Mindbody และ Zoom: การประชุม Zoom สำหรับทุกคลาสเรียน ไม่ต้องตั้งค่าด้วยตนเอง

เหตุใดการเร่งรีบก่อนเข้าเรียนจึงทำให้ทีมของคุณหมดแรงโดยไม่รู้ตัว

สตูดิโอโยคะแบบไฮบริดแห่งหนึ่งจัดคลาสเรียนออนไลน์ประมาณ 35 คลาสต่อสัปดาห์ แต่ละคลาสจำเป็นต้องมีการประชุมผ่าน Zoom กับผู้จัดที่ถูกต้อง กำหนดเวลาที่ถูกต้อง ชื่อคลาสที่ถูกต้อง และส่งลิงก์เข้าร่วมให้ลูกค้าที่จองไว้ก่อนเริ่มคลาส ผู้จัดการสตูดิโอใช้เวลาประมาณสิบนาทีต่อคลาสในการตั้งค่าทุกอย่างด้วยตนเอง นั่นหมายถึงเวลาเกือบหกชั่วโมงในการบริหารจัดการทุกสัปดาห์ไปเรื่อยๆ โดยไม่มีอะไรเป็นรูปธรรมนอกจากห้องประชุมที่ควรจะสร้างขึ้นมาเองได้

นอกจากนี้มันยังเปราะบางอีกด้วย ผู้จัดการอาจพลาดการสอนในเช้าวันอังคารที่วุ่นวาย ผู้สอนอาจล็อกอินเข้ามาตอน 6:55 น. แต่กลับไม่มีการประชุม และลูกค้าอาจนั่งรอห้องเรียนที่ไม่มีอยู่จริง นั่นอาจนำไปสู่การขอคืนเงิน และลูกค้าอาจสงสัยว่าโปรแกรมออนไลน์ของคุณคุ้มค่าที่จะรักษาไว้หรือไม่

นอกจากนี้ยังมีต้นทุนที่มองไม่เห็นอีกด้วย เมื่อสร้างการประชุมด้วยตนเอง ชื่อการประชุมก็จะไม่สม่ำเสมอ สัปดาห์หนึ่งอาจเป็น “วินยาสะ 7 โมงเช้า” อีกสัปดาห์อาจเป็น “วินยาสะโฟลว์ 7 โมงเช้า” บางการประชุมมีชื่อผู้สอน บางการประชุมไม่มี ลูกค้าจะเห็นรูปแบบที่ยุ่งเหยิงและไม่เป็นระเบียบในกล่องจดหมาย และสตูดิโอก็จะเริ่มดูไม่เรียบร้อยในแบบที่ค่อยๆ บั่นทอนการรักษาลูกค้าเอาไว้

ต้นทุนที่แท้จริงของกระบวนการแบบใช้แรงงานคนคือเท่าไร

ต้นทุนที่เห็นได้ชัดคือเวลาหกชั่วโมงต่อสัปดาห์ แต่ต้นทุนที่ซ่อนเร้นนั้นสูงกว่ามาก

ทุกขั้นตอนที่ทำด้วยมือล้วนเป็นโอกาสที่จะลืมสิ่งใดสิ่งหนึ่งไป การพลาดการประชุมหมายความว่าชั้นเรียนจะไม่สามารถเริ่มต้นได้ตรงเวลา การเลื่อนนัดหมายที่ไม่ได้รับการอัปเดตใน Zoom หมายความว่าลูกค้าจะเข้าร่วมผ่านลิงก์ที่ไม่ถูกต้อง การเปลี่ยนผู้สอนในนาทีสุดท้ายหมายความว่าอีเมลจะระบุชื่อบุคคลที่ไม่ถูกต้อง สิ่งเหล่านี้แต่ละอย่างอาจดูไม่ร้ายแรง แต่เมื่อรวมกันแล้วจะทำให้โปรแกรมออนไลน์ดูไม่น่าเชื่อถือ และความไม่น่าเชื่อถือนี้เองที่เป็นเหตุผลที่ลูกค้าหยุดจอง

นอกจากนี้ยังมีกับดักเรื่องเวลาที่ไม่มีใครชอบ เวลาท้องถิ่นของสตูดิโอของคุณ เวลาของการประชุม และเวลาที่ลูกค้าแต่ละรายอ่านข้อความเตือนความจำ ต้องตรงกันทั้งหมด และมันจะเปลี่ยนไปสองครั้งต่อปีเมื่อมีการเปลี่ยนเวลา หากทำผิดพลาด ลูกค้าจะได้รับข้อความเตือนความจำล่วงหน้าหนึ่งชั่วโมงติดต่อกันสองสัปดาห์

