Cliniko och ActiveCampaign: Rekommendationsbaserad marknadsföring för en pediatrisk talklinik

En pediatrisk talklinik har ett problem som de flesta marknadsföringsverktyg automatiskt misslyckas med. Patienten är ett barn. Marknadsföringskontakten är en förälder. Standardmässig marknadsföringsautomation antar att patienten och e-postmottagaren är samma person, vilket innebär att om standardinställningarna används kommer den att tilltala ett barn med namn i ett e-postmeddelande, exponera ärendeinformation för fel läsare eller behandla en förälders inkorg som om det vore barnets marknadsföringsjournal. Vilket som helst av dessa är ett verkligt problem i en familjevårdsmiljö.

Ta ett illustrativt exempel. Soundbridge Speech and Language är en hypotetisk praktik med 8 logopeder och cirka 1 800 aktiva familjer, mestadels pediatriska. Den kliniska chefen har rätt i att vara försiktig med att lägga till e-postmarknadsföring utöver Cliniko. Det rätta svaret är inte "nej". Det är en styrningsorienterad struktur med tydliga regler för exakt vilken information som får lämna det kliniska systemet.

Varför pediatrisk vård bryter mot de vanliga marknadsföringsantagandena

Standardinställningarna som är inbyggda i de flesta marknadsföringsverktyg är utformade för vuxna konsumenter. De antar att patienten är mottagaren, att personliga uppgifter hänvisar till mottagaren och att marknadsföringssamtycket som bifogas patienten gäller mottagaren.

Inom en pediatrisk klinik är alla dessa antaganden felaktiga. Patienten är barnet, vars namn och ärendeuppgifter aldrig ska förekomma i ett marknadsföringsmejl. Mottagaren är föräldern, vars samtycke styr om något skickas överhuvudtaget. Marknadsföringskontakten och patientjournalen är två separata saker som måste hållas åtskilda.

Så här fungerar det: styrning i första hand

CRMConnect Cliniko till ActiveCampaign låter dig kontrollera exakt vilken information som flyttas mellan de två systemen. Den kontrollen är hela poängen här. Integrationen kan konfigureras så att förälderns kontaktuppgifter blir marknadsföringskontakt medan barnet enbart används som Cliniko-patientjournal. Tidsbokning och påminnelser flödar igenom, men kliniskt innehåll, fallanteckningar, bedömningsresultat, behandlingsmål och berättelse lämnar aldrig Cliniko från första början. Samtycke och avregistreringsstatus finns kvar i förälderns journal och flödar bara i en riktning.

Bestäm skriftligen vad som får lämna Cliniciko

Innan något slås på, skriv ner vad som får passera och vad som inte får det. Listan ser ut så här.

Tillåtelse att nå ditt marknadsföringsverktyg, på förälderns kontakt:

• Förälders namn, e-postadress, telefonnummer och postadress.
• Marknadsföringssamtycke och kommunikationspreferenser.
• Datum, tid, plats och namn på behandlare.
• Avtalad tid, såsom bokad, ankommen, missad eller avbokad.
• Antal möten och senaste mötesdatum.

Stannar i Cliniciko, lämnar aldrig:

• Barnets namn och födelsedatum som en personaliseringsdetalj. Barnets identitet finns i Cliniko patientjournal men används aldrig i marknadsföring.
• Bedömningsresultat och standardiserade testresultat.
• Terapimål och behandlingsplaner.
• Fallanteckningar, sessionsanteckningar och allt berättande innehåll.
• Diagnoser och kliniska intryck.
• Valfritt kliniskt område i fritext.

Den kliniska chefen och compliance-ansvarige bör underteckna denna lista innan något publiceras och granska den varje kvartal.

Hur detta ser ut i praktiken

• Föräldern är marknadsföringskontakten, identifierad med förälderns namn och e-postadress. Barnet förblir endast Cliniko-patienten. Inga barnspecifika personaliseringsuppgifter flyttas någonsin till marknadsföringsverktyget.
• Bokningsinformationen som passerar är endast schemaläggning: datum, tid, plats, läkare. Om en bokningstypsetikett skulle avslöja något kliniskt ersätts den först med en vanlig funktionell etikett.
• Etiketter för slutförande förblir funktionella. ”Session slutförd” eller ”session avbruten” är säkert. ”Framsteg i artikulation” eller ”mål uppnått: receptivt språk” är kliniskt innehåll och hör inte hemma i ett marknadsföringsverktyg.
• Samtycke och avprenumeration går bara i en riktning. Förälderns samtyckesinställning i Cliniko är källan till sanningen. Om en förälder avslutar prenumerationen via ett marknadsföringsmejl, återspeglas den ändringen i Cliniko genom en kontrollerad process, men marknadsföringsverktyget är aldrig den auktoritativa samtyckesregistreringen.
• Varje e-postmall riktar sig till föräldern, inte till barnet. Påminnelsen säger ”ditt möte med [behandlare]”, aldrig ”[barnets namn] session för [terapityp]”. Detta framhävs i själva mallarna och lämnas inte till den som skriver texten.
• Vissa tidsbokningsstyrda uppföljningar är medvetet avstängda. En påminnelse är okej. Ett meddelande med "vi märkte att du missade [barnets namn] session" som utlöses av en utebliven ankomst går över gränsen. Systemet kan visa den signalen, men mottagningen avgör om det blir ett automatiskt e-postmeddelande eller ett telefonsamtal från en läkare.

Lägg in kvartalsöversikten i kalendern nu

Varje kvartal ägnar personen som äger integrationen, den kliniska chefen och compliance-ansvariga 20 minuter åt att bekräfta några saker:

• Listan över vad som är tillåtet att korsa är oförändrad, eller eventuella tillägg dokumenteras med en anledning.
• Ett urval av marknadsföringsjournaler innehåller inget kliniskt innehåll.
• E-postmallarna och deras personliga fält refererar endast till den överordnade e-posten, aldrig till något specifikt för den underordnade e-posten.
• Samtyckes- och avprenumerationsflödet går fortfarande bara i en riktning, och alla föräldrar som avslutade prenumerationen förra kvartalet visas korrekt i Cliniko.

Detta är den billigaste försäkringen kliniken kan köpa.

Varför detta är viktigt för din praktik

En pediatrisk klinik som matchar Soundbridges profil och följer detta mönster får den verkliga marknadsföringsfördelen, konsekventa påminnelser om bokade tider, försiktig återkallelse av familjer som lämnat kliniken, ett nyhetsbrev för familjen, utan den styrningsexponering som krävs. Den kliniska chefen kan i ett stycke beskriva exakt vilken information som lämnar det kliniska systemet och vilken som inte gör det.

Föräldern är marknadsföringskontakten. Barnet är patientjournalen. Komprimera inte de två. Skriv ner reglerna innan något aktiveras och låt mallarna, inte individuella bedömningar, säkerställa att varje e-postmeddelande riktar sig till föräldern. På så sätt blir integrationen något som din compliance-chef godkänner snarare än något de fruktar.

Vill du se CRMConnect Cliniko till ActiveCampaign i aktion? Visa API-appens sida.