Mindbody และ Calendly: หยุดการสูญเสียผู้สนใจจองคิวเข้ารับบริการส่วนตัวเนื่องจากช่องทางการตลาดที่รั่วไหล

ครูสอนพิลาทิสคนหนึ่งขายคอร์สเรียนส่วนตัวควบคู่ไปกับคอร์สเรียนกลุ่ม ส่วนใหญ่แล้วผู้ที่สนใจจองคอร์สเรียนส่วนตัวจะสอบถามผ่านแบบฟอร์มติดต่อบนเว็บไซต์หรือข้อความในอินสตาแกรม เธอจะตอบกลับด้วยลิงก์ Calendly เมื่อผู้สนใจจองคอร์สเรียนแล้ว ครูจะทำการสร้างบันทึกข้อมูลลูกค้า บันทึกการชำระเงิน และลงชื่อเข้าเรียนด้วยตนเอง

ผลที่ได้คือระบบการทำงานที่บกพร่อง ลูกค้าบางรายได้รับลิงก์ Calendly แล้วก็หายไป บางการจองเกิดขึ้นแต่ไม่เคยถูกบันทึกในระบบ ทำให้บัญชีของเธอผิดพลาด และลูกค้าส่วนตัวที่กลับมาใช้บริการซ้ำก็จะกลับเข้ามาในระบบในฐานะลูกค้าใหม่ทุกครั้ง เพราะเธอไม่เคยตั้งค่าโปรไฟล์ที่ถูกต้องสำหรับพวกเขา

ลองยกตัวอย่างสมมุติขึ้นมาดู ครูสอนพิลาทิสอิสระคนหนึ่งที่เปิดสอนคลาสส่วนตัวประมาณ 18 คลาสต่อสัปดาห์ และจำนวนลูกค้าก็เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เธอเผชิญกับสถานการณ์แบบนี้มาหลายปีแล้ว

เหตุใดสิ่งนี้จึงทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมากที่สุดโดยไม่รู้ตัว

ลูกค้าส่วนตัวคือกลุ่มคนที่มีค่าที่สุดในธุรกิจของคุณ ลูกค้าส่วนตัวเพียงรายเดียวที่มาเรียนทุกสัปดาห์ติดต่อกันสองปี มีค่ามากกว่าผู้เข้าร่วมเรียนแบบรายครั้งถึง 50 คน ดังนั้น การปล่อยให้ช่องทางการขายรั่วไหล ไม่ได้หมายถึงแค่การสูญเสียจำนวนครั้งในการเรียนเท่านั้น แต่ยังหมายถึงการสูญเสียความสัมพันธ์ที่มีค่าที่สุด และเป็นการสูญเสียตั้งแต่เนิ่นๆ ก่อนที่พวกเขาจะกลายเป็นลูกค้าประจำด้วยซ้ำ

ผู้ประกอบวิชาชีพเดี่ยวตกอยู่ในสถานการณ์ที่ลำบากมาก คุณต้องการความคล่องตัวในการทำงานเหมือนทีมงานหลายคน การจัดการบันทึกข้อมูลลูกค้าอย่างเป็นระบบ การจัดตารางเวลาที่ได้ผล การติดตามผลที่ตรงเวลา แต่คุณไม่สามารถเสียเวลาทั้งสัปดาห์ไปกับการเป็นทีมงานนั้นได้ เครื่องมือสำเร็จรูปส่วนใหญ่หยุดอยู่ที่การจอง และทิ้งงานที่เหลือ เช่น บันทึกข้อมูลลูกค้า การชำระเงิน การเข้างาน ให้เป็นงานที่คุณต้องทำด้วยมือทุกครั้งไป ส่วนที่น่าเบื่อเหล่านี้แหละคือส่วนที่กินเวลาของคุณและทำให้ยอดขายของคุณลดลง

กระบวนการทำงานทั้งหมดของกรวยนี้เป็นอย่างไร?

CalendarConnect ดำเนินการขั้นตอนการให้คำปรึกษาส่วนตัวแบบครบวงจรตั้งแต่ต้นจนจบ การจองผ่าน Calendly จะสร้างการนัดหมายใน Mindbody พร้อมบริการและระยะเวลาที่เหมาะสม หากเป็นลูกค้าใหม่ ระบบจะสร้างโปรไฟล์ลูกค้าให้โดยอัตโนมัติ หากเป็นลูกค้าเดิมที่ตรงกันด้วยอีเมล โปรไฟล์ของพวกเขาจะได้รับการอัปเดตแทนที่จะสร้างซ้ำ คำตอบที่พวกเขาให้ไว้ในแบบฟอร์มการจองจะปรากฏในโปรไฟล์ของพวกเขาโดยตรง ดังนั้นคุณจึงสามารถเริ่มการให้คำปรึกษาโดยรู้ล่วงหน้าว่าพวกเขาเป็นใครและต้องการอะไร

ลูกค้าประจำก็ได้รับการดูแลอย่างดีเช่นกัน ลูกค้าส่วนตัวมักจะจองเวลาเดิมทุกสัปดาห์ หลังจากที่พวกเขาจองผ่าน Calendly ครั้งแรก คุณสามารถตั้งค่าการนัดหมายแบบประจำใน Mindbody ได้ และระบบก็จะเคารพการตั้งค่านี้ โดยจะบันทึกการนัดหมายใหม่เฉพาะในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงเพียงครั้งเดียว เช่น การแต่งหน้า ลูกค้าจองเพียงครั้งเดียว และระบบก็จะจัดการเรื่องการบันทึกบัญชีให้เอง

