Mindbody och Klaviyo: Rädda omregistreringar i simskolan genom att fånga upp avhoppare tidigt

Varför säsongsprogram förlorar familjer vid återinskrivning

Simskolor, barnkampsporter, musikakademier, alla program som körs säsongsvis har alla samma struktur: ett pass på åtta till tolv veckor, en strikt tidsfrist för återanmälan i slutet, och en förälder i mottagaränden som jonglerar fyra andra aktiviteter och ett deltidsjobb. Om du missar den förälderns uppmärksamhet under de två veckorna före tidsfristen går platsen till en familj på väntelistan och deras barn kommer inte tillbaka nästa pass.

Här är ett illustrativt exempel. Tidepool Swim Academy (en hypotetisk simskola) är ett program med 620 barn som anordnar säsongsbetonade pass i en inomhuspool. Själva återanmälningsprocessen är okej. Fördelningen är uppströms. De familjer som tappar fart (två avbokningar i rad, en semester, en sjukvecka) flaggas inte någonstans. Samma generiska återanmälningsbomb går till alla veckan innan anmälan öppnar. De barn som löper störst risk att hoppa av får aldrig ett riktat försök att spara.

Vad den manuella processen kostar dig

Mindbody vet allt som spelar roll här. Varje klass har en närvarolista. Varje avbokning är tidsstämplad. Varje anmälan har en början och ett slut. Problemet är att inget av det når ditt marknadsföringsverktyg i tid för att agera på det.

Receptionen hämtar en rapport om "missade tre eller fler lektioner" på en fredag och lämnar den till marknadskoordinatorn på måndag, som bygger upp en engångslista senast på onsdag. Då har avbokningsfönstret redan stängts. Familjen som behövde ett försök att spara fick ingenting, eller fick det för sent.

Så kostnaden för den manuella processen är inte bara de timmar som läggs ner på att bygga listor. Det är återregistreringarna som du i tysthet förlorar varje session eftersom varningssignalerna aldrig nådde någon som kunde agera på dem.

Hur CRMConnect minskar gapet

CRMConnect Mindbody till Klaviyo håller din marknadsföring uppdaterad om vad som faktiskt händer i dina klasser. Tre saker från API-appen gör jobbet:

• Klasssynkronisering och närvarospårning håller Klaviyo uppdaterad om kommande bokningar, närvaro och avbokningar.
• Synkronisering av klientprofiler i realtid håller föräldrarnas kontaktuppgifter i linje, med varje barns registreringsstatus bifogad.
• Besöksspårning stämmer av de senaste besöken dagligen, så ett flöde för missade lektioner utlöses inte av misstag på en lektion som barnet faktiskt deltog i.

Förälderns e-postadress är ankaret på Klaviyo-sidan. Barn utan egen e-postadress (vilket är nästan alla i den här åldern) bifogas föräldrarnas register, så varje meddelande når den vuxne som faktiskt bokar kursen.

Att fånga vinglandet innan det blir en avsats

Det första flödet du vill ha är kort och riktat mot vinglandet, inte stupet. Det fungerar så här:

Den startar när en kurs blir inställd, begränsad till en kurs som var inom 24 timmar. Den väntar i 4 timmar, så att den inte överfaller en förälder som har att göra med ett sjukt barn. Sedan skickar den ett e-postmeddelande med "vi har sparat din plats till nästa vecka" som bekräftar barnets nästa schemalagda kurs med datum och tid redan ifylld.

Sedan kontrollerar den hur många gånger familjen har avbokat under de senaste 30 dagarna. En avbokning är brus, så flödet slutar helt enkelt där. Två eller fler är en signal, så flödet fortsätter med ett andra e-postmeddelande två dagar senare: en anteckning från barnets tränare som erbjuder en plats för en förbehandlingsklass. Det är det riktade räddningsförsöket som en generisk explosion aldrig kan göra.

Det är förgreningen som gör detta användbart. En enda avbokning betyder ingenting. Den tredje avbokningen på en månad betyder något, och ditt försök att spara borde återspegla det.

Flödet för återregistreringsfönstret

Det andra flödet körs en gång per session, endast mot familjer på gränsen.

Den börjar 14 dagar innan återinskrivningen öppnar och tittar endast på barn med aktiv inskrivning. Sedan delas familjerna upp efter hur bra deras barn har deltagit i den här sessionen:

• 80 procents närvaro eller högre: ett standardmejl med texten ”säkra din plats”.
• 50 till 80 procent: ett mejl med ”vi märkte några missade lektioner” med coachens meddelande och en snabb incheckningsenkät.
• Under 50 procent: ingen e-post alls. Dessa familjer kopplas till huvudtränaren för ett personligt samtal, och de flaggas i receptionens kontrollpanel.

En vecka senare slutar flödet att skicka meddelanden till alla som redan har återregistrerat sig och skickar en sista påminnelse 48 timmar före utgången av gränsen till alla som fortfarande är osäkra.

Grenen "hoppa över e-postmeddelandet, skicka till en coach" är den del som de flesta automatiseringar hoppar över. Familjerna med lägst närvaro behöver inte ytterligare en e-post. De behöver en människa. Verktygen gör inte beslutet. De ser bara till att rätt familjer får en.

Vad detta innebär för din skola

Här är illustrativa kompositer, inte en riktig kund:

• Återinskrivningsgrad före flödena: ungefär 65 till 70 procent.
• Återinskrivningsgrad med närvarobaserade flöden: en ökning till intervallet 75 till 82 procent, mestadels från gruppen med 50 till 80 procents närvaro som tidigare bara fick den generiska bonusen.
• Receptionstimmar per session som läggs ner på att skapa listor: ungefär 6 till 8 timmar, helt återtagna.
• ”Har någon följt upp efter att mitt barn missade förra veckan?” klagomål från föräldrar: kraftigt ner, eftersom någon gjorde det.

Din verkliga ökning beror på ditt baslinjevärde, din prissättning och om huvudtränaren faktiskt fattar besluten. CRMConnect ger dig helt enkelt rätt lista, vid rätt tidpunkt.

Varför detta är viktigt för din slutresultat

Säsongsprogram lever och dör vid gränsen för återanmälan. Några extra procentenheter av återanmälan, session efter session, leder till en betydligt fylligare pool och en väntelista istället för tomma banor. Att fånga de vingliga familjerna tidigt, med ett riktigt räddningsförsök istället för en generisk skjuts, är därifrån dessa poäng kommer.

Vill du se CRMConnect Mindbody till Klaviyo i aktion? Visa API-appens sida.