Mindbody และ Calendly: ส่งการปรึกษาทุกครั้งไปยังสปาที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ

กลุ่มสปาที่มีสี่สาขาใช้ระบบการจองผ่าน Calendly เพียงระบบเดียว ลูกค้าเลือกบริการ เลือกสถานที่ และเลือกเวลา ปัจจุบัน การจองนั้นจะถูกบันทึกเป็นการนัดหมายแบบทั่วไป ซึ่งผู้จัดการระดับภูมิภาคต้องทำการส่งต่อไปยังสาขาที่ถูกต้องด้วยตนเอง บางครั้งเธอก็ทำผิดพลาด และลูกค้าก็ไปที่สปาผิดแห่งสำหรับการนัดหมายที่อยู่ในตารางของสาขาอื่น

การจองที่ผิดพลาดเป็นความผิดพลาดที่แย่ที่สุดของแผนกต้อนรับ ทุกคนต่างสุภาพกับเรื่องนี้ แต่ไม่มีใครจองการเข้าพักครั้งที่สอง

แบรนด์ของคุณก็ได้รับผลกระทบเช่นกัน สปาแต่ละแห่งในเครือมีบรรยากาศเฉพาะตัว มีผู้ให้บริการเฉพาะ และมีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ลูกค้าที่ถูกส่งไปยังสถานที่ผิดจะได้รับประสบการณ์ที่แตกต่างจากที่คาดหวังไว้ บ่อยครั้งที่ได้พบกับผู้ให้บริการที่เธอไม่ได้ร้องขอ แม้ว่าการนัดหมายจะเกิดขึ้นได้ แต่ก็รู้สึกไม่เหมือนเดิม ในไม่ช้า รีวิวของคุณก็จะเริ่มกล่าวถึง “ฉันคิดว่าฉันจะไปที่หนึ่ง แต่กลับไปอีกที่หนึ่ง” และเรื่องราวคุณภาพที่คุณสร้างมาอย่างยากลำบากก็จะเริ่มเสื่อมถอยลง

การส่งเส้นทางผิดทำให้คุณต้องเสียค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง

การจองที่ผิดพลาดแต่ละครั้งทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายสองเท่า ประการแรก คุณจะเสียลูกค้าไป เพราะแทบไม่มีใครให้อภัยการไปผิดที่แล้วทำการจองใหม่ ประการที่สอง คุณจะเสียเวลาของผู้จัดการประจำภูมิภาค เพราะเธอต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ในการตรวจสอบและแก้ไขการจอง แทนที่จะทำงานที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโต

การพยายามแก้ไขปัญหานี้ด้วยกฎการกำหนดเส้นทางแบบปะติดปะต่อกันก็เหมือนกับการแลกเปลี่ยนปัญหาหนึ่งกับอีกปัญหาหนึ่ง การเดาที่อยู่จะล้มเหลวสำหรับลูกค้าที่ไม่มีที่อยู่ชัดเจน การใช้ตำแหน่งเริ่มต้นเป็นตัวเลือกสำรองจะส่งทุกคนไปยังไซต์เดียวโดยไม่แจ้งให้ทราบ การกำหนดเส้นทางตามผู้ให้บริการจะใช้งานไม่ได้ทันทีที่ผู้ให้บริการย้ายที่ตั้ง การแก้ไขแต่ละครั้งจะสร้างกรณีพิเศษใหม่ และรายการสิ่งที่อาจผิดพลาดก็เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ

วิธีการทำงานของการกำหนดเส้นทางที่ถูกต้อง

CalendarConnect จะอ่านสถานที่ที่ลูกค้าเลือกไว้ในแบบฟอร์ม Calendly และสร้างการนัดหมายที่สถานที่ Mindbody ที่ถูกต้อง พร้อมบริการ ผู้ให้บริการ และห้องที่ถูกต้อง โดยจะเลือกผู้ให้บริการที่ว่างจากกลุ่มผู้ให้บริการที่เหมาะสมในสถานที่นั้น ๆ และหากตัวเลือกแรกไม่ว่าง จะเลือกผู้ให้บริการสำรองตามกฎที่คุณกำหนดไว้

ระบบนี้ใช้กฎง่ายๆ ที่คุณกำหนดเพียงครั้งเดียว: ตัวเลือกสถานที่แต่ละแห่งจะเชื่อมโยงกับสถานที่นั้นๆ บริการแต่ละอย่างจะเชื่อมโยงกับบริการที่ถูกต้อง ณ สถานที่นั้น และคุณเป็นคนตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นในกรณีที่ไม่ชัดเจน การเพิ่มสถานที่ใหม่ในภายหลังหมายถึงการเพิ่มบรรทัดเดียวลงในแผนผังนั้น ไม่ใช่การสร้างใหม่ทั้งหมด ระบบนี้จะเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ

ระบบนี้ยังรองรับผู้ให้บริการที่ทำงานในหลายสถานที่ด้วย ผู้ให้บริการที่ทำงานสองวันต่อสัปดาห์ในแต่ละสถานที่สองแห่ง สามารถปรากฏอยู่ในกลุ่มผู้ให้บริการที่มีสิทธิ์ได้ทั้งสองแห่ง และการจองจะถูกส่งไปยังสถานที่ที่เธออยู่ ณ วันใดวันหนึ่งที่เลือกไว้ เธอไม่จำเป็นต้องจัดการปฏิทินสองอันให้ยุ่งยาก

