Mindbody และ Calendly: ยุติความวุ่นวายที่แผนกต้อนรับด้วยการซิงค์การจองแบบเรียลไทม์

คลินิกเสริมความงามแห่งหนึ่งใช้ Calendly สำหรับการให้คำปรึกษาลูกค้าใหม่ เนื่องจากทีมเว็บไซต์ชื่นชอบวิดเจ็ตการจอง ส่วนการนัดหมายจริงจะอยู่ใน Mindbody ซึ่งผู้ให้บริการมีตารางเวลา ห้อง และระยะเวลาการให้บริการ การส่งต่อข้อมูลเป็นแบบแมนนวล: พนักงานที่แผนกต้อนรับจะคอยตรวจสอบการแจ้งเตือนจาก Calendly และป้อนข้อมูลการจองแต่ละรายการลงใน Mindbody อีกครั้ง

ผลลัพธ์ที่ได้ก็ตรงตามที่คุณคาดหวังไว้ ลูกค้าสองรายจองเวลาเดียวกันใน Calendly ก่อนที่แผนกต้อนรับจะตรวจสอบเสร็จ ทำให้เกิดการจองซ้ำซ้อน ผู้ให้บริการก็ตกใจกับการนัดหมายที่พวกเขาไม่เคยรู้มาก่อน การยกเลิกในวันเดียวกันใน Calendly ใช้เวลาหลายชั่วโมงกว่าจะถึง Mindbody และห้องที่ควรจะมีลูกค้าก็ว่างเปล่า

นอกจากนี้ยังมีปัญหาที่ลูกค้าต้องพบเจอด้วย Calendly ส่งอีเมลยืนยันการนัดหมายของตัวเอง Mindbody ก็ส่งอีเมลยืนยันของตัวเองเช่นกัน ทำให้ลูกค้าได้รับอีเมลยืนยันสองฉบับสำหรับการนัดหมายครั้งเดียว บางครั้งอาจมีรายละเอียดที่ขัดแย้งกันหากแผนกต้อนรับแก้ไขข้อมูลหลังจากนั้น ทำให้ลูกค้าสงสัยว่าฉบับไหนเป็นของจริง และบางคนก็ไปถึงที่หมายผิดเวลา

ต้นทุนของการส่งต่อข้อมูลด้วยตนเอง

การให้พนักงานพิมพ์ข้อมูลการจองใหม่ทุกครั้งจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งนั้นช้า และที่แย่กว่านั้นคือมันไม่น่าเชื่อถือ ซึ่งส่งผลเสียต่อเงินและชื่อเสียงของคุณโดยตรง การจองซ้ำซ้อนทุกครั้งทำให้ต้องโทรไปขอโทษ และโดยปกติแล้วจะทำให้เสียลูกค้าไป ผู้ให้บริการที่ตกใจทุกครั้งจะเสียความเชื่อมั่นในตารางงาน การยกเลิกทุกครั้งที่ใช้เวลานานกว่าจะปรากฏคือห้องว่างที่คุณสามารถจองใหม่ได้ และการยืนยันที่ซ้ำซ้อนและขัดแย้งกันทุกครั้งจะทำให้คุณดูไม่เป็นระเบียบในสายตาของลูกค้าที่ยังมาไม่ถึงด้วยซ้ำ

การเลื่อนนัดหมายเป็นจุดที่สร้างปัญหามากที่สุด เมื่อลูกค้าเลื่อนนัดหมายใน Calendly เวลาเดิมจะถูกยกเลิกและสร้างเวลาใหม่ขึ้นมา หากการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ถูกจัดการเป็นสองการเปลี่ยนแปลงที่ไม่เกี่ยวข้องกัน ฝั่ง Mindbody จะเห็นการยกเลิกตามด้วยการนัดหมายใหม่เอี่ยม และลิงก์ไปยังการจองเดิมจะขาดหายไป บันทึก คำตอบในการสอบถามเบื้องต้น และประวัติจะไม่ถูกถ่ายโอนมาด้วย ผู้ให้บริการจะเห็นการนัดหมายที่ไม่มีบริบทใด ๆ รองรับ

วิธีการทำงานแทน

CalendarConnect ปรับเปลี่ยนความสัมพันธ์ให้เหมาะสม Calendly ดูแลประสบการณ์การจองของสาธารณะ ส่วน Mindbody ดูแลตารางนัดหมายอย่างเป็นทางการ การจองทุกครั้งบน Calendly จะกลายเป็นนัดหมายใน Mindbody ที่สมบูรณ์แบบภายในไม่กี่วินาที พร้อมบริการ ผู้ให้บริการ สถานที่ และระยะเวลาที่ถูกต้อง แผนกต้อนรับจะไม่ใช่แค่จุดรับฝากของอีกต่อไป แต่จะกลับมาทำหน้าที่เป็นแผนกต้อนรับอย่างแท้จริง

การเปลี่ยนแปลงตารางนัดหมายจะถูกจัดการเป็นการเปลี่ยนแปลงเดียวอย่างสมบูรณ์ เมื่อลูกค้าย้ายนัดหมาย ระบบ Mindbody จะอัปเดตนัดหมายเดิมโดยอัตโนมัติด้วยเวลาใหม่ ระยะเวลาใหม่ หรือผู้ให้บริการใหม่ ประวัติการใช้งานยังคงอยู่ครบถ้วน คำตอบในแบบสอบถามเบื้องต้นยังคงแนบมาด้วย ผู้ให้บริการจะเปิดบันทึกเพียงรายการเดียว ไม่ใช่การยกเลิกที่มาพร้อมกับการจองใหม่ที่ไม่ระบุชื่อ

