การระบุแหล่งที่มาของการระดมทุนแบบ Peer-to-Peer ด้วย DonorPerfect และ Keap

การระดมทุนแบบเพื่อนต่อเพื่อนเปรียบเสมือนน้ำท่วมฉับพลัน การวิ่ง 5 กิโลเมตรในช่วงสุดสัปดาห์สามารถระดมทุนได้ 300 ถึง 800 ครั้งภายใน 48 ชั่วโมง โดยแต่ละครั้งจะเชื่อมโยงกับหัวหน้าทีมเฉพาะ ช่องทางเฉพาะ (เช่น สตอรี่ใน Instagram ข้อความกลุ่ม อีเมลของหัวหน้าทีม) และคำขอระดมทุนเฉพาะเจาะจง ภายในเช้าวันจันทร์ คุณควรจะสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่าเงินบริจาคแต่ละชิ้นมาจากที่ไหนบ้าง ในทางปฏิบัติ คุณจะมีกองข้อมูลที่ติดแท็กไม่เสร็จ และผู้ช่วยฝ่ายพัฒนาจะสร้างตารางสรุปข้อมูลจากการส่งออกข้อมูลนั้น

ปริมาณไม่ใช่ปัญหา ปัญหาคือทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อระบุแหล่งที่มาของเงินบริจาค แคมเปญ การขอรับบริจาค หัวหน้าทีม ช่องทางต่างๆ ถูกบันทึกไว้ในระบบหนึ่ง ในขณะที่การติดตามผู้บริจาคของคุณอยู่ในอีกระบบหนึ่ง เมื่อทั้งสองระบบไม่เชื่อมต่อกัน การระบุแหล่งที่มาก็จะผิดพลาดทันทีที่บันทึกเงินบริจาค

การระบุแหล่งที่มาที่ไม่เป็นระเบียบนั้นมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง

เมื่อคุณไม่สามารถระบุได้ว่ากัปตันคนไหนเป็นคนขับของขวัญชิ้นไหน สามสิ่งก็จะได้รับผลกระทบ

คุณไม่สามารถขอบคุณผู้บริจาคได้อย่างเหมาะสม ผู้บริจาคที่บริจาคเพราะเพื่อนบ้านขอร้อง ควรได้รับการตอบกลับด้วยน้ำเสียงของเพื่อนบ้านนั้นอย่างรวดเร็ว หากการติดต่อกับหัวหน้าทีมขาดหายไป คำขอบคุณทุกคำจะดูเหมือนมาจากคนแปลกหน้า

คุณไม่สามารถจัดทำตารางคะแนนแบบที่หัวหน้าทีมคาดหวังได้ หัวหน้าทีมที่อัปเดตอันดับของตนทุก 30 นาทีระหว่างการวิ่งในวันเสาร์จะสังเกตเห็นได้หากพวกเขากำลังดูตัวเลขของเมื่อวาน หัวหน้าทีมที่รู้สึกว่าถูกละเลยระหว่างกิจกรรมของตนเองมีโอกาสน้อยมากที่จะกลับมาในปีหน้า และการสรรหาและฝึกอบรมหัวหน้าทีมใหม่เป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ที่แพงที่สุดในกิจกรรมระดมทุนแบบเพื่อนต่อเพื่อน

และคุณจะไม่สามารถเรียนรู้อะไรได้เลย หากไม่มีข้อมูลช่องทางที่ชัดเจน ข้อสรุปหลังเหตุการณ์ที่ดีที่สุดที่คุณจะสามารถสรุปได้ก็คือ “เราคิดว่า Instagram ได้ผล” ซึ่งหมายความว่าการฝึกสอนในปีหน้าจะเป็นเพียงการคาดเดา

วิธีที่ดีกว่าในการติดตามของขวัญทุกชิ้น

CRMConnect เชื่อมต่อ DonorPerfect กับ Keap เพื่อให้รายละเอียดแคมเปญ การขอรับบริจาค ช่องทาง และหัวหน้าทีมในแต่ละการบริจาคถูกส่งต่อโดยอัตโนมัติและมาถึงทันเวลาที่จะเป็นประโยชน์