วิธีการทำงานเมื่อแต่ละชั้นเรียนสร้างการประชุมของตนเอง

ZoomConnect จะสร้างการประชุม Zoom โดยอัตโนมัติทันทีที่กำหนดเวลาเรียนใน Mindbody การประชุมจะมีชื่อชั้นเรียน ผู้สอนเป็นผู้จัด และเวลาท้องถิ่นที่ถูกต้อง หากมีการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาเรียน ยกเลิก หรือเปลี่ยนผู้สอน การประชุม Zoom ก็จะเปลี่ยนแปลงตามไปด้วยโดยอัตโนมัติ

การแจกจ่ายลิงก์ก็ดำเนินการในลักษณะเดียวกัน ลูกค้าที่จองแล้วจะได้รับลิงก์เข้าร่วมตามกำหนดเวลาที่คุณเลือก ไม่ว่าจะเป็น 24 ชั่วโมงก่อนเรียน หนึ่งชั่วโมงก่อนเรียน หรือทั้งสองอย่าง ลูกค้าที่จองเวลา 6:58 น. สำหรับคลาสเรียนเวลา 7:00 น. ก็ยังได้รับลิงก์ทันที เช่นเดียวกับลูกค้าที่จองใหม่หลังจากมีการยกเลิก การจองในนาทีสุดท้ายเหล่านี้เองที่กระบวนการแบบแมนนวลล้มเหลว แต่ในที่นี้มันใช้งานได้ดี

อีเมลที่มีลิงก์จะแสดงแบรนด์ของคุณ แทนที่จะดูเหมือนคำเชิญเข้าร่วม Zoom ทั่วไป ดังนั้นสิ่งที่ปรากฏในกล่องจดหมายของลูกค้าจึงดูเหมือนมาจากสตูดิโอของคุณ

การบันทึกวิดีโอและการสลับผู้สอน ดำเนินการโดย...

อาการปวดหัวเรื้อรังสองอย่างหายไปได้ด้วยการตั้งค่าแบบเดียวกันนี้

การบันทึก: สตูดิโอหลายแห่งบันทึกการเรียนการสอนออนไลน์สำหรับลูกค้าที่ไม่สามารถเข้าร่วมสดได้ ZoomConnect สามารถดึงข้อมูลการบันทึกหลังจากจบชั้นเรียน แนบไปกับบันทึกการเรียน และส่งอีเมลไปยังลูกค้าที่พลาดการเรียนสดได้ ผู้สอนจะไม่ต้องแตะต้อง Zoom อีกเลยหลังจากจบชั้นเรียน และอีเมลสอบถาม "ฉันพลาดการเรียน ฉันขอรับบันทึกการเรียนได้ไหม" ก็จะไม่มีอีกต่อไป

การสลับผู้สอน: เมื่อผู้สอนลาหยุดและมีการมอบหมายชั้นเรียนให้กับผู้สอนสำรองใน Mindbody ระบบ ZoomConnect จะอัปเดตข้อมูลให้กับผู้จัดประชุมและส่งอีเมลลิงก์อีกครั้งพร้อมชื่อผู้สอนที่ถูกต้อง ผู้สอนสำรองไม่จำเป็นต้องได้รับการตั้งค่าในบัญชี Zoom ของคุณล่วงหน้า

การตั้งค่า

การเริ่มต้นใช้งานนั้นใช้เวลาไม่นานและต้องตั้งค่าเพียงครั้งเดียว:

1. เชื่อมต่อ Mindbody และ Zoom เข้าด้วยกันในขั้นตอนการตั้งค่า ZoomConnect โดยตัวช่วยจะแนะนำขั้นตอนต่างๆ ให้คุณ
2. เลือกประเภทชั้นเรียนที่จะได้รับลิงก์ Zoom สตูดิโอแบบไฮบริดจะระบุเฉพาะชั้นเรียนเสมือนจริงและชั้นเรียนแบบไฮบริดเท่านั้น
3. ตั้งค่าการแจ้งเตือนได้เพียงครั้งเดียว: 24 ชั่วโมงก่อนถึงกำหนด, 1 ชั่วโมงก่อนถึงกำหนด หรือส่งการแจ้งเตือนทันทีสำหรับผู้ที่จองภายใน 1 ชั่วโมงที่ผ่านมา
4. เลือกที่อยู่ผู้ส่งและชื่อแบรนด์เพื่อให้ที่อยู่อีเมลที่ส่งเข้าร่วมดูเหมือนสตูดิโอของคุณ
5. ตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อยกเลิกชั้นเรียน: ลบการประชุม Zoom ออกไปทั้งหมด หรือคงสถานะการยกเลิกไว้เพื่อเป็นหลักฐาน โดยส่วนใหญ่แล้วสตูดิโอจะเก็บหลักฐานนี้ไว้
6. ตัดสินใจเกี่ยวกับการบันทึก: ว่าจะบันทึกชั้นเรียนเสมือนจริงโดยอัตโนมัติและส่งลิงก์ให้กับลูกค้าที่พลาดการเรียนสดหรือไม่

