รายงานคณะกรรมการกองทุนรายไตรมาสที่รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วย DonorPerfect และ Keap

การรายงานผลทุนการศึกษาที่ได้รับบริจาคเป็นงานที่ต้องใช้แรงงานมากที่สุดในการระดมทุนเพื่อการศึกษา และแทบไม่มีส่วนใดของงานที่ต้องใช้ความคิดเลย เจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาใช้เวลาสองวันเต็มในทุกไตรมาสในการดึงยอดรวมเงินบริจาคแยกตามกองทุน จับคู่ข้อมูลด้วยมือกับข้อมูลการมีส่วนร่วมจากระบบอื่น จัดรูปแบบเอกสารสำหรับทุนการศึกษาแต่ละทุน และส่งไฟล์ PDF ทางอีเมลไปยังประธานคณะกรรมการ สิบสามสัปดาห์ต่อมา พวกเขาก็ต้องทำซ้ำทั้งหมดอีกครั้ง

คณะกรรมการของคุณไม่จำเป็นต้องให้งานยาก พวกเขาต้องการให้ตัวเลขถูกต้อง เหตุผลที่มันยากนั้นง่ายมาก: ระบบหนึ่งรู้ว่าใครบริจาคเท่าไหร่และบริจาคให้กองทุนไหน ในขณะที่อีกระบบหนึ่งรู้ว่าพวกเขาอ่านอะไร เปิดอะไร และเข้าร่วมกิจกรรมอะไร การนำข้อมูลทั้งสองมาเชื่อมโยงกันด้วยมือทุกไตรมาสคืออุปสรรคสำคัญที่สุด

ค่าใช้จ่ายที่แท้จริงของเกียร์ธรรมดาคือเท่าไหร่?

การจ้างเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญสองวัน สี่ครั้งต่อปี เท่ากับใช้เวลาทำงานสิบหกวันต่อปีไปกับการคัดลอกและวางข้อมูล นั่นหมายความว่าผู้ช่วยฝ่ายพัฒนาองค์กรของคุณไม่มีเวลาไปโทรหาผู้บริจาค เยี่ยมเยียนดูแลผู้บริจาค หรือทำงานสร้างความสัมพันธ์ที่ช่วยเพิ่มพูนเงินทุนได้จริง

นอกจากนี้ รายงานยังเปราะบางมาก ทุกรายงานถูกจัดทำขึ้นใหม่ด้วยมือ ซึ่งหมายความว่าทุกรายงานเป็นโอกาสใหม่ที่จะสลับตัวเลข บันทึกของขวัญผิด หรือคัดลอกตัวเลขของไตรมาสที่แล้วลงในรายงานของไตรมาสนี้ ทุนการศึกษาที่ได้รับบริจาคมีข้อจำกัดทางกฎหมายที่ต้องปรากฏอย่างถูกต้องในทุกรายงาน รายงานการบริหารจัดการที่แสดงข้อจำกัดไม่ถูกต้องไม่ใช่แค่ปัญหาด้านงบประมาณ แต่เป็นปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย และนั่นอาจนำไปสู่การสิ้นสุดอาชีพได้

นอกจากนี้ยังมีต้นทุนด้านเวลาด้วย คณะกรรมการกองทุนมักจะประชุมกันในช่วงปลายไตรมาส ซึ่งข้อมูลในช่วงสองสัปดาห์ล่าสุดมีความสำคัญที่สุด เช่น เงินบริจาคจากผู้บริจาครายใหญ่ คำมั่นสัญญาเพื่อระลึกถึงบุคคลสำคัญ หรือการเยี่ยมเยียนดูแลผลประโยชน์ของประธานคณะกรรมการ รายงานที่จัดทำขึ้นจากข้อมูลของสัปดาห์ที่แล้วจึงไม่สามารถสะท้อนสถานะของกองทุนในปัจจุบันได้

วิธีที่ดีกว่าในการจัดทำรายงาน

CRMConnect เชื่อมต่อ DonorPerfect กับ Keap เพื่อให้ข้อมูลกองทุนและการมีส่วนร่วมของผู้บริจาคอยู่ร่วมกันในบันทึกข้อมูลผู้บริจาคเดียวกัน และได้รับการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ

