Mindbody och Shopify: Få dina siffror att matcha ner till centen

Varför månadsslutet äter en hel dag

Föreställ dig ett illustrativt wellnessmärke som säljer kosttillskott och kläder via både en butiksdisk och en Shopify-butik. Varje kvartal blir det små fel i skattedeklarationen. Några få cent per beställning, men de hopar sig till kvartalsvis huvudvärk för bokföraren och ett spänt diskussion fram och tillbaka med revisorn.

Orsaken är inte Shopify, och det är inte Mindbody. Det är skillnaden mellan dem. Varje system har sitt eget sätt att beräkna moms och tillämpa rabatter. När en försäljning flyttas från det ena till det andra, beräknas summorna antingen om (och matchar inte längre det ursprungliga kvittot) eller kopieras utan momsspecifikationen (så bokföraren måste gå tillbaka till siffrorna för hand). Hur som helst drar avslutet ut på tiden.

Det finns också en version av detta problem som dina kunder ser. En kund köper ett tillägg på 40 dollar online och får ett kvitto som visar en totalsumma av momsen. Senare lämnar hon tillbaka den i receptionen. Mindbody beräknar återbetalningsskatten något annorlunda och ger henne tillbaka 39,83 dollar. Hon märker det, frågar varför, och din personal har inget bra svar. Små avvikelser urholkar förtroendet snabbare än du skulle förvänta dig.

Vad den manuella processen faktiskt kostar dig

De flesta enkla kopplingar behandlar moms och rabatt som ett enda nummer. De publicerar en total moms och en total rabatt. Det är okej när varje vara beskattas på samma sätt och rabatten är en fast procentandel av hela beställningen. Den faller isär i det ögonblick en vara är beskattningsbar och en annan inte, när en medlemsrabatt endast gäller detaljhandel och inte tjänster, eller när en online-kampanjkod landar ovanpå ett medlemspris i studion.

Sammanfogade lösningar gör fel på små, dyra sätt. Posterna ser rätt ut, delsummorna ser rätt ut och summan är 47 cent fel. Multiplicera det med 800 ordrar per månad och din bokförare jagar en svängning på 375 dollar varje kvartal.

Moms har fler knepiga fall än nästan allt annat i din verksamhet. Kundvagnar med en momspliktig och en momsfri vara. Oavsett om dina priser inkluderar moms eller lägger till den ovanpå. Områden där statlig, läns- och kommunal moms alla läggs till. Kunder som är skattebefriade, till exempel en ideell medlem. Var avrundningen sker. Var och en av dessa har ett korrekt svar, och de flesta mellanprogram får minst ett av dem fel. Det felaktiga svaret är precis vad din bokförare upptäcker när siffrorna inte stämmer överens.

Hur ShopConnect håller båda sidor ärliga

ShopConnects funktion för korrekta skatter och rabatter är den tråkiga, viktiga saken som åtgärdar detta. Moms och rabatt flyttas över artikel för artikel, inte som en klumpsumma. En Shopify-order med tre skattepliktiga artiklar och en skattefri artikel visas i Mindbody som fyra rader med rätt moms på varje. En medlemsrabatt som tillämpas i din reception visas korrekt fördelad över rätt artiklar i Shopify-posten.

Bakom kulisserna sammanställer ShopConnect de olika skattetabellerna, rabattreglerna och avrundningsbeteendet i Mindbody och Shopify, tillämpar dem konsekvent och skriver ut totaler som stämmer överens med centen.

Rabatter har samma fällor. En Shopify-kampanjkod kan vara en procentuell rabatt, ett fast belopp eller en köp-en-få-en-rabatt. En Mindbody-medlemsrabatt kan vara kopplad till ett prisalternativ, en serie eller ett kontrakt. De två systemen beskriver samma idé på helt olika sätt. ShopConnect översätter mellan dem, tillämpar rätt regel för varje vara och producerar ett kvitto som kopplas exakt till vad kunden faktiskt betalade. Återbetalningar återförs på samma sätt, så delåterbetalningar och återbetalningar för enskilda varor förblir också korrekta.

Det du bestämmer synkroniseras

Du behåller kontrollen över vad som flödar mellan de två systemen. Du konfigurerar dina skattekategorier i Mindbody en gång (skattepliktig detaljhandel, skattefria tjänster och så vidare), och Shopify ärver dem. Du bygger dina medlemsrabatter i Mindbody, och rätt köpare får automatiskt rätt pris online. Du väljer också om dricks, kontobetalningar och huskonton ska flöda till Shopify. De flesta studior lämnar dricks utanför webbutiken.

När du först aktiverar det kör ShopConnect en kontroll på föregående månad och flaggar alla försäljningar där den registrerade skatten inte avviker från vad den borde ha varit. Det finns vanligtvis ett fåtal, alltid från innan integrationen var påslagen. Från och med då får din bokförare en månatlig export som är kopplad till procenten mot både Shopify och Mindbody, och din revisor nedgraderar kvartalsöversynen från ett möte till ett e-postmeddelande.

Representanttid sparad vid 340 medlemmar

Här är ett illustrativt exempel. Ett wellnessmärke med sex butiker hanterar 800 beställningar per månad, ungefär 55/45 fördelat mellan detaljhandel och online. Efter att ha gått över till ShopConnect med noggrannhet i moms och rabatter per artikel minskar skillnaden mellan böckerna och försäljningsstället vid månadsslutet från typiska 1,2 till 1,8 procent till under 0,05 procent (i huvudsak avrundning). Bokförarens tid på månadsavslutet minskar från ungefär sex timmar till under en. Revisorn nedgraderar kvartalsöversikten från ett möte till ett e-postmeddelande.

Det finns en fördel med skattedeklarationen som är värd att nämna. Om du säljer i flera stater, förvärras skattekomplexiteten med dålig data snabbt. En tydlig skatteuppdelning, post för post, i ditt redovisningsverktyg innebär att kvartalsdeklarationen är en rapport du laddar ner, inte en utredning du kör. Du får också revisionsförsvar nästan gratis, eftersom varje rad kopplas tillbaka till en verklig försäljning med en känd skattekontext.

Varför detta är viktigt för din slutresultat

Moms och rabatter finns på artikelnivå, inte på ordernivå. Alla kopplingar som behandlar dem som ett enda nummer kommer så småningom att ljuga för din bokförare. Stäm av artikel för artikel, inte bara på totalen, eftersom en matchande totalsumma kan dölja fel som tar ut varandra. Den billigaste uppställningstimmen är den som sparar din revisor från att skriva en PM. Få skattespecifikationen rätt en gång, och den förblir rätt.

Vill du se ShopConnect för Mindbody och Shopify i aktion? Visa API-appens sida.