Cliniko och ActiveCampaign: Rapportering i realtid från utövare för en kvinnoklinik

Det kommer en punkt i klinikens tillväxt där det slutar vara rimligt att producera den månatliga praktikerrapporten för hand. Siffrorna är inaktuella när rapporten når ledningsgruppens inkorg. Att bryta ner dem per disciplin tar en eftermiddag. Och det finns ingen tydlig bild av vilka patienter som återupptar sin behandling på lång sikt och vilka som tyst försvinner.

Ta ett illustrativt exempel. Aurora Women’s Health Collective är en hypotetisk praktik med tre kliniker och elva läkare, inklusive bäckenfysioterapeuter, allmänläkare inom kvinnohälsa och amningskonsulter. Idag rapporterar ledningen läkares prestationer en gång i månaden genom att klistra in Cliniko-exporter i ett kalkylblad. Siffrorna beskriver förra månaden. Att dela upp dem efter disciplin är ett manuellt filter. Och det finns ingen kontinuerlig bild av vilka läkares patienter som fortfarande kommer tillbaka sex månader senare.

Varför kalkylarket slutar skalas

Hos 11 utövare på tre platser och inom flera discipliner måste det månatliga kalkylbladet besvara:

• Ankomna tider per läkare, plats och servicelinje.
• Genomsnittligt fakturavärde per utövare.
• Återbesöksfrekvens, hur många patienter som återkommer inom ett visst fönster.
• Långsiktigt engagemang, hur många patienter som träffades för sex månader sedan är fortfarande aktiva.
• Närvaro vid gruppträffar för förlossnings- och postnatalkurser.

Var och en av dessa har en unik uppdelning. Att producera rapporten tar en halv dag, och när ledningen granskar den är informationen två veckor gammal och det är redan dags att agera utifrån den.

Så här fungerar det när Cliniko matar din rapportering

CRMConnect Cliniko till ActiveCampaign håller automatiskt din patientaktivitet uppdaterad med ditt marknadsförings- och rapporteringsverktyg. Varje kontakt har sin faktiska möteshistorik: vilken plats de besökte, deras senaste mötesdatum, deras totala antal möten och hur många möten de har haft nyligen. Allt eftersom möten är slutförda märks varje kontakt automatiskt med läkare, plats och mötestyp. Fakturaaktiviteten synkroniseras också.

Det betyder att rapporterna i ditt marknadsföringsverktyg och själva marknadsföringskampanjerna båda läser från samma kontinuerligt uppdaterade data. Den månatliga kalkylbladsritualen försvinner helt enkelt.

Här är vad du kan se, live:

• En utövares synvinkel: anmälda besök per månad, förstagångsbesök kontra upprepade besök och genomsnittligt fakturavärde.
• En platsvy: ankomna möten, ny patientrekruttering och fördelningen mellan nya och återkommande patienter.
• En långsiktig vy över engagemang: av de patienter vars första besök var för sex månader sedan, vilka som fortfarande är aktiva och vilka som har avbrutit sina besök. Detta är den vy som marknadsföringsteamet behöver mest och för närvarande inte har något sätt att se.

Gruppförberedelser för och efter förlossning hålls separerade från enskilda möten, så gruppnärvaro snedvrider aldrig en utövares individuella antal.

Hur siffrorna brukar se ut

En klinik som matchar Auroras profil hittar vanligtvis tre saker inom de första 60 dagarna. Dessa siffror är illustrativa, men mönstret är konsekvent.

För det första försvinner den månatliga kalkylbladsritualen och återhämtar sig ungefär en halv dag varje månad. För det andra upptäcker ledningen att en eller två läkare har märkbart högre patientretention under sex månader än de andra, vilket öppnar upp för en klinisk och operativ diskussion som den gamla rapporteringen helt dolde. För det tredje blir ny patientförvärv per plats synlig i realtid, så marknadsföringsteamet kan flytta utgifter mellan platser varje vecka snarare än kvartalsvis.

Gruppsessioner utan att förvränga en-till-en-tal

Gruppkurser för mödravård, återhämtningsgrupper efter förlossning och bäckenhälsokurser är kärnintäkter på en kvinnoklinik, och de bör mätas. Men att inkludera gruppnärvaro i en behandlares individuella anmälningar snedvrider båda. Integreringen skiljer de två åt: en gruppsession registreras som gruppnärvaro, inte som ett individuellt möte för varje deltagare, så en behandlares individuella anmälningar förblir oförändrade medan gruppnärvaron får sin egen rapporteringslinje.

En sak att hålla rätt

När etiketter väl flödar automatiskt är det frestande att använda dem som en andra patientjournal. Motstå det. Dessa etiketter är en signal för rapportering och marknadsföring, inget mer. Patientjournalen finns i Cliniko. Om du märker att du skapar etiketter som "patienten är för närvarande gravid" eller "patienten är i postpartumåterhämtning", sluta. Den första bör inte finnas i ett marknadsföringsverktyg alls, det är en klinisk kontext med samtyckesimplikationer. Den andra, om den behöver driva något, bör komma från Cliniko, inte underhållas manuellt.

Varför detta är viktigt för din praktik

Etiketter för läkare och plats som appliceras automatiskt när möten slutförs är byggstenen. Få igång dessa först, bygg sedan rapporterna ovanpå.

Håll individuella och gruppbokningsnummer i separata flöden, eftersom att blanda dem ger vilseledande praktikers poängkort. Och kom ihåg att marknadsföringsetiketter inte är en patientjournal. Cliniko är patientjournalen. Integrationen håller de två i takt utan att någonsin förväxla det ena med det andra.

Vill du se CRMConnect Cliniko till ActiveCampaign i aktion? Visa API-appens sida.