สิ่งที่คุณตั้งค่า

ขั้นตอนทั้งหมดนั้นง่ายมาก คุณเชื่อมต่อสถานที่ตั้งสปาทั้งสี่แห่งเข้าด้วยกัน ใช้ลิงก์การจองของ Calendly เพียงลิงก์เดียว โดยมีตัวเลือกบริการและตัวเลือกสถานที่ และจับคู่ตัวเลือกสถานที่แต่ละแห่งกับสปาที่เกี่ยวข้อง และจับคู่บริการแต่ละอย่างกับบริการที่ถูกต้องในสปานั้นๆ จากนั้นทำการทดสอบการจองหนึ่งครั้งต่อสถานที่เพื่อยืนยันว่าการจองนั้นถูกต้อง และนำลิงก์เดียวนี้ไปใช้ในช่องทางการตลาดของทั้งสี่สถานที่

นับจากนั้นเป็นต้นไป ทีมการตลาดของคุณจะดูแลลิงก์การจองเพียงลิงก์เดียวแทนที่จะเป็นสี่ลิงก์ แคมเปญเฉพาะไซต์ทั้งหมดสามารถใช้ลิงก์เดียวกันได้ เนื่องจากตัวเลือกในแบบฟอร์มจะนำการจองแต่ละรายการไปยังสถานที่ที่ถูกต้อง ควรทำการทดสอบการจองอย่างรวดเร็วเดือนละครั้งในแต่ละสถานที่เพื่อยืนยันว่าทุกอย่างยังคงนำทางได้อย่างถูกต้อง เพื่อตรวจจับความผิดพลาดได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

สถานการณ์สำคัญบางประการที่ควรรู้

บางครั้งลูกค้าอาจเลือกสถานที่ผิดโดยไม่ได้ตั้งใจ การจองจะถูกบันทึกด้วยสถานที่ที่ลูกค้าแจ้งไว้ และผู้จัดการประจำภูมิภาคสามารถเห็นกรณีที่ผิดพลาดอย่างชัดเจน เช่น ลูกค้าที่มีที่อยู่เมืองนิวยอร์กจองนัดหมายที่ไมอามี และสามารถติดต่อลูกค้าก่อนที่ลูกค้าจะเดินทางได้

เมื่อผู้ให้บริการย้ายสถานที่ให้บริการอย่างถาวรจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง การกำหนดผู้ให้บริการให้กับเธอในระบบ Mindbody จะเปลี่ยนแปลง และกลุ่มผู้ให้บริการที่มีสิทธิ์จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ สถานที่เดิมจะหยุดให้บริการเธอ และสถานที่ใหม่จะเริ่มให้บริการแทน ไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าใหม่ด้วยตนเอง

และเมื่อสถานที่ใดปิดทำการชั่วคราวเพื่อปรับปรุงหรือฝึกอบรมพนักงาน คุณเพียงแค่ทำเครื่องหมายว่าสถานที่นั้นไม่พร้อมใช้งานใน Mindbody และแบบฟอร์มของ Calendly จะซ่อนสถานที่นั้นจากผู้เลือกจนกว่าจะเปิดทำการอีกครั้ง ลูกค้าไม่สามารถจองสถานที่ที่ปิดทำการได้

สิ่งนี้หมายความอย่างไรสำหรับกลุ่มสปาของคุณ

ลองพิจารณาตัวอย่างสมมุติ กลุ่มสปาที่มีสี่สาขา มีการนัดหมายข้ามสาขาประมาณ 40 ครั้งต่อสัปดาห์ หลังจากปรับเส้นทางการจัดส่งให้ถูกต้องแล้ว การจองที่ผิดพลาดลดลงจากประมาณสามครั้งต่อสัปดาห์เหลือศูนย์ เวลาที่ผู้จัดการระดับภูมิภาคใช้ในการแก้ไขเส้นทางการจัดส่งก็ลดลงเหลือศูนย์ อัตราการเข้ารับบริการดีขึ้น เพราะอีเมลยืนยันการจองมีที่อยู่ของสาขาที่ถูกต้องตั้งแต่แรก

ในที่สุด การรายงานระดับกลุ่มก็มีความหมายมากขึ้น ปริมาณการจอง อัตราการเปลี่ยนลูกค้าเป็นผู้ซื้อ อัตราการไม่มาตามนัด และรายได้ต่อการจอง สามารถเปรียบเทียบกันได้ในทั้งสี่สาขาของคุณ เนื่องจากโครงสร้างข้อมูลเหมือนกันทุกที่ ผู้จัดการระดับภูมิภาคจะได้แดชบอร์ดเดียวที่ใช้งานได้จริง แทนที่จะเป็นแดชบอร์ดที่ยุ่งเหยิงสี่อัน และในที่สุดก็สามารถเห็นได้ว่าสาขาใดทำได้ดีและสาขาใดต้องการความช่วยเหลือ

อยากเห็นการใช้งาน CalendarConnect Mindbody กับ Calendly ในทางปฏิบัติไหม? ดูหน้าแอป API.