Cliniko och ActiveCampaign: Spåra patientvärde och programförnyelser för en naturopatiklinik

Naturläkemedel är en förnyelseverksamhet som ofta beter sig som en transaktionell sådan. 12-veckors metabolisk återställning, 6-månaders tarmprogram, 8-sessioners binjureblockad: dessa är de verkliga intäkterna. En klinik som behandlar varje besök som en fristående transaktion kommer i tysthet att förlora sina bästa patienter bakvägen i slutet av varje program.

Ta ett illustrativt exempel: Greenleaf Naturopathic Wellness, en hypotetisk klinik med tre naturläkare och cirka 680 000 dollar i årliga intäkter. Merparten av intäkterna kommer från paket och program som säljs i förskott. Ägaren kan inte se i ActiveCampaign vilka patienter som har spenderat mest tid hos kliniken, vilka som är på väg att lansera ett program eller vilka som är bra kandidater för nästa program i deras resa. Marknadsföringsverktyget ser e-postmeddelanden som öppnas och klick. Det ser inte att en patient är två veckor från slutet av sitt tarmprogram utan att ha bokat något förnyelsesamtal.

Vad den nuvarande installationen kostar dig

ActiveCampaign kan i sig tagga en patient när de köper något, men kan inte se Cliniko-fakturering, paketköp eller var en patient befinner sig i ett program. Så tre saker förblir osynliga: det totala beloppet en patient har spenderat över tid, var de befinner sig i något program just nu och vilka program de har slutfört tidigare. Utan dessa måste förnyelsemeddelanden utlösas manuellt, vilket innebär att de skickas ut när någon kommer ihåg, vilket innebär att de skickas ut för sent.

En anpassad integration som byggts en gång och aldrig underhålls tenderar att visa en patients totala utgifter som ett enda belopp som är inaktuellt inom ett kvartal, helt utan programkontext. Ägaren kan fortfarande inte svara på "vem som är två veckor från slutet av ett program".

Så här fungerar automatisk spårning av förnyelser

När CRMConnect ansluter Cliniko till ActiveCampaign, flödar varje Cliniko-faktura igenom och bygger upp en löpande livstidskostnad för varje patients journal. Deras aktiva program, milstolpar och sessionsantal kommer också igenom, så förnyelsemeddelanden kan utlösas på en riktig signal, att patienten verkligen är nära slutet av ett program, snarare än en kalendergissning. Cliniko förblir källan till sanningen om vad som faktiskt fakturerades. ActiveCampaign blir motorn som gör något användbart med den sanningen.

Här är vad du kan sätta på plats:

Patientvärde i korthet. Varje patientjournal visar deras totala livstidsutgifter, deras senaste faktura och hur många gånger de har fakturerats, allt hålls uppdaterat automatiskt. Ingen mer export och manuell summering.

Patientvärdesegment. Gruppera patienter i din toppnivå, en mellannivå och patienter med engångsköp. Varje segment får en annan kadens och kommunikationston.

Påminnelser om programförnyelse. När en patient har ungefär 14 dagar kvar till slutet av ett aktivt program och inte har något bokat efter det, får de automatiskt ett förnyelseerbjudande från sin behandlande läkare, och en uppgift landar som läkaren kan ringa inom några dagar om ingen bokning kommer tillbaka. Samtalet sker innan patienten försvinner, inte efter.

Smart korsförsäljning. När ett program markeras som slutfört guidas patienten automatiskt mot nästa logiska steg. En slutförd metabolisk återställning föreslår en underhållsplan. Ett slutfört tarmprogram föreslår uppföljande tester och en kontinuerlig underhållskadens.

Återvinning för dina bästa patienter. När en patient i toppklass inte har varit inne på 90 dagar, går de in i en genomtänkt reaktiveringssekvens. Detta är den grupp som är dyrast att förlora, så den får mest vård.

Vad du får ut av detta

En naturläkeklinik som matchar Greenleafs profil höjer vanligtvis programförnyelsegraden från en passiv baslinje på 20 till 30 procent till intervallet 45 till 55 procent inom två kvartal, helt enkelt genom att starta förnyelsesamtalen 14 dagar innan ett program avslutas istället för att vänta tills patienten märker att samtalen upphör. Livstidsvärdet för toppsegmentet växer med 25 till 40 procent eftersom korsförsäljning ger rätt erbjudande till rätt patient vid rätt tidpunkt i deras resa. Och ägaren kan äntligen i realtid svara på frågan "vilka 20 patienter ska jag personligen ringa den här veckan".

Att hålla siffrorna ärliga

Cliniko förblir källan till sanningen om vad som faktiskt fakturerades. Beloppen som visas i ActiveCampaign är kopior av Cliniko-fakturor och bör inte redigeras där. Om en återbetalning eller justering sker sker det i Cliniko och går igenom automatiskt. Att redigera ett belopp manuellt i ActiveCampaign bryter i tysthet rapporteringen, så det är värt att begränsa vem som kan redigera dessa belopp.

Varför detta är viktigt för din praktik

I en paketdriven praktik är det mest värdefulla ögonblicket de två veckorna innan ett program avslutas, och det är det ögonblick som de flesta kliniker missar. När din Cliniko-fakturering och programdata automatiskt driver ActiveCampaign, missas aldrig det ögonblicket. Du ser vilka som är på väg att sluta, du når dem med rätt erbjudande i tid och du behåller dina bästa patienter istället för att tyst förlora dem i slutet av varje program.

Vill du se CRMConnect Cliniko till ActiveCampaign i aktion? Visa API-appens sida.