ทุกการบริจาคจะระบุวัตถุประสงค์ ข้อจำกัด และเป้าหมายของกองทุนโดยอัตโนมัติ ทุนการศึกษาที่คุณมอบให้แต่ละทุนจะกลายเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจนและเลือกได้ แทนที่จะเป็นเพียงข้อความอิสระ ประวัติการบริจาคต่อผู้บริจาคต่อกองทุนจะปรากฏอยู่ถัดจากภาพรวมการมีส่วนร่วมที่ Keap ติดตามอยู่แล้ว เช่น การเปิดอีเมล การคลิก การเข้าร่วมกิจกรรม เนื่องจากประวัติของผู้บริจาคทั้งสองส่วนอยู่ในที่เดียวกัน การเชื่อมโยงข้อมูลรายไตรมาสที่คุณเคยทำด้วยมือจึงเสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ

วิธีการทำงานสำหรับทีมของคุณ

ลองนึกภาพ Summit Scholars Fund กองทุนทุนการศึกษาที่สังกัดมหาวิทยาลัย ซึ่งเป็นตัวอย่างที่ดีของกองทุนนี้ มีทุนการศึกษาถาวร 38 ทุน และผู้บริจาคที่เป็นศิษย์เก่า 5,200 คน นี่คือรายงานฉบับย่อที่เข้าใจง่าย

ทุนการศึกษาแต่ละทุนจะมีมุมมองที่บันทึกไว้เฉพาะของตนเอง: ผู้บริจาคทั้งหมดให้กับกองทุนนั้น การบริจาคตลอดชีวิตของพวกเขา วันที่บริจาคครั้งสุดท้าย การมีส่วนร่วมล่าสุด และการเข้าร่วมกิจกรรมครั้งสุดท้าย ทั้งหมดนี้อยู่ในหน้าจอเดียว ข้อจำกัดทางกฎหมายสำหรับทุนการศึกษานั้นจะอยู่ภายในมุมมองนั้นด้วย ดังนั้นประธานคณะกรรมการจึงสามารถเห็นบริบทได้โดยไม่ต้องค้นหาเพิ่มเติม

มีการจัดรายชื่อติดตามแยกต่างหากเพื่อติดตามผู้บริจาครายใหญ่ที่สุดของแต่ละกองทุน โดยพิจารณาจากระยะเวลาที่ผ่านมานับตั้งแต่การบริจาคครั้งล่าสุด หากใครก็ตามเงียบหายไปนานเกิน 90 วัน ระบบจะแจ้งให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาที่ได้รับมอบหมายเริ่มดำเนินการทันที เพื่อตรวจจับความสัมพันธ์ที่เริ่มเย็นชาได้ภายในไม่กี่สัปดาห์ แทนที่จะไปรู้ในที่ประชุมรายไตรมาสครั้งต่อไป

เมื่อถึงวันส่งรายงาน ผู้ช่วยฝ่ายพัฒนาจะเปิดมุมมองที่บันทึกไว้แต่ละอัน ส่งออก และส่งไป การเตรียมงานลดลงจากสิบหกชั่วโมงเหลือเพียงสามหรือสี่ชั่วโมง

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรต่อการระดมทุนของคุณ

ผลลัพธ์ที่เป็นตัวอย่างจากกองทุนทุนการศึกษาที่เทียบเคียงได้หลังจากนำแนวทางนี้มาใช้:

• การเตรียมรายงานประจำไตรมาสลดลงจากประมาณสิบหกชั่วโมงเหลือประมาณสี่ชั่วโมง ซึ่งลดลงถึง 75 เปอร์เซ็นต์
• ประธานคณะกรรมการรายงานว่าความพึงพอใจสูงขึ้น เนื่องจากเป็นครั้งแรกที่รายงานการให้ทุนแต่ละฉบับมีบริบทของการมีส่วนร่วม ไม่ใช่แค่จำนวนเงินเพียงอย่างเดียว
• ความสัมพันธ์กับผู้บริจาครายใหญ่ที่เริ่มเย็นชาจะถูกตรวจพบได้ภายในไม่กี่สัปดาห์ แทนที่จะเป็นไตรมาส ด้วยรายชื่อผู้เฝ้าระวังที่เงียบหายไป 90 วัน
• การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดประจำปีทำได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เนื่องจากข้อจำกัดต่างๆ ถูกจัดเก็บไว้อย่างสม่ำเสมอ แทนที่จะถูกซ่อนไว้ในคำอธิบาย
• รายงานสรุปเกี่ยวกับทุนการศึกษาแต่ละทุนที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาองค์กรของคุณเขียนจะดีขึ้น เพราะข้อมูลการบริจาคและข้อมูลการมีส่วนร่วมจะแสดงควบคู่กันไปในมุมมองเดียว แทนที่จะอยู่ในโฟลเดอร์ที่ส่งออกเป็นไฟล์ ๆ

