Mindbody และ Calendly: การจองผ่านระบบส่งต่อเส้นทางโดยไม่ต้องทำความสะอาดแผนกต้อนรับ

สปาแห่งหนึ่งใช้ Calendly เพื่อบันทึกการจองจากคำแนะนำของผู้อื่น สปาแห่งนี้ให้บริการ 14 อย่างจากผู้ให้บริการ 3 ราย และแต่ละบริการมีระยะเวลา ราคา ห้อง และผู้ให้บริการที่แตกต่างกัน คุณไม่สามารถขอให้แหล่งที่มาของการแนะนำ ซึ่งมักจะเป็นธุรกิจในท้องถิ่นอื่น เลือกผู้ให้บริการ ห้อง และระยะเวลาที่เหมาะสมแทนคุณได้

ดังนั้นในปัจจุบัน สปาแห่งนี้จึงใช้ลิงก์ Calendly ทั่วไปเพียงลิงก์เดียวที่ชื่อว่า “การจองผ่านการแนะนำ” และแผนกต้อนรับจะทำการส่งต่อลิงก์เหล่านั้นด้วยตนเองทุกครั้ง ซึ่งทำให้การจองออนไลน์ไร้ประโยชน์ไปเลย

พันธมิตรผู้แนะนำของคุณก็มีส่วนได้ส่วนเสียในเรื่องนี้เช่นกัน คลินิกแพทย์ในพื้นที่ที่ส่งผู้ป่วยมาใช้บริการสปาของคุณต้องการให้การส่งต่อเป็นไปอย่างราบรื่น: ผู้ป่วยคลิกจอง และมาถึง แต่เมื่อผู้ป่วยถูกเปลี่ยนเวลานัดหมายเนื่องจากแผนกต้อนรับต้องแก้ไขการนัดหมาย คลินิกแพทย์ก็จะได้รับทราบ หากการส่งต่อไม่ราบรื่นบ่อยครั้ง พวกเขาก็จะหยุดแนะนำผู้ป่วยมาใช้บริการของคุณ

ค่าใช้จ่ายในการทำความสะอาดด้วยตนเองเป็นเท่าไหร่?

การตรวจสอบและบันทึกการนัดหมายใหม่ทุกครั้งด้วยตนเองนั้นไม่เพียงแต่ช้า แต่ยังเสี่ยงมากอีกด้วย พนักงานต้อนรับต้องตีความข้อมูลการนัดหมายทั่วไป ค้นหาบริการและผู้ให้บริการที่ถูกต้อง หาคิวว่าง และป้อนข้อมูลใหม่ทั้งหมด ในขณะที่ข้อมูลการยืนยันการนัดหมายเดิมที่ผู้ป่วยได้รับนั้นผิดพลาดไปแล้ว ทุกขั้นตอนล้วนเป็นโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดซึ่งผู้ป่วยจะสังเกตเห็นได้

นอกจากนี้ยังมีปัญหาเรื่องความพร้อมให้บริการซ่อนอยู่เบื้องหลัง ลิงก์การจองทั่วไปเพียงลิงก์เดียวต้องแสดงเวลาที่สามารถใช้ได้กับบริการทั้ง 14 อย่างของคุณ แต่ความพร้อมให้บริการที่ใช้เกณฑ์ต่ำสุดนั้นไม่ถูกต้องสำหรับบริการส่วนใหญ่ คุณไม่สามารถจัดเวลาสำหรับการนวดหน้า 30 นาทีลงในช่องเวลาที่ว่างเฉพาะผู้ให้บริการนวด 90 นาทีได้ ดังนั้นการตั้งค่าทั่วไปจึงจองเกินจำนวนผู้ให้บริการบางราย หรือซ่อนความจุที่คุณมีอยู่จริง ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณก็จะเสียการจอง และแผนกต้อนรับก็ต้องรับภาระค่าใช้จ่ายในการทำความสะอาด

วิธีการทำงานแทน

CalendarConnect จะอ่านบริการที่ผู้แนะนำเลือกไว้ในแบบฟอร์ม Calendly และส่งการนัดหมายที่เกิดขึ้นไปยังบริการ ผู้ให้บริการ สถานที่ และระยะเวลาที่ถูกต้องใน Mindbody โดยอัตโนมัติ ระบบจะเลือกผู้ให้บริการที่ว่างจากกลุ่มผู้ให้บริการที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับบริการนั้น และหากคุณใช้ขั้นตอนการจองที่แตกต่างกัน เช่น การแนะนำ การจองโดยตรง หรือการให้คำปรึกษาแบบแพ็กเกจ แต่ละขั้นตอนสามารถกำหนดเส้นทางไปยังตรรกะของตนเองได้

ระบบแสดงความพร้อมให้บริการก็ทำงานได้อย่างถูกต้องเช่นกัน เมื่อผู้ใช้เลือกบริการ ระบบจะแสดงเวลาที่สามารถจองได้จริงสำหรับบริการนั้น ๆ โดยมีผู้ให้บริการที่เหมาะสม ณ สถานที่นั้น ๆ ไม่ใช่ภาพที่ลดทอนลง คุณแสดงความสามารถในการให้บริการทั้งหมดโดยไม่จองเกินจำนวนผู้ใช้