หลังจากนั้น ผู้จัดการสตูดิโอก็หยุดกำหนดตารางการประชุม Zoom ไปเลย คลาสเรียนทั้ง 35 คลาสในแต่ละสัปดาห์ยังคงได้รับการประชุม ลิงก์ และการแจ้งเตือนต่างๆ โดยที่ไม่มีใครต้องแตะต้องโปรแกรม Zoom เลย

ตัวเลขอาจออกมาเป็นอย่างไร

ลองพิจารณาตัวอย่างประกอบ: สตูดิโอโยคะแบบไฮบริดที่ตั้งแห่งเดียว มีสมาชิกประมาณ 220 คน และจัดคลาสเรียนออนไลน์ 35 คลาสต่อสัปดาห์

• ผู้จัดการสตูดิโอประหยัดเวลาได้ประมาณ 5.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ซึ่งก็คือเวลาเตรียมงานทั้งหมด
• จำนวนชั้นเรียนที่เริ่มต้นโดยไม่มีลิงก์ Zoom ที่ใช้งานได้จะลดลงจากหนึ่งหรือสองชั้นเรียนต่อเดือนเหลือศูนย์
• จำนวนผู้เข้าร่วมงานที่จองในนาทีสุดท้ายเพิ่มขึ้น เพราะผู้ที่จองเวลา 6:58 น. จะได้รับลิงก์ทันทีและเข้าร่วมงานได้จริง

หลังจากผ่านไปไม่กี่เดือน ผลลัพธ์ด้านการรักษาฐานลูกค้าก็เริ่มปรากฏให้เห็น อัตราการไม่เข้าร่วมชั้นเรียนเสมือนจริงลดลง เนื่องจากมีการแจ้งเตือนอย่างสม่ำเสมอ และอีเมลที่มีตราสินค้าให้ความรู้สึกเป็นมืออาชีพ ลูกค้าที่เคยไม่เข้าร่วมเพราะ “ไม่ได้รับลิงก์” ก็ไม่มีข้ออ้างนั้นอีกต่อไป อัตราการเติมเต็มชั้นเรียนเสมือนจริงอยู่ในช่วงที่แคบลงและคาดการณ์ได้มากขึ้น ซึ่งทำให้การจัดตารางเรียนง่ายขึ้น และทำให้ผู้สอนรู้สึกว่าชั้นเรียนเสมือนจริงของพวกเขานั้นคุ้มค่ากับความพยายาม ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่าง ไม่ใช่ผลลัพธ์ของลูกค้าจริง

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญสำหรับสตูดิโอของคุณ

• สิ่งใดก็ตามที่ทีมของคุณทำซ้ำๆ เดิมๆ ทุกสัปดาห์ด้วยมือ ถือเป็นสิ่งที่ควรพิจารณาตัดออก หกชั่วโมงต่อสัปดาห์ เท่ากับ 300 ชั่วโมงต่อปี
• ส่วนที่ยากไม่ใช่การสร้างการประชุม Zoom เพียงครั้งเดียว แต่เป็นวงจรชีวิตของการประชุมต่างหาก ทั้งการเลื่อนนัด การยกเลิก การจองใหม่ การจองในนาทีสุดท้าย และการเปลี่ยนแปลงเวลา การทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติคือสิ่งที่ทำให้โปรแกรมมีความน่าเชื่อถือ
• อีเมลที่มีลิงก์แบรนด์ไม่ใช่แค่เรื่องไร้สาระ แต่เป็นสิ่งที่สร้างความแตกต่างระหว่างอีเมลที่ลูกค้าเชื่อถือและอีเมลที่ตกไปอยู่ในโฟลเดอร์ขยะ

ลองดูสิ

อยากรู้ไหมว่าระบบนี้จะปรับให้เข้ากับตารางเรียนของคุณได้อย่างไร? ดูหน้าแอป API.