteckningar som tränat under den senaste veckan, så att huvudtränaren kan söka efter alla som behöver ett uppföljande samtal för formkontroll.

Inget av detta kräver tekniska inställningar. Inget av det kräver att utbildarna för kalkylblad. Detaljerna fylls på av sig själva. Listorna uppdateras av sig själva.

Vad detta innebär för din studio

I ett exempel på en installation i en studio av denna storlek minskar det manuella installationsarbetet som en gör-det-själv-metod vanligtvis kräver (4 till 6 timmar per utbildare fördelat på 5 utbildare, plus 8 till 12 timmars administrativt arbete) till ungefär en timmes konfiguration. Det är ungefär 30 till 40 timmars utbildar- och administratörstid som återvinns omedelbart, bara vid installationen.

Besparingarna fortsätter efter det. När du lanserar ett nytt program behöver du inte gå tillbaka och bygga om något. En ny "Mobility Mondays"-workshop i Mindbody läggs automatiskt till i Keap allt eftersom folk köper den, utan att någon rör Keap.

För Granite Bay var den verkliga vinsten att tränarna använde Keap för första gången. Efter två misslyckade manuella inställningar fastnade det tredje försöket eftersom tränarna inte behövde göra inställningarna själva. Klienterna som de hade följt i sidospår kom fram med sina mål och skadeanteckningar intakta.

Dessa siffror är illustrativa. Tiden du sparar beror på hur mycket klientinformation du redan har i Mindbody och hur konsekvent den informationen är.

Vill du se CRMConnect Mindbody för att hålla igång? Visa API-appens sida.