การยกเลิกจะได้รับการจัดการแบบเรียลไทม์ ช่องว่างที่ถูกยกเลิกจะว่างลงใน Mindbody ภายในไม่กี่วินาที ทำให้สามารถจองใหม่ได้ก่อนที่จะสายเกินไป นโยบายการยกเลิกของคุณก็ได้รับการเคารพเช่นกัน การยกเลิกช้าและการไม่มาตามนัดจะถูกบันทึกไว้เพื่อให้คุณสามารถเรียกเก็บค่าธรรมเนียมได้ และลูกค้าที่จองใหม่ภายใน 24 ชั่วโมงจะได้รับการจับคู่กับความตั้งใจเดิมของพวกเขา สำหรับการนัดหมายเพียงครั้งเดียว เรื่องเหล่านี้อาจไม่สำคัญ แต่สำหรับการนัดหมาย 80 ครั้งต่อสัปดาห์ มันสำคัญมาก

สิ่งที่คุณตั้งค่า

ขั้นตอนการติดตั้งนั้นง่ายมาก คุณเพียงแค่เชื่อมต่อ Calendly กับ Mindbody จับคู่ประเภทการจองแต่ละรายการใน Calendly กับบริการ กลุ่มผู้ให้บริการ และสถานที่ใน Mindbody แล้วเปิดใช้งานการซิงค์การจองแบบทันที เพื่อให้การจองใหม่ปรากฏภายในไม่กี่วินาที รวมถึงการซิงค์การเปลี่ยนแปลงกำหนดการและการยกเลิก เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงต่างๆ เกิดขึ้นโดยไม่มีข้อมูลซ้ำซ้อน จากนั้น แผนกต้อนรับสามารถปิดแท็บ Calendly และใช้ Mindbody เป็นระบบจัดการตารางนัดหมายเพียงระบบเดียวได้

มีสองการตั้งค่าที่สำคัญที่ควรทำให้ถูกต้อง ประการแรก ลดจำนวนหรือปิดอีเมลยืนยันจาก Calendly เพื่อให้ลูกค้าได้รับอีเมลยืนยันจาก Mindbody เพียงฉบับเดียว ซึ่งจะช่วยแก้ปัญหาการยืนยันซ้ำซ้อน ประการที่สอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าช่วงเวลาพักระหว่างการนัดหมาย (เวลาล้างข้อมูล) ใน Mindbody และแบบฟอร์มของ Calendly เคารพการตั้งค่านี้ เพื่อป้องกันไม่ให้ระบบใดระบบหนึ่งจองนัดหมายเกินจำนวนที่กำหนด

สถานการณ์สำคัญบางประการที่ควรรู้

ผู้ให้บริการมักเปลี่ยนแปลงเวลาว่างในช่วงกลางวันอยู่เสมอ เช่น ผู้ให้บริการขยายเวลาทำงานหรือหยุดพักช่วงบ่าย แบบฟอร์มของ Calendly จะแสดงผลทันที ทำให้ลูกค้าไม่สามารถจองเวลาที่ผู้ให้บริการไม่ว่างได้

หากผู้ให้บริการลาป่วยกะทันหัน คุณจะต้องลบชื่อผู้ให้บริการนั้นออกจาก Mindbody และระบบจะยกเลิกนัดหมายที่ดึงมาจาก Calendly สำหรับวันนั้น พร้อมข้อความที่คุณเลือกไว้ ช่องว่างที่ว่างลงจะสามารถจองได้โดยผู้ให้บริการรายอื่น หากนโยบายของคุณอนุญาต

สำหรับการนัดหมายแบบประจำ เช่น การทำทรีตเมนต์หน้าสัปดาห์ละครั้ง ควรตั้งค่าโดยตรงใน Mindbody ส่วน Calendly เหมาะสำหรับการจองครั้งแรกและการนัดหมายแบบครั้งเดียว การใช้แต่ละเครื่องมือให้เหมาะสมกับงานจะช่วยให้ประสบการณ์โดยรวมราบรื่นยิ่งขึ้น

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับสปาของคุณ

ลองพิจารณาตัวอย่างสมมุติ คลินิกเสริมความงามขนาดเล็กที่มีผู้ให้บริการ 5 คน และมีการนัดหมายประมาณ 80 ครั้งต่อสัปดาห์ผ่านแอป Calendly หลังจากที่เปิดใช้งานการซิงค์ข้อมูลแบบเรียลไทม์แล้ว การจองซ้ำลดลงจากประมาณ 4 ครั้งต่อสัปดาห์เหลือศูนย์ เวลาที่แผนกต้อนรับใช้ในการป้อนข้อมูลการจองใหม่ลดลงประมาณ 6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ การยกเลิกในวันเดียวกันจะทำให้มีช่องว่างที่สามารถจองใหม่ได้ภายในไม่กี่วินาที แทนที่จะเป็นหลายชั่วโมง ทำให้ห้องว่างถูกเติมเต็ม

ความพึงพอใจของผู้ให้บริการดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ผู้ให้บริการเลิกบ่นเรื่องนัดหมายที่ไม่แจ้งล่วงหน้า ตารางงานที่เห็นในตอนเช้าคือตารางงานที่พวกเขาทำงานจริง ผู้ให้บริการรายใหม่เรียนรู้ระบบได้เร็วขึ้น เพราะพวกเขาแค่ต้องเรียนรู้ Mindbody ไม่จำเป็นต้องใช้ Mindbody บวกกับนิสัยการตรวจสอบกล่องข้อความแจ้งเตือนก่อนเริ่มงานทุกครั้ง การดำเนินงานทั้งหมดง่ายขึ้น และการดำเนินงานที่ง่ายขึ้นก็ง่ายต่อการเติบโต

อยากเห็นการใช้งาน CalendarConnect Mindbody กับ Calendly ในทางปฏิบัติไหม? ดูหน้าแอป API.