Mindbody och Klaviyo: Välkomna nya kunder när de bokar, inte när de ansluter sig till en lista

72-timmarsfönstret du förlorar

En första bokning av en klass är det ögonblick ett wellnessmärke någonsin får med högst intresse från en ny kund. Kunden angav kortuppgifter, valde en tid, blockerade sin kalender och bestämde sig. Det fönstret förblir varmt i cirka 72 timmar. Därefter rinner energin och du är tillbaka till att kämpa om uppmärksamhet.

Om er välkomstserie bara startar när någon registrerar sig för ett nyhetsbrev, används inget av den avsikten. Här är ett illustrativt exempel. Crescent Pilates Lab (en hypotetisk studio) är en studio med 380 kunder, ett starkt varumärke och ett marknadsföringsteam som vet exakt hur man skriver en välkomstserie. Deras problem är inte mejlet. Det är att mejlet skickar ut fel signal. Registreringen till nyhetsbrevet sker dagar före, eller ibland veckor efter, den faktiska klassbokningen. Så välkomstserien slutar med att gratulera folk för att de har anslutit sig till en lista istället för att hälsa någon som just bokat sin första reformer-session.

Varför en nyhetsbrevstrigger missar den verkliga första kontakten

Välkomstserien för läroböcker börjar med en av två signaler: en prenumeration på ett nyhetsbrev eller en första beställning i en webbutik. En kursbokning i Mindbody är ingetdera. Så studior har tre dåliga alternativ:

• Exportera från Mindbody varje morgon och ladda upp den som en lista. Välkomstmeddelandet börjar vid listuppladdningen, som är timmar eller en hel dag försenad, och det förlorar helt kontexten "just bokat en kurs".
• Uppdaterar en anslutning som övervakar en Mindbody-bokning. Den fungerar tills ett namn har en apostrof, ett telefonnummer har en inledande nolla eller en bokning omplaneras, och sedan faller dubbletthanteringen isär.
• Bygg allting internt. Ett helgprojekt som blir en årslång underhållsbörda.

Inget av detta ger dig ett prickfritt klientregister med den bokade klassen, platsen och besökshistoriken bifogad i tid för ett välkomnande samma dag.

Hur CRMConnect minskar gapet

CRMConnect Mindbody till Klaviyo använder själva klassbokningen, inte nyhetsbrevsregistreringen, som utgångspunkt. I det ögonblick en ny klient bokar i Mindbody visas deras historik i ditt marknadsföringsverktyg med hela sammanhanget: vilken klass de bokade, platsen, tiden. Därifrån börjar din välkomstserie med ett riktigt evenemang, en första bokning, ett första besök, ett första köp.

Den hanterar även dubbletter av poster på egen hand, med e-post som ankare. Om e-postadressen redan finns uppdateras posten. Om inte skapas en ny med Mindbody-uppgifterna redan bifogade. Det finns inget dubbeltryck som av misstag startar om välkomstseriens timer.

Bygga välkomstserien för första klass

Inuti Klaviyo ser serien ut så här:

Det börjar i samma ögonblick som en ny bokning landar. Det väntar i 30 minuter, vilket låter bokningen godkännas och filtrerar bort omedelbara avbokningar. Sedan skickas det första mejlet ut: en kursbekräftelse med vad man kan förvänta sig, studioetikett, parkering, vad man ska ta med sig. Allt som receptionen brukade upprepa vid varje introduktionssamtal.

Den väntar sedan till dagen före lektionen och, om du har aktiverat sms, skickar en kort påminnelse: ”Imorgon klockan 9, längtar tills jag får träffa dig.”

Efter det väntar den på det faktiska första besöket och delar sig sedan i två riktningar. Om klienten deltog skickas ett e-postmeddelande efter lektionen 30 minuter senare med ett varmt välkomnande, instruktörens biografi och en vänlig uppmaning att boka andra lektionen inom sju dagar. Om klienten inte dök upp skickas ett e-postmeddelande nästa morgon med en snabb ombokningslänk och lektionsschemat.

Hela serien bygger på information som Mindbody redan har. Receptionen varken taggar, exporterar eller klistrar in något.

Knuffa mot klass två

När det första besöket väl är klart fortsätter posten att samla in senare besök. Det låter dig dela upp serien i två uppföljningar:

• En knuff i ”bokklass två” som avbryter sig själv i samma ögonblick som ett andra besök registreras.
• Ett räddningsförsök med "kom tillbaka för klass två" som bara utlöses om sju dagar går utan någon andra bokning.

Båda läser från samma besöksantal i klientregistret. Ingen andra integration, inget jonglerande med listor.

Vad detta innebär för din studio

Här är illustrativa sammansättningar, inte verkliga kundstatistik, och dina resultat kommer att variera:

• Förstklassig öppningsfrekvens för bekräftelser: ungefär 70 till 80 procent, eftersom kunden just bokat och timingen är rätt.
• Klass två bokad inom sju dagar: en ökning från ett baslinjevärde nära 30 procent till något i intervallet 45 till 55 procent, när utlösaren är den faktiska bokningen istället för en nyhetsbrevsanmälan.
• Tid i receptionen sparad varje vecka på listhantering: 90 till 120 minuter, befriad från återkommande sysslor.

Mekanismen är inte magisk. Det handlar bara om att köra välkomstserien på rätt evenemang, vid rätt tidpunkt, medan klienten fortfarande är exalterad över den kurs de just bokat.

Vill du se CRMConnect Mindbody till Klaviyo i aktion? Visa API-appens sida.