Cliniko och Salesforce: Se vilka hänvisningskanaler som finansierar ditt OT-nätverk

När remisser kommer in via Salesforce men behandlingen sker i Clinico, kan ledningen inte se vilka kanaler som faktiskt finansierar verksamheten. Intagningskoordinatorn ser remisserna. Bokningsansvariga ser mötena. Ingen ser länken mellan dem, så ingen kan svara på frågan som avgör nästa års partnerskapsinvesteringar: vilka remisskanaler som faktiskt producerar färdiga vårdplaner.

Ta ett illustrativt exempel: Meridian Occupational Therapy Group, en hypotetisk regional leverantör med 6 kliniker, 28 arbetsterapeuter och en remissbas som blandar försäkringsbolag, allmänläkare, skoldistrikt och självremisser. Intagningsteamet arbetar i Salesforce. Schemaläggning och kliniska resultat finns i Clinico. Ledningen kan inte avgöra vilka remisskanaler som omvandlas till slutförda första bedömningar, än mindre slutförda vårdplaner. Beslut om kanalinvesteringar fattas baserat på magkänsla.

Där bilden bryts

Ett typiskt intagningsflöde på ett nätverk med sex kliniker ser ut så här: en remiss anländer via fax, portal eller telefon; intagningskoordinatorn skapar en Salesforce-post med remisskällan noterad; remissen tilldelas en klinik; patienten konfigureras i Cliniko på den kliniken; möten schemaläggs i Cliniko; behandling sker i Cliniko. Salesforce-posten och Cliniko-patienten är två separata poster utan direkt koppling. Huruvida remissen någonsin resulterade i en slutförd första bedömning, än mindre en slutförd vårdplan, är något du bara kan rekonstruera manuellt från en Cliniko-export.

Varför den manuella metoden lämnar dig gissande

Att skicka remisser åt ena hållet till Cliniko och dra tillbaka en kvartalsvis export ger en attribuering som är inaktuell och ofullständig. När exporten väl är avstämd har tidpunkten för att omskola intagningsteamet eller justera ett remisspartnerskap passerat. Det större problemet är att remisskällan sällan överlever resan. Den finns i Salesforce-posten men når inte tillförlitligt Cliniko-patienten som något man kan rapportera om. Så inte ens en manuell export kan svara på "slutförda vårdplaner per remisskanal".

Hur sluten remissspårning fungerar

När CRMConnect ansluter Cliniko till Salesforce förblir Salesforce-posten som skapas vid intagningen kopplad till patienten och berikas med Cliniko-aktivitet i realtid under hela patientens resa. Tidsbokningar överförs till Salesforce med deras status (bokad, anländ, utebliven, avbokad). Vårdinformation (remisskälla, remitterande läkare, milstolpar, sessionsgränser) överförs också. Nu kan dina Salesforce-rapporter grupperas efter remisskanal och räkna det som faktiskt är viktigt: anlända första bedömningar och slutförda vårdplaner.

Här är vad du kan sätta på plats:

En kopplad journal per patient. Salesforce-posten från intaget och Cliniko-patienten förblir länkade. Ett korrigerat telefonnummer, en uppdaterad adress, en sammanslagen duplikat – allt detta på Cliniko-sidan flödar tillbaka till Salesforce.

Aktivitet för live-möten i Salesforce. Varje bokning visas i Salesforce med patient, läkare, klinik, typ och status, och statusändringar sker inom några minuter.

Kanalattributionsrapporten. Gruppera efter remisskälla. För varje kanal: mottagna remisser, patienter med en bokad tid, patienter med en ankommen första bedömning, patienter med en slutförd vårdplan och totalt fakturerat belopp. Detta är den rapport som ledningen aldrig har haft.

Kostnadsjusterad kanalprestanda. Om du spårar partnerskaps- eller marknadsföringsutgifter per kanal kan rapporten visa kostnaden per inkommen första bedömning och kostnaden per slutförd vårdplan, inte bara kostnaden per rå remiss.

Routing utan att förlora attribution. Varje bokad tid har sin tilldelade klinik, så en ny remiss kan dirigeras till rätt av dina 6 kliniker baserat på geografi, specialitet eller försäkringsbolag, medan den ursprungliga remisskällan förblir kopplad.

Vad man vanligtvis upptäcker

Ett nätverk som matchar Meridians profil upptäcker vanligtvis, inom första kvartalet, att en eller två remisskanaler som de antog var starka faktiskt ligger på medelhög nivå när det gäller slutförda vårdplaner (många remisser, låg konvertering till en inkommen bedömning), medan en mindre kanal i tysthet producerar patienter med högst värde. Det är en dialog mellan partnerskap och investering som ledningen helt enkelt inte kunde ha tidigare. Intagningskoordinatorn slutar bygga om rapporten manuellt. Den regionala chefen får en enda Salesforce-instrumentpanel med slutförda vårdplaner, fakturerade intäkter och kostnad per kanal, uppdaterad i realtid.

Dirigera hänvisningar utan att bryta spåret

Ett misstag att undvika: när du skickar en remiss till en annan klinik, skapa inte en helt ny post på destinationskliniken. Det kastar bort den ursprungliga remisskällan. Behåll istället den ursprungliga Salesforce-posten och ändra helt enkelt den tilldelade kliniken. Patienten konfigureras på rätt klinik i Cliniko utan att förlora var remissen kom ifrån.

Varför detta är viktigt för ditt nätverk

Ett remissföretag som inte kan se sin konvertering är ett företag som slösar partnerskapets tid och pengar på gissningar. När Cliniko-behandlingsresultat kopplas tillbaka till remisskällan i Salesforce blir "vilka kanaler som faktiskt finansierar oss" en siffra på en instrumentpanel, inte en debatt. Du investerar i de partnerskap som producerar färdiga vårdplaner och slutar lägga ner energi på de som bara producerar remisser.

Vill du se CRMConnect Cliniko till Salesforce i aktion? Visa API-appens sida.