หัวหน้าทีมแต่ละคนจะกลายเป็นหมวดหมู่ที่คุณสามารถใช้ในรายงานและอีเมลขอบคุณได้ หัวหน้าทีมใหม่ที่เพิ่มเข้ามาก่อนเริ่มงานจะปรากฏขึ้นโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำอีกครั้ง เงินบริจาคจะไหลเข้ามาภายในไม่กี่นาทีในช่วงสุดสัปดาห์ของงาน ทำให้ตารางอันดับผู้นำยังคงอัปเดตอยู่เสมอ เมื่อปิดงานแล้ว ยอดรวมสุดท้ายต่อหัวหน้าทีมจะไหลกลับเข้าสู่ DonorPerfect ทำให้รายงานประจำปีของคุณออกมาถูกต้องแม่นยำโดยไม่ต้องทำการตรวจสอบซ้ำอีกรอบ

วิธีการทำงานสำหรับทีมของคุณ

ลองนึกภาพมูลนิธิ Patriot Bridge Veterans Foundation ซึ่งเป็นองค์กรไม่แสวงผลกำไรระดับชาติที่ให้การสนับสนุนทหารผ่านศึก ดำเนินโครงการช่วยเหลือแบบเพื่อนต่อเพื่อนผ่านระบบออนไลน์ระยะทางกว่า 5,000 กิโลเมตร นี่คือแนวทางที่อธิบายอย่างง่ายๆ

ก่อนเริ่มงาน คุณต้องกำหนดระบบการตั้งชื่อที่ชัดเจน เพื่อให้สามารถระบุที่มาของของขวัญทุกชิ้นจากแคมเปญ ช่องทาง และผู้รับผิดชอบได้ ระหว่างงาน รายละเอียดเหล่านั้นจะถูกส่งต่อไปยังของขวัญแต่ละชิ้นโดยอัตโนมัติ

หัวหน้าทีมจะเห็นตารางคะแนนแบบเรียลไทม์บนลิงก์ที่แชร์ ซึ่งจะอัปเดตทุกๆ สองสามนาทีตลอดช่วงสุดสัปดาห์ ทุกๆ การบริจาคจะส่งข้อความขอบคุณส่วนตัวที่ระบุชื่อหัวหน้าทีมว่า “จอห์นระดมทุนนี้ให้กับทีมของเรา นี่คือเหตุผลว่าทำไมการสนับสนุนของคุณจึงมีความสำคัญ” มุมมองช่องทางต่างๆ จะแสดงให้เห็นว่าโซเชียลมีเดีย อีเมล หรือการส่งข้อความกลุ่ม ช่วยระดมเงินได้มากที่สุดต่อหัวหน้าทีม ซึ่งจะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับการฝึกสอนก่อนการแข่งขันในปีหน้า

เมื่อกิจกรรมสิ้นสุดลง ยอดรวมสุดท้ายของแต่ละหัวหน้าทีมจะถูกบันทึกกลับเข้าไป เพื่อให้รายงานประจำปีออกมาจาก DonorPerfect โดยตรงโดยไม่ต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องเพิ่มเติม

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรต่อการระดมทุนของคุณ

ผลลัพธ์ที่เป็นตัวอย่างจากโครงการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างเพื่อนในระดับชาติที่เทียบเคียงได้ หลังจากนำแนวทางนี้มาใช้:

• ตารางคะแนนของกัปตันทีมจะแสดงผลหลังจากสร้างตารางใหม่ในเช้าวันจันทร์ และแสดงผลแบบเรียลไทม์ โดยจะมีการอัปเดตทุกๆ สองสามนาทีในระหว่างการแข่งขัน
• ข้อมูลเชิงลึกของช่องทางเปลี่ยนจาก “เราคิดว่า Instagram ได้ผล” เป็น “Instagram ส่งมอบของขวัญเฉลี่ย 42 ดอลลาร์ การส่งข้อความกลุ่มส่งมอบ 68 ดอลลาร์ ดังนั้นควรเปลี่ยนแนวทางการให้คำปรึกษาในปีหน้าไปที่การส่งข้อความ”
• ระยะเวลาในการกล่าวขอบคุณต่อกัปตันทีมลดลงจาก "ภายในหนึ่งสัปดาห์" เหลือไม่ถึง 15 นาที นับจากวันที่ส่งของขวัญ
• โดยทั่วไปแล้ว อัตราการรักษาหัวหน้าทีมไว้สำหรับการจัดงานในปีถัดไปจะเพิ่มขึ้น 15 ถึง 25 เปอร์เซ็นต์ เนื่องจากหัวหน้าทีมจะได้รับการยกย่องแบบเรียลไทม์และได้รับรายงานหลังการจัดงานที่เป็นส่วนตัว
• ระยะเวลาในการจัดทำรายงานประจำปีลดลงจากเดิมที่ต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการตรวจสอบความถูกต้อง เหลือเพียงการส่งออกภายในวันเดียว เนื่องจากข้อมูลการระบุแหล่งที่มาขั้นสุดท้ายจะถูกบันทึกไว้ใน DonorPerfect อย่างถูกต้องทันทีที่กิจกรรมสิ้นสุดลง

