Cliniko och Salesforce: En 90-dagars intäktsprognos för en allierad hälsoklinik

En ekonomichef som skapar en ny prognos varje måndag i ett kalkylblad är en tydlig signal om att verksamheten har vuxit ur sina prognosverktyg. Förbi en viss storlek är kalkylbladet inte längre verktyget, det är flaskhalsen.

Ta ett illustrativt exempel: Southbank Integrated Health, en hypotetisk stor klinik med 19 utövare inom fysioterapi, dietetik, psykologi och träningsfysiologi, och cirka 3,1 miljoner dollar i årliga intäkter. Ekonomicheferen bygger om 90-dagarsprognosen manuellt varje måndag. Cliniko har fakturorna. Salesforce hanterar pipelinen. Ingen litar helt på prognosen. Finansierade vårdplaner lägger till ett lager av återkommande fakturerbar aktivitet som kalkylbladet hanterar inkonsekvent. Ledningsmöten spenderar en del av varje tisdag med att diskutera vilken siffra som är rätt snarare än att agera utifrån vad den rätta siffran säger.

Varför måndagskalkylbladet håller dig tillbaka

En kalkylbladsprognos i denna skala misslyckas på tre fronter:

• Det blir gammalt snabbt. Den är korrekt i samma ögonblick som den byggs och föråldrad inom en dag.
• Den är långsam att skära. Att skifta namn mellan olika utövare eller servicelinje tar timmar, och kolumnerna är aldrig överens om namngivningen.
• Den missar gränserna för finansierade planer. Finansierade vårdplaner har ett tak för hur mycket som kan faktureras. Ett kalkylblad modellerar sällan detta korrekt, så det antingen överskattar finansierade intäkter som redan är begränsade, eller underskattar förnyelser som snart kommer.

Resultatet blir en prognos som ledarskapet debatterar snarare än agerar utifrån. Den verkliga kostnaden är inte ekonomichefens timmar, hur verkliga de än är. Det är beslut som fattas långsamt.

Varför andra metoder misslyckas

Att lägga bokföringsprogram mellan Cliniko och Salesforce ger dig skattemässiga intäktssiffror men inte en operativ prognos, eftersom bokföringsvyn baseras på redan utfärdade fakturor, inte på redan bokade möten. En fristående rapporteringspanel i en Cliniko-export ger ledningen ett diagram men ingen arbetsyta i Salesforce, där försäljningspipelinen och programaktiviteten redan finns. Och att dela upp prognoser i ett eget verktyg skapar bara två system som inte överensstämmer.

Hur en självuppdaterande prognos fungerar

När CRMConnect ansluter Cliniko till Salesforce, överförs dina Cliniko-fakturor och bokningar automatiskt till Salesforce, tillsammans med information om vårdplaner som sessionsgränser och faktureringstak. Din prognos blir en Salesforce-rapport byggd på tre lager, och den uppdaterar sig själv. Måndagsombyggnaden försvinner.

De tre lagren:

Bekräftad intäkt. Betalda fakturor daterade under perioden. Detta är pengar som redan redovisats.

Mycket troligt med intäkter. Bokade och ankomna möten daterade under perioden, multiplicerat med din historiska andel av ankomna möten som en betald faktura, plus utestående fakturor viktade efter hur tillförlitligt de betalas.

Förnybara, kapacitetsbegränsade intäkter. Aktiva finansierade vårdplaner, med prognostiserade intäkter begränsade till det belopp som fortfarande kan faktureras enligt planen. Det är detta som är viktigast: finansierade planer har ett tak, och prognosen bör aldrig överstiga det.

När dessa tre lager är på plats kan du dela upp prognosen per utövare och per verksamhetsområde (första bedömningar, uppföljningar, gruppprogram, paket). Det är den synen som visar ledarskapet var prognosen är koncentrerad och var kapaciteten står ledig.

Rapporteringskadensen

Skicka en veckovis prognos till ledningsgruppen som uppdateras av sig själv, utan manuell ombyggnad. Håll en månatlig avvikelsegranskning med ekonomiavdelningen och jämför prognosen från några veckor tidigare med vad som faktiskt hände. Den jämförelsen är anledningen till att prognosen blir mer och mer exakt.

Vad du får ut av detta

En klinik som matchar Southbanks profil höjer vanligtvis prognosnoggrannheten från kalkylbladets baslinje på 75 till 82 procent till de låga 90-talen när den trelagersbaserade Salesforce-prognosen körs. Ekonomicheferen får tillbaka 4 till 6 timmar i veckan. Ledningen slutar argumentera om prognosen och börjar agera utifrån den. Och finansierade intäkter prognostiseras korrekt snarare än över- eller underskattas, vilket är den enskilt största källan till prognosfel inom många allierade hälso- och sjukvårdspraktiker.

Hantera finansierade planer på ett ansvarsfullt sätt

Spårning av finansierade vårdplaner är det som gör denna prognos korrekt, men det kommer med ett ansvar. Planen, finansieringskällan och en patients behörighetsstatus är känsliga operativa detaljer, inte marknadsföringsdata. Ta fram dem i finans- och driftsrapporter. Håll dem borta från marknadsföringsrapporter. Eftersom du väljer vad som delas punkt för punkt kan du dra den gränsen tydligt.

Varför detta är viktigt för din klinik

När prognosen byggs om manuellt blir det en ögonblicksbild som är fel på tisdag och ett argument på onsdag. När den bygger på Cliniko-fakturor, möten och gränser för finansierade planer i realtid i Salesforce, blir det ett aktuellt, betrott nummer som ledningen kan planera bemanning, kapacitet och tillväxt kring. Din ekonomichef slutar vara en kalkylbladsoperatör och börjar vara en analytiker.

Vill du se CRMConnect Cliniko till Salesforce i aktion? Visa API-appens sida.