รักษาผู้บริจาคที่ได้รับผลกระทบในช่วงวิกฤตไว้ได้แม้ข่าวจะจางหายไป ด้วย DonorPerfect และ Keap

กลุ่มผู้บริจาคที่ให้ความช่วยเหลือในภาวะวิกฤตเป็นกลุ่มที่รักษายากที่สุดในการระดมทุน บางคนอ่านข่าวเกี่ยวกับสถานการณ์ฉุกเฉินในการตั้งถิ่นฐานใหม่ของผู้ลี้ภัยในวันอังคาร บริจาค 100 ดอลลาร์ในวันพุธ แล้วก็หายไปภายในฤดูใบไม้ผลิ ความต้องการไม่ได้หายไป แต่ข่าวได้จบลงแล้ว หากไม่มีการเชื่อมโยงอย่างตั้งใจจากช่วงเวลาเร่งด่วนนั้นไปสู่การมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง ผู้บริจาคก็จะไม่ได้รับเหตุผลที่จะกลับมาอีก

หากองค์กรของคุณต้องพึ่งพาการขอรับบริจาคฉุกเฉินเพื่อหาผู้บริจาครายใหม่ นี่คือจุดอ่อนที่ใหญ่ที่สุดในกระบวนการระดมทุนของคุณ คุณอาจได้รับผู้สนับสนุนหลายร้อยคนในหนึ่งสัปดาห์ แต่สูญเสียพวกเขาส่วนใหญ่ไปภายในหนึ่งปี ข่าวดีก็คือ คุณรู้แล้วว่าผู้บริจาครายใดเข้ามาผ่านการขอรับบริจาคฉุกเฉิน และคุณสามารถติดต่อพวกเขาได้อีกครั้งในเวลาที่เหมาะสมที่สุด

ค่าใช้จ่ายของวิธีการแบบใช้มือทำนั้นเป็นอย่างไร

ทีมระดมทุนส่วนใหญ่จัดการกับผู้บริจาคที่หยุดบริจาคไปแล้วด้วยการส่งข้อความเตือนปีละครั้ง ซึ่งวิธีนี้ไม่ได้ผลกับผู้บริจาคที่กำลังประสบปัญหาถึงสองครั้ง

ประการแรก ระบบนี้ปฏิบัติต่อทุกคนเหมือนกันหมด ผู้บริจาคที่ให้เงิน 25 ดอลลาร์เพื่อช่วยเหลือเหตุฉุกเฉินในฤดูหนาวนั้นแตกต่างจากผู้บริจาคที่บริจาค 25 ดอลลาร์ในช่วงปลายปี หรือผู้ที่เข้าร่วมงานกาล่าของคุณ พวกเขาบริจาคด้วยเหตุผลที่แตกต่างกัน และต้องการการติดตามผลที่แตกต่างกัน เมื่อเครื่องมืออีเมลของคุณไม่สามารถแยกแยะผู้บริจาคที่บริจาคในช่วงวิกฤตออกจากผู้สนับสนุนรายเดือนได้ ข้อความของคุณก็จะไม่มีประสิทธิภาพสำหรับทั้งสองกลุ่ม

ประการที่สอง การแจ้งเตือนตามปฏิทินนั้นละเลยวิธีการบริจาคที่แท้จริงของผู้บริจาค ผู้สนับสนุนที่บริจาคทุก 14 เดือนไม่ได้หมายความว่าพวกเขาหยุดบริจาคในเดือนที่ 12 แต่การส่งอีเมลแจ้งเตือนประจำปีแบบเหมาจ่ายจะถือว่าพวกเขาหยุดบริจาคไปแล้ว คุณอาจจะติดตามคนที่บริจาคอยู่ตลอด หรือรอจนนานเกินไปกว่าจะติดต่อคนที่เริ่มหยุดบริจาคไปแล้ว

ยังมีต้นทุนประการที่สามที่ค่อยๆกัดกร่อนความไว้วางใจ หน่วยงานช่วยเหลือผู้ลี้ภัยหลายแห่งให้บริการผู้บริจาคที่เองก็เคยเป็นผู้ลี้ภัยมาก่อน รวมถึงผู้สนับสนุนที่ชอบใช้ภาษาสเปน อาหรับ ยูเครน หรือเวียดนามมากกว่าภาษาอังกฤษ เมื่อการติดตามผลของคุณใช้ภาษาอังกฤษเสมอ ผู้บริจาคเหล่านั้นก็จะหยุดเปิดอ่านจดหมายของคุณ วิธีแก้ปัญหานี้ใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย แต่มีผลกระทบอย่างมาก

