Mindbody และ Calendly: เตรียมคำตอบสำหรับแบบสอบถามเบื้องต้นของลูกค้าทุกคนให้พร้อมก่อนที่พวกเขาจะมาถึง

คลินิกฝังเข็มจะสอบถามข้อมูลเบื้องต้น 5 ข้อจากลูกค้าใหม่ก่อนเริ่มการรักษาครั้งแรก ได้แก่ อาการหลัก การรักษาที่เคยทำมาก่อน สถานะการตั้งครรภ์ รายการยาที่ใช้ และรูปแบบการรักษาที่ต้องการ แบบฟอร์มการจองของ Calendly จะบันทึกข้อมูลทั้งหมดนี้ได้อย่างเรียบร้อย ผู้ให้บริการจะเห็นคำตอบในอีเมลแจ้งเตือนการจอง

จากนั้นเธอก็เดินเข้าไปในห้องบำบัด เปิดตารางนัดหมายของลูกค้า และเห็นเพียงชื่อลูกค้าและเวลาการนัดหมายเท่านั้น คำตอบในแบบสอบถามเบื้องต้นถูกซ่อนอยู่ในอีเมลที่เธอต้องค้นหา ดังนั้นเธอจึงต้องเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งระหว่างการพิมพ์อีเมลการจองทุกฉบับ ซึ่งเป็นเอกสารที่ไม่มีใครต้องการ หรือถามคำถามเดิมซ้ำอีกครั้งด้วยตนเอง ซึ่งทำให้ลูกค้ารู้สึกรำคาญและเสียเวลาในการบำบัด

ลองยกตัวอย่างสมมติคลินิกฝังเข็มแห่งหนึ่งที่มีผู้ให้บริการสี่คน ให้คำปรึกษาแก่ลูกค้าใหม่ประมาณ 60 รายต่อสัปดาห์ นี่คือความเป็นจริงในแต่ละวันที่ผู้ให้บริการทุกคนต้องเผชิญ

ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งท่อน้ำใต้ดินเป็นเท่าไหร่

การอ่านอีเมลยืนยันการจองระหว่างการให้คำปรึกษา หรือการถามคำถามซ้ำที่ลูกค้าตอบไปแล้ว ส่งข้อความที่เงียบแต่ชัดเจนว่า: เราไม่ได้เตรียมตัวมาสำหรับคุณ สำหรับบริการทางการแพทย์ที่ลูกค้ามักจะรู้สึกกังวลใจ ความประทับใจแรกนั้นสำคัญมาก มันคือความแตกต่างระหว่างลูกค้าที่รู้สึกได้รับการดูแล กับลูกค้าที่สงสัยว่าคุณมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยเพียงพอที่จะไว้วางใจได้หรือไม่

นอกจากต้นทุนด้านประสบการณ์แล้ว ยังมีต้นทุนในทางปฏิบัติอีกด้วย ผู้ให้บริการที่ต้องวิเคราะห์คำตอบเดิมๆ ซ้ำๆ กัน 5 คำตอบก่อนการให้คำปรึกษาทุกครั้ง เท่ากับว่ากำลังทำงานที่ไร้ค่าแบบเดิมซ้ำๆ กันหลายร้อยครั้งต่อเดือน และยังมีประเด็นด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบสำหรับสถานพยาบาลด้วย กล่าวคือ ข้อมูลการรับผู้ป่วยที่กระจัดกระจายอยู่ในอีเมลแทนที่จะจัดเก็บไว้ในระบบบันทึกข้อมูลทางคลินิกนั้น จะเป็นปัญหาหากมีการตรวจสอบเกิดขึ้น การบันทึกข้อมูลการรับผู้ป่วยไว้ในบันทึกข้อมูลของลูกค้าจะช่วยแก้ไขปัญหาด้านประสบการณ์ เวลาที่เสียไป และการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ในคราวเดียว