เช่นเดียวกับแพ็กเกจเซสชั่น ลูกค้าส่วนตัวที่ซื้อแพ็กเกจ 10 ครั้ง ระบบจะนับจำนวนเซสชั่นที่เหลืออยู่โดยอัตโนมัติเมื่อเธอเข้ารับบริการ คุณสามารถดูจำนวนเซสชั่นที่เหลืออยู่ได้ในโปรไฟล์ของเธอ และแจ้งเตือนให้ซื้อซ้ำก่อนที่เซสชั่นจะหมด โดยไม่ต้องใช้สเปรดชีตและไม่ต้องมีบทสนทนาที่น่าอึดอัดใจอย่าง “ฉันคิดว่าคุณเหลืออีกสองครั้ง”

สิ่งที่คุณตั้งค่า

วิธีการใช้งานนั้นง่ายมาก คุณสร้างตัวเลือกการจองใน Calendly สำหรับการให้คำปรึกษาส่วนตัว โดยใส่คำถามเบื้องต้นสามหรือสี่ข้อ แล้วจับคู่กับบริการให้คำปรึกษาส่วนตัวใน Mindbody ของคุณ ลูกค้าเก่าจะได้รับการจับคู่ทางอีเมลโดยอัตโนมัติ ส่วนลูกค้าใหม่จะได้รับการสร้างโปรไฟล์ คำตอบจากคำถามเบื้องต้นจะถูกบันทึกไว้ในประวัติลูกค้า จากนั้นคุณก็แชร์ลิงก์ Calendly ไปทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นเว็บไซต์ ในประวัติส่วนตัวใน Instagram หรือในลายเซ็นอีเมลของคุณ

จากนั้น ทุกคำถามที่นำไปสู่การจองจะกลายเป็นลูกค้าที่ได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้องโดยที่คุณไม่ต้องทำอะไรเพิ่มเติม มีการติดตามผลง่ายๆ สองขั้นตอน ได้แก่ อีเมลต้อนรับที่ส่งออกไปโดยอัตโนมัติทันทีหลังจากมีการจองใหม่ ซึ่งคุณเขียนเพียงครั้งเดียว และข้อความเตือนเบาๆ สำหรับลูกค้าที่มาจาก Calendly ที่ไม่ได้จองมาเป็นเวลา 30 วันแล้ว คุณเขียนข้อความเพียงครั้งเดียว ระบบจะจัดการเรื่องเวลาและการกำหนดเป้าหมายให้เอง

สถานการณ์สำคัญบางประการที่ควรรู้

โดยปกติแล้ว ราคาสำหรับคลาสเรียนส่วนตัวจะแตกต่างจากคลาสเรียนกลุ่ม และบริการที่คุณเลือกในการจองนั้นจะมีราคาที่ถูกต้องอยู่แล้ว ดังนั้นการกำหนดราคาจึงดำเนินการได้โดยไม่ต้องเสียเวลาเพิ่มเติมใดๆ ในขั้นตอนการจอง

นโยบายการยกเลิกของคุณก็ได้รับการเคารพเช่นกัน คุณกำหนดนโยบายของคุณใน Mindbody ไว้แล้ว เช่น การแจ้งล่วงหน้า 24 ชั่วโมง ค่าธรรมเนียมสำหรับการแจ้งล่วงหน้าน้อยครั้ง ค่าธรรมเนียมสำหรับการไม่มาตามนัด และการยกเลิกที่แจ้งล่วงหน้าน้อยครั้งและการไม่มาตามนัดจะถูกบันทึกไว้ในการนัดหมาย เพื่อให้คุณสามารถเรียกเก็บค่าธรรมเนียมตามนโยบายของคุณได้โดยไม่ต้องเสียเวลาพูดคุยเป็นรายกรณี สำหรับผู้ประกอบการอิสระ นั่นคือเงินจำนวนมากที่คุณอาจสูญเสียไปหากไม่มีระบบนี้

และการตั้งค่าการสื่อสารกับลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรืออีเมล ความถี่ การยกเลิกการรับข้อความ ให้ปฏิบัติตามสิ่งที่คุณตั้งค่าไว้ใน Mindbody เพื่อหลีกเลี่ยงข้อความ "กรุณาหยุดส่งข้อความหาฉัน" ที่น่ารำคาญ โดยการตั้งค่าให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น

สิ่งนี้มีความหมายอย่างไรต่อการปฏิบัติงานของคุณ

ในตัวอย่างสมมติฐานนี้ หลังจากย้ายกระบวนการจัดการการจองไปยัง CalendarConnect แล้ว เวลาในการจัดการต่อการจองแต่ละครั้งลดลงจากประมาณหกนาทีเหลือไม่ถึง 30 วินาที ผู้สอนจะได้เวลาคืนมาประมาณหนึ่งชั่วโมงครึ่งต่อสัปดาห์ และรายชื่อลูกค้าของเธอก็สะอาดหมดจด ทำให้การติดตามผล การแจ้งเตือนการจองซ้ำ และข้อเสนอแพ็กเกจในอนาคตเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เวลาหนึ่งชั่วโมงครึ่งที่คืนมานั้นไม่ใช่เรื่องเล็กน้อยเลย เมื่อพิจารณาจากอัตราค่าบริการส่วนตัวของเธอ เวลาดังกล่าวจะคิดเป็นมูลค่าประมาณ 5,000 ถึง 8,000 ดอลลาร์ต่อปี ซึ่งเธอสามารถนำไปขายต่อ ใช้เวลาไปกับงานของลูกค้า การตลาด หรือการฝึกอบรมของตัวเอง การบูรณาการนี้คุ้มค่าในเดือนแรก และเวลาที่ได้รับคืนก็จะเพิ่มพูนขึ้นเรื่อยๆ หลังจากนั้น

อยากเห็นการใช้งาน CalendarConnect Mindbody กับ Calendly ในทางปฏิบัติไหม? ดูหน้าแอป API.