ข้อควรระวังที่สำคัญคือ นี่ไม่ได้หมายความว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาจะไม่ต้องทำการประเมินผลรายไตรมาส ยังคงต้องมีคนอ่านข้อมูลและเขียนรายงานอยู่ดี สิ่งที่หายไปคือขั้นตอนการทำงานของสเปรดชีต ไม่ใช่การตัดสินใจ กองทุนที่คาดหวังว่าสิ่งนี้จะมาแทนที่บทบาทของพนักงานต่างผิดหวัง ส่วนกองทุนที่คาดหวังว่าสิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานคนนั้นมีเวลาโทรหาผู้บริจาคมากขึ้นและใช้ Excel น้อยลงก็พอใจ

การดูแลจัดการและการรักษาความเป็นส่วนตัวเป็นเรื่องที่ควรให้ความสำคัญ ผู้รับทุนมีสิทธิที่จะได้รับความเป็นส่วนตัวแตกต่างจากผู้ให้ทุน เรื่องราวของผู้รับทุนที่ใช้ในรายงานควรได้รับความยินยอมจากผู้รับทุนก่อนเสมอ โดยมีสิทธิ์ที่จะถอนตัวได้ มหาวิทยาลัยหลายแห่งมีนโยบายเฉพาะเกี่ยวกับการแบ่งปันข้อมูลกับผู้ให้ทุนและคณะกรรมการ และข้อมูลของผู้รับทุนควรถูกเก็บเป็นความลับ ไม่ให้เห็นในมุมมองของคณะกรรมการ เว้นแต่ว่านโยบายเหล่านั้นจะอนุญาต

อะไรที่ทำให้มนุษย์ยังคงความเป็นมนุษย์อยู่

เราอาจอยากสร้างรายงานแบบอัตโนมัติทั้งหมด แต่จงยับยั้งตัวเองไว้ ให้ใช้ระบบอัตโนมัติกับตัวเลข สรุปการมีส่วนร่วม มุมมองรายทุนการศึกษา และรายชื่อโครงการที่ติดตาม ส่วนคำอธิบายที่ว่าทำไมทุนการศึกษาหนึ่งถึงมีผลการดำเนินงานดีเกินคาด และอีกทุนหนึ่งได้รับเงินทุนน้อยเกินไป ปล่อยให้ผู้ช่วยฝ่ายพัฒนาเป็นผู้เขียนคำอธิบายนั้น ประธานคณะกรรมการสามารถแยกแยะความแตกต่างระหว่างข้อมูลที่มีบริบทและข้อมูลที่ไม่มีบริบทได้ภายในสามสิบวินาทีแรกหลังจากเปิดรายงาน

ควรคำนึงถึงความเป็นมนุษย์ในการให้คำแนะนำเกี่ยวกับการดูแลผู้บริจาคด้วย รายชื่อผู้บริจาคที่เงียบหายไป 90 วันเป็นเพียงสัญญาณเตือน ไม่ใช่การตัดสินใจ ขั้นตอนต่อไปที่เหมาะสมสำหรับผู้บริจาครายใหญ่ที่เงียบหายไปนั้นขึ้นอยู่กับหลายสิ่งหลายอย่างที่รายงานไม่สามารถมองเห็นได้ เช่น การสูญเสียครั้งล่าสุด การเปลี่ยนแปลงในชีวิตที่ทราบล่วงหน้า หรือความต้องการด้านเวลาที่ได้พูดคุยกันไว้ก่อนหน้านี้ เจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาองค์กรของคุณจะเป็นผู้ตัดสินใจในเรื่องนี้ ไม่ใช่แดชบอร์ด

ต้องการชมการทำงานของ CRMConnect DonorPerfect to Keep ไหม?

ดูหน้าแอป API.