คำตอบจากแบบสอบถามเบื้องต้นจะถูกบันทึกในประวัติลูกค้าได้อย่างไร

CalendarConnect จะนำคำตอบแต่ละข้อจากแบบฟอร์มรับข้อมูลของ Calendly มาจัดวางไว้ในตำแหน่งที่เฉพาะเจาะจงบนโปรไฟล์ลูกค้าของ Mindbody อาการหลักจะอยู่ในช่องหนึ่ง สถานะการตั้งครรภ์จะอยู่ในอีกช่องหนึ่ง และรายการยาจะอยู่ในช่องแยกต่างหาก ผู้ให้บริการสามารถเปิดโปรไฟล์ลูกค้าและเห็นคำตอบจากแบบฟอร์มรับข้อมูลจัดเรียงอยู่ในตำแหน่งที่คาดเดาได้เหมือนเดิมทุกครั้ง โดยไม่ต้องค้นหาอีเมลเพิ่มเติม

คุณกำหนดรูปแบบแบบสอบถามเพียงครั้งเดียว และรูปแบบอาจแตกต่างกันไปตามประเภทของการนัดหมาย การปรึกษาเบื้องต้นสำหรับลูกค้าใหม่ทั่วไปอาจต้องการคำตอบห้าข้อ การรับบริการนวดอย่างเดียวอาจต้องการสามข้อ และการปรึกษาที่เน้นเรื่องภาวะมีบุตรยากอาจถามคำถามเฉพาะเจาะจง คุณตั้งค่าแบบสอบถามเพียงครั้งเดียว และโครงสร้างจะคงที่สำหรับผู้ให้บริการทุกรายและทุกเซสชั่น

สิ่งที่คุณจะได้รับนอกเหนือจาก Faster Prep

เนื่องจากคำตอบถูกจัดเก็บไว้ในช่องข้อมูลที่เป็นระเบียบ แทนที่จะเป็นข้อความอิสระ คุณจึงสามารถสร้างรายงานจากคำตอบเหล่านั้นได้ คำถามที่คุณไม่สามารถหาคำตอบได้หากไม่ตรวจสอบบันทึกทุกฉบับด้วยตนเอง ก็จะกลายเป็นคำถามที่ค้นหาได้ง่าย ๆ เช่น จำนวนลูกค้าในไตรมาสนี้ที่กล่าวถึงการตั้งครรภ์ จำนวนลูกค้าใหม่ในเดือนนี้ที่เข้ารับบริการด้วยอาการเฉพาะเจาะจง และผู้ให้บริการรายใดที่ดูแลลูกค้าประเภทใดมากที่สุด คลินิกต่าง ๆ ใช้ข้อมูลนี้ในการตัดสินใจเรื่องการจัดสรรบุคลากร การตลาด และการฝึกอบรมเฉพาะทาง

นอกจากนี้ยังช่วยให้การทำการตลาดติดตามผลของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการจัดระเบียบคำตอบจากแบบสอบถามเบื้องต้นไว้ในบันทึกข้อมูลลูกค้า คุณสามารถส่งอีเมลชุดเฉพาะเกี่ยวกับการมีบุตรไปยังลูกค้าที่เข้ามาปรึกษาเรื่องเป้าหมายการมีบุตร และส่งอีเมลชุดเฉพาะเกี่ยวกับการฟื้นตัวไปยังลูกค้าที่อยู่ในช่วงพักฟื้นหลังการผ่าตัด อีเมลแบบเหมาส่งทั่วไปจะถูกแทนที่ด้วยข้อความที่เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละราย และอัตราการเปิดอ่านและการตอบกลับของคุณก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

สิ่งที่คุณตั้งค่า

ขั้นตอนการตั้งค่านั้นสั้นมาก คุณสร้างคำถามรับข้อมูลลูกค้าใหม่ 5 ข้อในแบบฟอร์มการจองของ Calendly กำหนดว่าคำตอบแต่ละข้อควรอยู่ที่ใดในโปรไฟล์ลูกค้าของ Mindbody และจับคู่คำตอบเหล่านั้นเพียงครั้งเดียว จากนั้นทำการทดสอบการจองหนึ่งครั้งและยืนยันว่าผู้ให้บริการเห็นคำตอบทั้ง 5 ข้อปรากฏในโปรไฟล์ แล้วจึงเปิดใช้งานกับผู้ให้บริการทุกคน