ห้องและอุปกรณ์ต่างๆ จะถูกจัดไว้อย่างเหมาะสม การรักษาด้วยเลเซอร์ต้องใช้ห้องเลเซอร์ การนวดต้องใช้ห้องนวด ระบบ Mindbody ของคุณทราบอยู่แล้วว่าบริการใดต้องการห้องใด และ CalendarConnect ก็เคารพในเรื่องนั้น ดังนั้นแผนกต้อนรับจึงไม่ต้องเปลี่ยนห้องให้กับการจองใดๆ เพราะระบบพยายามจัดห้องสำหรับการรักษาด้วยเลเซอร์ในห้องทำเล็บ

สิ่งที่คุณตั้งค่า

พูดให้เข้าใจง่ายๆ ก็คือ ระบบทั้งหมดทำงานแบบนี้ คุณใช้ลิงก์การจอง Calendly เพียงลิงก์เดียว พร้อมเมนูแบบดรอปดาวน์เลือกบริการง่ายๆ ที่แสดงรายการบริการ 14 รายการของคุณ และตัวเลือกสถานที่หากคุณมีมากกว่าหนึ่งสาขา เบื้องหลัง ระบบจะจับคู่แต่ละตัวเลือกในเมนูแบบดรอปดาวน์กับบริการ Mindbody กลุ่มผู้ให้บริการ ห้อง และระยะเวลาเพียงครั้งเดียว

หลังจากนั้น การทำงานก็จะมองไม่เห็น พันธมิตรผู้แนะนำจะแชร์ลิงก์เดียว ผู้ป่วยเลือกบริการ ดูเวลาว่างจริง และทำการจอง การนัดหมายจะปรากฏใน Mindbody ในรูปแบบการจองที่ถูกต้องและสมบูรณ์ โดยไม่มีการเปลี่ยนเส้นทางที่แผนกต้อนรับ ทีมของคุณสามารถเก็บเอกสารอ้างอิงสั้นๆ เพื่อแสดงว่าตัวเลือกในเมนูแบบดรอปดาวน์ใดตรงกับบริการใด แต่พวกเขาแทบจะไม่จำเป็นต้องใช้มันเลย

คุณยังสามารถตัดสินใจได้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นในกรณีที่บริการที่เลือกไม่มีผู้ให้บริการว่างในเวลาที่ร้องขอ แบบฟอร์มสามารถแนะนำเวลาว่างถัดไป เสนอผู้ให้บริการรายอื่น หรือกลับไปที่การรับข้อมูลทั่วไป คุณเลือกวิธีการที่เหมาะสมกับสปาของคุณได้

สถานการณ์สำคัญบางประการที่ควรรู้

หากผู้แนะนำเลือกบริการที่คุณไม่ได้ให้บริการอีกต่อไป เช่น แพ็กเกจเก่า ตัวเลือกเก่าสามารถเชื่อมโยงกับบริการทดแทนได้ เพื่อให้ลิงก์การแนะนำในอดีตยังคงใช้งานได้ในขณะที่คุณยกเลิกตัวเลือกเก่าตามกำหนดเวลาของคุณเอง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกวิธีการคัดเลือกผู้ให้บริการจากกลุ่มผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมได้ เช่น หมุนเวียนกันไปในทีม กระจายภาระงานตามผู้ที่งานยุ่งที่สุด หรือเลือกผู้ให้บริการอาวุโสก่อนสำหรับการให้คำปรึกษาแก่ลูกค้าใหม่ เลือกวิธีที่เหมาะสมกับวิธีการบริหารจัดการสปาของคุณ

และบริการแบบแพ็กเกจ เช่น การทำเล็บมือควบคู่กับการทำเล็บเท้า สามารถจองได้ในครั้งเดียว โดยสร้างการนัดหมายสองครั้งต่อเนื่องกันด้วยผู้ให้บริการที่เหมาะสมและระยะเวลาโดยรวมที่พอดี

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับสปาของคุณ

ลองพิจารณาตัวอย่างสมมุติ สปาแห่งหนึ่งที่มีผู้ให้บริการ 3 คนและบริการ 14 อย่าง มีลูกค้าที่มาจากการแนะนำประมาณ 25 รายต่อสัปดาห์ หลังจากนำระบบการจัดเส้นทางการจองนี้มาใช้ เวลาที่แผนกต้อนรับใช้ในการเปลี่ยนเส้นทางการจองลดลงจากประมาณ 3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เหลือศูนย์ อัตราการเปลี่ยนลูกค้าจากการแนะนำเป็นลูกค้าจริงดีขึ้นเล็กน้อย เพราะลูกค้าที่ได้รับการแนะนำจะจองบริการที่เหมาะสมตั้งแต่ครั้งแรก แทนที่จะต้องมาจองใหม่ในวันถัดไป

ผลกระทบที่ใหญ่กว่านั้นคือต่อโปรแกรมการแนะนำลูกค้าของคุณเอง พันธมิตรผู้แนะนำจะมีความสุขมากขึ้นเพราะผู้ป่วยของพวกเขาได้รับประสบการณ์ที่ดี ดังนั้นพันธมิตรที่มีอยู่จึงแนะนำลูกค้าบ่อยขึ้น และเนื่องจากผู้ป่วยที่ได้รับการแนะนำมานั้นมาใช้บริการ จองคิว เข้ารับบริการ และตัดสินใจใช้บริการอย่างแน่นอน เศรษฐศาสตร์ของการตลาดแบบแนะนำจึงเริ่มสมเหตุสมผล ซึ่งหมายความว่ามันกลายเป็นช่องทางที่คุ้มค่าแก่การลงทุน

อยากเห็นการใช้งาน CalendarConnect Mindbody กับ Calendly ในทางปฏิบัติไหม? ดูหน้าแอป API.