วิธีที่ดีกว่าในการดึงผู้บริจาคในช่วงวิกฤตกลับมา

CRMConnect เชื่อมต่อ DonorPerfect กับ Keap เพื่อให้ข้อมูลผู้บริจาคที่คุณรวบรวมไว้แล้วนั้นช่วยขับเคลื่อนการติดตามผล งานที่เคยทำในสเปรดชีตก็จะทำได้โดยอัตโนมัติ

ข้อมูลเกี่ยวกับการตอบรับคำขอรับบริจาค ภาษาที่พวกเขาต้องการ วันที่บริจาคครั้งล่าสุด ประวัติการบริจาค และการตั้งค่าการสื่อสารต่างๆ จะถูกส่งไปยัง Keap โดยอัตโนมัติ นั่นหมายความว่าผู้บริจาคที่เข้ามาขอรับบริจาคในช่วงวิกฤตจะกลายเป็นกลุ่มที่มีชื่อชัดเจนที่คุณสามารถติดต่อได้โดยตรง เมื่อผู้บริจาคบริจาคอีกครั้ง ผลลัพธ์นั้นจะถูกส่งกลับไปยัง DonorPerfect ทำให้การติดต่อในปีถัดไปมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ผู้บริจาคที่ขอไม่ให้ติดต่อ คณะกรรมการ และทุกคนที่ทีมระดมทุนรายใหญ่ของคุณกำลังดูแลอยู่ จะไม่ถูกติดต่อโดยอัตโนมัติโดยที่ไม่มีใครต้องจำ

วิธีการทำงานสำหรับทีมของคุณ

ลองนึกภาพ New Roots Resettlement Services หน่วยงานระดับภูมิภาคที่เป็นตัวอย่างที่ดี มีผู้บริจาคที่ให้การสนับสนุนกว่า 1,900 ราย และฐานผู้บริจาคที่ใช้หลายภาษา นี่คือแผนการฟื้นฟูที่อธิบายอย่างเข้าใจง่าย

ผู้บริจาคที่เข้ามาผ่านช่วงวิกฤตหรือเหตุฉุกเฉินจะถูกจัดกลุ่มโดยอัตโนมัติ ผู้ที่อยู่ในกลุ่มนั้นที่ไม่ได้บริจาคมานานกว่าหกเดือน และเคยบริจาคเพียงครั้งหรือสองครั้ง จะเข้าสู่กระบวนการฟื้นฟูสามขั้นตอน

เมื่อครบหกเดือน พวกเขาจะได้รับเรื่องราวอัปเดตจากครอบครัวที่หน่วยงานให้การสนับสนุน โดยได้รับความยินยอมอย่างชัดเจนจากครอบครัวนั้นแล้ว เมื่อครบเก้าเดือน พวกเขาจะได้รับบันทึกผลกระทบของโครงการและคำเชิญอย่างสุภาพให้เป็นผู้สนับสนุนรายเดือน เมื่อครบสิบสองเดือน พวกเขาจะได้รับจดหมายส่วนตัวจากเจ้าหน้าที่ที่ระบุชื่อ พร้อมข้อเสนอการสนทนาทางโทรศัพท์

ผู้บริจาคที่ต้องการรับข้อมูลเป็นภาษาสเปน อาหรับ หรือยูเครน จะได้รับลำดับข้อมูลเดียวกันในภาษาของตนเอง เนื่องจากข้อมูลการตั้งค่าจะถูกบันทึกไว้ในระบบ เมื่อมีการบริจาคเพื่อฟื้นฟูการบริจาค ผู้บริจาคจะถูกทำเครื่องหมายว่ากลับมาบริจาคอีกครั้ง และรายชื่อผู้บริจาคที่หยุดบริจาคชั่วคราวจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกไตรมาสโดยไม่ต้องดึงข้อมูลด้วยตนเอง

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรต่อการระดมทุนของคุณ

ต่อไปนี้เป็นผลลัพธ์ที่เป็นตัวอย่างจากหน่วยงานจัดหาที่อยู่อาศัยใหม่ขนาดกลางที่เทียบเคียงได้ หลังจากนำระบบนี้ไปใช้:

