Cliniko och Salesforce: Nätverksrapportering för en multiklinik inom idrottsmedicin

Den svåraste rapporten i ett nätverk av idrottsmedicin med flera kliniker är den som ledningen allra helst vill ha, och den som aldrig verkar bli färdig. Varje klinik har sitt eget Clinico-schema. Varje kontrakterat team vill ha sin egen rapport. Ledningen vill ha en överblick över hela nätverket. Att sammanfoga allt detta från fem separata exporter är det projekt som skjuts upp varje kvartal, eftersom det varje gång helt enkelt är för mycket manuellt arbete för att motivera.

Ta ett illustrativt exempel. Apex Sports Medicine Network är en hypotetisk grupp med 5 kliniker i 2 stater, 24 utövare och kontrakt med två professionella idrottslag. Varje klinik, varje kontrakterat lag och nätverksledningen vill alla ha en annan bild av samma underliggande data. Att hämta dessa rapporter från 5 separata Cliniko-exporter och stämma av dem manuellt är långsamt och felbenäget. Det är också den rapport som ledningen förlitar sig på för att bestämma lagkontrakt och var de ska investera på kliniknivå.

Den dolda kostnaden för att driva 5 kliniker med 5 separata scheman

En typisk månad på ett nätverk med fem kliniker och dygnet runt-utövare producerar ungefär 2 800 till 3 500 besök, 1 200 till 1 500 fakturor och 30 till 50 aktiva finansierade fall över kontrakterade team och individuella remisser. Varje klinik exporterar sina egna data. Varje rapport för kontrakterat team innebär filtrering för det lagets idrottare. Nätverksvyn innebär att man stämmer av utövares och klinikers identiteter över alla fem exporter, eftersom samma utövare kan arbeta på två kliniker och samma klinik kan betjäna mer än ett team.

Att producera allt detta för hand tar någonstans mellan en och en halv dag och två och en halv dag varje månad. Felen förvärras, och rapporten är inaktuell i samma ögonblick som den är klar.

Så fungerar det när Cliniko och Salesforce har kommit i takt

CRMConnect Cliniko till Salesforce sammanför dina läkare, dina klinikplatser, dina bokade tider och dina fakturor i en enda Salesforce-miljö och håller dem uppdaterade automatiskt. Varje läkare och varje plats, oavsett hur många Cliniko-scheman som matas in, får en stabil identitet. Bokningar och fakturor flödar in länkade till rätt läkare och rätt klinik. Nätverksomfattande rapporter, rapporter på kliniknivå och för kontrakterade team blir alla dashboards byggda på samma enda uppsättning data.

Engångskonfigurationen är viktig. När integrationen är aktiverad löses identiteterna för läkare och klinik en gång, så en läkare som arbetar på två kliniker är en enda post, inte två, och kliniknamnen är standardiserade så att nätverksvyn grupperas korrekt. Det är en engångskonfigurationsuppgift som lönar sig varje rapporteringscykel efteråt.

När det är på plats bygger rapporterna sig själva:

• En vy för behandlare: anmälda möten, andel uteblivna besök, genomsnittlig fakturering per session, ombokningsfrekvens och hur fullt varje behandlares timmar används.
• En klinisk synvinkel: utnyttjandegrad, ny patientförvärv, genomsnittlig ärendelängd, intäkter per läkare och andel av aktiviteten hos kontrakterade team.
• En vy över det kontrakterade laget: idrottare som setts, genomförda pass, milstolpar i fallet och genomsnittlig tid för återgång till spel, med en rapport per lag som uppdateras av sig själv.
• En ledarskapsöversikt: anmälda möten, fakturerade intäkter, andel utebliven besök och utnyttjande per klinik tillsammans med nätverkets totala siffror, läsbar på 90 sekunder.

Hur siffrorna brukar se ut

Ett nätverk som matchar Apex profil eliminerar vanligtvis den månatliga manuella rapportcykeln helt och hållet, vilket ger en och en halv till två och en halv dag besparing varje månad. Dessa siffror är illustrativa, men besparingen är verklig.

Rapporterna från kontrakterade team går från att vara manuella till att vara automatiserade, och kontraktsbibehållningen tenderar att förbättras eftersom teampartners nu får rena, punktliga rapporter istället för sena. Ledningspanelen blir ledningsgruppens enda källa till sanning, så beslut om klinikinvesteringar, anställningar och kontraktsprissättning fattas med verkliga siffror snarare än kvalificerade gissningar.

Varför detta är viktigt för din praktik

Att behandla era läkare och kliniker som korrekta, stabila journaler i ett gemensamt system är grunden. Utan det är varje rapport mellan kliniker en manuell avstämning som någon fruktar.

Bygg ledarskapsöversikten sist, men designa den först, så att rapporterna från utövare, klinik och kontrakterade team alla sammanfattas tydligt i ledningens vy. Och var uppmärksam på rapporterna från kontrakterade team. De tenderar att vara den mest synliga vinsten, eftersom partners märker när deras månadsrapport kommer in tillförlitligt och utan fel, och den tillförlitligheten är en verklig hävstång för kontraktsförnyelser.

Vill du se CRMConnect Cliniko till Salesforce i aktion? Visa API-appens sida.