หลังจากนั้น การอ่านแบบสอบถามก่อนเริ่มแต่ละครั้งจะลดลงเหลือประมาณ 30 วินาที ควรวางแผนรูปแบบแบบสอบถามอย่างรอบคอบร่วมกับเจ้าของคลินิก: คำตอบบางส่วนควรอยู่ในช่องมาตรฐาน บางส่วนอยู่ในช่องที่กำหนดเอง และคำตอบเชิงหมวดหมู่ที่คุณต้องการรายงานควรอยู่ในช่องที่สร้างขึ้นเพื่อการจัดเรียงและการกรอง ควรจัดทำเอกสารอ้างอิงสั้นๆ ว่าคำถามใดป้อนข้อมูลลงในช่องใด ซึ่งจะทำให้การฝึกอบรมผู้ให้บริการและการตรวจสอบในอนาคตเป็นไปอย่างง่ายดาย

สถานการณ์สำคัญบางประการที่ควรรู้

คำถามบางข้อใน Calendly จะปรากฏขึ้นก็ต่อเมื่อมีการตอบคำถามก่อนหน้านี้เท่านั้น หากไม่มีการถามคำถามนั้น ช่องคำถามจะว่างเปล่า และคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าการว่างเปล่าหมายถึง "ไม่ได้ถาม" หรือคุณต้องการคำตอบในขั้นตอนการลงทะเบียน

คำถามแบบเลือกหลายรายการ หรือรายการแบบช่องทำเครื่องหมาย จะแสดงเป็นตัวเลือกที่เลือกไว้อย่างชัดเจนในโปรไฟล์ของลูกค้า ซึ่งสามารถจัดเรียงและนำไปสร้างรายงานได้

และเมื่อคำตอบของลูกค้าที่กลับมาใช้บริการเปลี่ยนแปลงไป เช่น การเปลี่ยนยาใหม่ คำตอบปัจจุบันจะได้รับการอัปเดตในโปรไฟล์ ในขณะที่ค่าก่อนหน้าจะยังคงอยู่ในบันทึกการนัดหมาย เพื่อให้ผู้ให้บริการเห็นภาพรวมปัจจุบันโดยไม่สูญเสียประวัติการนัดหมาย

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับคลินิกของคุณ

ในตัวอย่างสมมติฐานนี้ หลังจากที่เริ่มมีการบันทึกคำตอบในแบบสอบถามลงในประวัติลูกค้าแล้ว เวลาที่ผู้ให้บริการใช้ในการเตรียมตัวก่อนการนัดหมายกับลูกค้าแต่ละรายลดลงประมาณสี่นาทีต่อการนัดหมาย เมื่อรวมกับการให้คำปรึกษา 60 ครั้งต่อสัปดาห์ นั่นหมายความว่าผู้ให้บริการสามารถประหยัดเวลาได้ประมาณสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ สิ่งที่สำคัญกว่าเวลาคือประสบการณ์ในครั้งแรกของการให้คำปรึกษา: ผู้ให้บริการรู้จักประวัติของลูกค้าอยู่แล้วเมื่อเข้ามาพบ และลูกค้าก็รู้สึกได้ถึงสิ่งนั้น

ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่าง แต่หลักการนั้นถูกต้องแน่นอน เวลาเตรียมตัวของผู้ให้บริการของคุณคือนาทีที่มีค่าที่สุดในคลินิก คำตอบสำหรับคำถามเบื้องต้นควรอยู่ในบันทึกข้อมูลลูกค้าพร้อมใช้งาน ไม่ใช่ต้องรอค้นหาจากกล่องจดหมายเข้า

อยากเห็นการใช้งาน CalendarConnect Mindbody กับ Calendly ในทางปฏิบัติไหม? ดูหน้าแอป API.