ข้อควรระวังที่สำคัญคือ วิธีนี้ไม่สามารถแก้ไขนิสัยที่ไม่รอบคอบในการกรอกแบบฟอร์มบริจาคได้ หากหัวหน้าทีมแชร์ลิงก์ทั่วไปแทนที่จะใช้ลิงก์ส่วนตัวของตนเอง การระบุแหล่งที่มาก็ยังคงผิดพลาดอยู่ดี ฝึกอบรมหัวหน้าทีมก่อน จากนั้นค่อยดำเนินการส่วนที่เหลือ

ข้อควรระวังประการที่สอง: ตารางคะแนนแบบเรียลไทม์อาจสร้างการแข่งขันที่ไม่ดีต่อสุขภาพหากไม่ได้กำหนดกรอบอย่างเหมาะสม องค์กรบางแห่งพบว่ากัปตันทีมหมดไฟจากการไล่ล่าตำแหน่งสูงสุด ซึ่งส่งผลเสียต่อการสรรหาผู้เล่นในปีถัดไป ควรกำหนดกรอบตารางคะแนนโดยเน้นที่การมีส่วนร่วมของทีมและการพัฒนาส่วนบุคคล ไม่ใช่การจัดอันดับรายบุคคล มิเช่นนั้นต้นทุนในระยะยาวอาจมากกว่าผลประโยชน์ในระยะสั้น

ความเป็นส่วนตัวของผู้บริจาคยังคงมีผลบังคับใช้ หัวหน้าทีมควรเห็นยอดรวมและจำนวนเงินบริจาคทั้งหมดของทีม ไม่ใช่ข้อมูลของผู้บริจาคแต่ละราย เว้นแต่ผู้บริจาคเหล่านั้นจะเลือกเปิดเผยตัวตน หัวหน้าทีมไม่จำเป็นต้องรู้ว่าผู้ติดต่อส่วนตัวคนใดบริจาค 500 ดอลลาร์ และคนใดบริจาค 50 ดอลลาร์

สัปดาห์หลังจากเหตุการณ์นั้น

ช่วงสุดสัปดาห์ที่มีกิจกรรมคึกคักนั้นเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของมูลค่าทั้งหมด สัปดาห์ถัดไปต่างหากคือช่วงเวลาที่การรักษาฐานลูกค้าจะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว

ผู้บริจาคที่ให้การสนับสนุนทีมของหัวหน้าทีม ควรได้รับการติดต่อจากหัวหน้าทีม หรือข้อความที่มีชื่อของหัวหน้าทีม ภายในห้าวัน ส่วนผู้ที่เข้าร่วมงานแต่ไม่ได้บริจาค ควรได้รับการติดต่อกลับอย่างสุภาพเกี่ยวกับการสนับสนุนในปีถัดไป สำหรับผู้บริจาคที่เข้าร่วมงานเป็นครั้งแรก ควรได้รับการดูแลเป็นพิเศษเพื่อเปลี่ยนพวกเขาให้เป็นผู้สนับสนุนตลอดทั้งปี ไม่ใช่แค่ผู้เข้าร่วมงานในวันเดียวเท่านั้น

ทั้งหมดนี้เป็นไปได้เพราะรายละเอียดของกัปตัน ช่องทาง และของขวัญเทียบกับการเข้าร่วมงานได้รับการเก็บรักษาไว้ หากไม่มีข้อมูลเหล่านี้ การติดตามผลหลังงานจะเป็นเพียงกระบวนการที่ทำด้วยมือและถูกเก็บไว้ภายในวันพุธ แต่เมื่อมีข้อมูลเหล่านี้แล้ว มันจะเป็นลำดับขั้นตอนที่บันทึกไว้สามลำดับซึ่งจะทำงานในคืนวันอาทิตย์และดำเนินต่อไปตลอดสัปดาห์ถัดไปโดยไม่มีใครแตะต้องมันเลย

ต้องการชมการทำงานของ CRMConnect DonorPerfect to Keep ไหม?

ดูหน้าแอป API.