• อัตราการฟื้นตัวภายใน 12 เดือนของผู้บริจาคที่ได้รับเงินบริจาคในช่วงวิกฤตเพิ่มขึ้นจากประมาณ 8 เปอร์เซ็นต์ (ซึ่งเป็นอัตราพื้นฐานของอุตสาหกรรมสำหรับผู้บริจาคครั้งเดียวในช่วงวิกฤต) เป็น 18 ถึง 22 เปอร์เซ็นต์
• มูลค่าของผู้บริจาคที่ได้มาในช่วงวิกฤตในช่วงสองปีนั้นจะเพิ่มขึ้นประมาณสามเท่า เมื่อมีการติดต่อในช่วงหกเดือนก่อนที่ผู้บริจาคจะถอนตัวออกไปอย่างสมบูรณ์
• เวลาที่ใช้ในการดึงรายชื่อผู้บริจาคที่หยุดบริจาคเป็นรายไตรมาสลดลงจากประมาณหกชั่วโมงเหลือศูนย์ชั่วโมง เนื่องจากรายชื่อจะสร้างขึ้นเองโดยอัตโนมัติ
• ผู้บริจาคที่พูดได้หลายภาษาจะหยุดรับจดหมายติดตามผลที่เป็นภาษาอังกฤษเพียงอย่างเดียว ซึ่งโดยปกติแล้วจะช่วยเพิ่มอัตราการเปิดอ่านจดหมายได้ 30 ถึง 40 เปอร์เซ็นต์ในกลุ่มที่ไม่ใช้ภาษาอังกฤษ
• ผู้บริจาคที่เพิกเฉยต่อการติดต่อในช่วงหกเดือน แต่ตอบสนองต่อการอัปเดตเรื่องราวในช่วงเก้าเดือน จะสามารถระบุได้ว่าเป็นผู้ที่ตอบสนองต่อเรื่องราว ซึ่งจะช่วยให้แคมเปญในอนาคตมีประสิทธิภาพมากขึ้น

อัตราการฟื้นตัว 18 ถึง 22 เปอร์เซ็นต์เป็นเพดานที่เป็นไปได้ ไม่ใช่การรับประกัน เรื่องราวมีความสำคัญมากกว่าจังหวะเวลา เนื้อหาที่เน้นความรู้สึกผิดจะส่งผลเสีย เนื้อหาที่เน้นเรื่องราวพร้อมการยินยอมที่ชัดเจนจะได้ผล ผู้บริจาคที่บริจาคครั้งเดียวและไม่กลับมามีส่วนร่วมอีกนั้นส่วนใหญ่ไม่สามารถดึงกลับมาได้ไม่ว่าจะใช้เทคนิคใดก็ตาม ความสำเร็จมาจากการดึงดูด 15 ถึง 20 เปอร์เซ็นต์ที่อาจจะยังคงมีส่วนร่วมต่อไปได้ด้วยการติดต่อสื่อสารที่ทันท่วงทีและตรงประเด็นเพียงครั้งเดียว แต่กลับหายไปเพราะความเงียบ

ความเป็นส่วนตัวเป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้ เรื่องราวที่ใช้ในอีเมลเพื่อการติดตามต้องได้รับความยินยอมอย่างชัดเจนจากบุคคลที่กล่าวถึง โดยมีสิทธิ์ที่จะถอนความยินยอมได้ตลอดเวลา รายละเอียดที่ระบุตัวตนได้ เช่น ชื่อเต็ม สถานที่ที่แน่นอน หรือรูปถ่ายของเด็ก ควรถูกทำให้เป็นนิรนามโดยค่าเริ่มต้น เว้นแต่ครอบครัวจะร้องขอเป็นอย่างอื่น การกำหนดเป้าหมายที่ดีขึ้นไม่ได้ลดภาระผูกพันของคุณในการปกป้องผู้ที่คุณให้บริการแต่อย่างใด

มีบางสิ่งที่ควรจับตาดู

อย่าเริ่มกระบวนการกู้คืนเนื่องจากความผิดพลาดในการชำระเงิน การเรียกเก็บเงินซ้ำที่ล้มเหลวชั่วครู่แล้วก็ดำเนินการได้สำเร็จนั้นไม่ถือเป็นการผิดนัดชำระ ให้เผื่อเวลาไว้เล็กน้อยเพื่อให้ความผิดพลาดชั่วคราวได้รับการแก้ไขก่อนที่กระบวนการใดๆ จะเริ่มทำงาน

ประสานตารางเวลา หากผู้บริจาคที่ประสบปัญหาได้รับเงินบริจาคครบสิบสองเดือนในช่วงต้นเดือนธันวาคม พวกเขาอาจได้รับทั้งจดหมายขอรับบริจาคเพื่อฟื้นฟูและจดหมายขอรับบริจาคทั่วไปส่งท้ายปีในสัปดาห์เดียวกัน ตัดสินใจว่าควรให้ความสำคัญกับจดหมายฉบับใดสำหรับผู้บริจาครายนั้น และระงับจดหมายอีกฉบับหนึ่ง

ควรแปลโดยคำนึงถึงวัฒนธรรม ไม่ใช่แค่แปลตรงตัว ครอบครัวจากภูมิภาคหนึ่งของโลกอาจมีความคาดหวังเกี่ยวกับเรื่องการมองเห็นที่แตกต่างไปจากครอบครัวจากอีกภูมิภาคหนึ่ง ควรทำงานร่วมกับผู้ประสานงานในชุมชนก่อนที่จะนำลำดับภาพหลายภาษาไปใช้ในวงกว้าง

ต้องการชมการทำงานของ CRMConnect DonorPerfect to Keep ไหม?

ดูหน้าแอป API.