Mindbody och Zoho CRM: En intäktsvy över alla dina platser

Röran med rapportering av flera fastigheter

Wellnessgrupper med flera retreatanläggningar driver vanligtvis varje plats som en egen Mindbody-sajt, ofta i olika valutor, ofta med överlappande gästlistor. Huvudkontoret behöver en siffra: totala intäkter för varje fastighet, i en enda basvaluta, med möjlighet att granska vilken plats som helst utan att lämna instrumentpanelen. Vad företaget faktiskt har är fem kalkylblad, ett valutaomvandlingsark och en återkommande måndagsmorgonpanik.

Ta ett illustrativt exempel. Heliotrope Wellness Group (en hypotetisk operatör av ett retreat med fem fastigheter) driver en central Zoho CRM-organisation. Dess fastigheter är registrerade i tre valutor. Koncernens operativa chef öppnar fem Mindbody-rapporter varje måndag och bygger om den konsoliderade vyn från grunden. Växelkurserna är förra veckans. Intäktssiffrorna matchar inte bankinsättningarna. Beslut om marknadsföring över fastigheter och delad programmering skjuts upp eftersom informationen aldrig är tillräckligt tillförlitlig för att agera utifrån.

Vad den manuella upprullningen faktiskt kostar

Veckorapporten är den synliga kostnaden: sex till åtta timmar av en högre chefs tid som läggs ner på att sammanställa kalkylblad istället för att driva verksamheten. Den dolda kostnaden är värre. Varje siffra i rapporten är något felaktig, eftersom valutaomvandlingarna är inaktuella och görs för hand. När informationen aldrig är helt tillförlitlig skjuts besluten upp. Prisgranskningar väntar. Ett fastighetsövergripande paket lanseras aldrig. En underpresterande plats fortsätter att underprestera, eftersom ingen är tillräckligt säker på siffrorna för att agera.

Det finns också en gäst som du inte kan se. En gäst som har bott på tre av dina fastigheter ser ut som tre separata personer om deras e-postadress eller namn angavs lite olika på varje plats. Så den enskilt mest värdefulla gruppen du har, dina lojala gäster på olika fastigheter, är osynlig för din marknadsföring.

Så fungerar det när varje fastighet matar en visning

CRMConnect Mindbody till Zoho CRM sammanför alla Mindbody-platser i en Zoho CRM-organisation. Varje försäljning, varje betalning och varje gäst kommer in automatiskt, med platsen och den ursprungliga valutan intakta. Företag får en samlad vy. Varje fastighet får fortfarande sin egen.

Vad detta ger dig:

• Ett enda gruppintäktssiffra, i din basvaluta, aktuell idag snarare än aktuell från och med förra fredagen.
• Bidrag per fastighet, så att du med en snabb blick kan se vilka platser som bär kvartalet.
• Gå in i valfri fastighet utan att bygga om någonting.

Varje belopp sparas i både den lokala valutan och din basvaluta. Konverteringen görs en gång när informationen anländer och uppdateras dagligen allt eftersom kurserna ändras, så en fastighetschef läser sina siffror i lokal valuta medan företaget läser allt som konverterats. Eftersom det konverterade beloppet lagras när försäljningen sker ändras inte rapporterna förra kvartalet tyst när dagens växelkurs ändras.

Ställa in det en gång, sedan lämna det ifred

Installationen är en engångskonfiguration. Varje fastighet mappas till sin lokala valuta, och en konvertering till din basvaluta tillämpas med hjälp av den kurskälla som din grupp redan litar på: en daglig centralbanksrapport, en bankränta eller vad dina revisorer än förväntar sig. Därefter körs den av sig själv.

Företagsinstrumentpanelen visar sedan, utan att någon rör ett kalkylblad:

• Total gruppintäkt denna månad, för alla fastigheter.
• Varje fastighets andel av den totala summan, i dollar och i procent.
• Förändringar från månad till månad och år till år, både på gruppnivå och per fastighet.

Att träffa dina gäster från olika fastigheter för första gången

Den svåraste gästen att få rätt är den som har besökt mer än en fastighet. Integrationen matchar gäster på olika platser via e-post, telefon och namn, så en gäst som bokat på tre fastigheter visas som en person med en historik, inte tre fragment.

Den där sammanslagna posten innebär att företag äntligen kan fråga "hur många gäster som har bott på mer än en fastighet i år" och få ett ärligt svar. Den siffran är vanligtvis större än någon förväntar sig, och den pekar rakt på fastighetsövergripande paket och marknadsföring som helt enkelt inte kunde existera tidigare.

Varje fastighetschef får fortfarande sin egen filtrerade vy: sin plats försäljning, bokningar och återkommande gäster. De ser inte andra fastigheters siffror. Företagscheferna ser allt.

Hur siffrorna skulle kunna se ut

Dessa är illustrativa sammansättningar, inte en riktig kund, men de visar formen av förändringen vid en grupp av fem fastigheter:

• COO-tid på konsoliderad rapportering: minskning från ungefär 6 till 8 timmar i veckan till en läsning av dashboarden samma dag.
• Valutakonverteringsfel i den konsoliderade rapporten: borta, eftersom konverteringen sker automatiskt när data anländer snarare än i ett kalkylblad.
• Gäster från olika hotell dök upp för första gången: vanligtvis 8 till 15 procent av den aktiva gästbasen, en verklig och tidigare osynlig korsförsäljningspool.
• Driftsbeslut som kan spåras till instrumentpanelen under första kvartalet: vanligtvis fyra till sex, såsom en översyn av fastighetspriser, lansering av ett fastighetsövergripande paket, en personalförändring på en underpresterande plats och en omfördelning av marknadsföringsbudgeten.

Vinsten är inte "mer intäkter detta kvartal" i sig. Det handlar om att fatta veckovisa beslut baserat på reella siffror istället för fredagens kalkylblad.

Varför detta är viktigt för din grupp

• Ett konsoliderat nummer du litar på är ett nummer du kommer att agera utifrån. Ett opålitligt nummer blir bara ifrågasatt.
• Dina gäster på olika hotell är ditt mest lojala segment och din enklaste merförsäljning. Du kan inte marknadsföra till en grupp du inte kan se.
• En datakälla med två behörighetsnivåer, företag och egendom, slår två separata uppsättningar böcker varje gång.

Testa det i din grupp

Nyfiken på hur detta fungerar på era platser? Visa API-appens sida.