Mindbody และ Zoom: ระบบติดตามการเข้าเรียนออนไลน์อัตโนมัติ

เหตุใดระบบติดตามการเข้างานแบบไฮบริดจึงหยุดชะงัก

สตูดิโอพิลาทิสแบบไฮบริดแห่งหนึ่งจัดคลาสเรียนที่ผสมผสานระหว่างลูกค้าที่มาเรียนในสตูดิโอและลูกค้าที่เข้าร่วมผ่าน Zoom โดยผู้สอนจะตรวจสอบการเข้าเรียนของลูกค้าที่มาเรียนในสตูดิโอผ่าน iPad ของ Mindbody ส่วนลูกค้าที่เข้าร่วมผ่าน Zoom จะเข้าร่วมการประชุม เรียนเสร็จแล้วก็ออกไป แต่ไม่มีใครบันทึกว่าพวกเขามาเรียนใน Mindbody ผลที่ตามมาคือ รายงานการเข้าเรียนไม่ถูกต้อง จำนวนการเข้าใช้แพ็กเกจไม่ได้รับการนับ และลูกค้าที่เรียนออนไลน์สี่คลาสยังคงแสดงจำนวนการเข้าใช้แพ็กเกจครบสิบครั้งอยู่ดี แม้จะผ่านไปหนึ่งเดือนแล้วก็ตาม

เจ้าของมักจะรู้เรื่องนี้ตอนสิ้นเดือน แล้วก็ต้องมานั่งตรวจสอบบันทึกการเข้าเรียนย้อนหลังหลายสิบรายการ โดยการเปรียบเทียบข้อมูลจาก Zoom กับการจองผ่าน Mindbody ซึ่งเป็นงานที่น่าเบื่อและใช้เวลานานหลายชั่วโมง และหมายความว่ารายได้ที่เธอควรจะได้รับไปแล้วกลับถูกเก็บไว้โดยไม่ได้เก็บเป็นเวลาหลายสัปดาห์

ช่องว่างนี้ยังส่งผลเสียต่อการตลาดของคุณด้วย ลูกค้าที่เข้าร่วมคลาสเรียนออนไลน์สี่ครั้ง แต่ระบบบันทึกว่าไม่เคยเข้าร่วมเลย จะมองอีเมลอัตโนมัติของคุณเหมือนสมาชิกที่กำลังจะเลิกใช้บริการ ดังนั้นระบบของคุณจึงส่งแคมเปญดึงลูกค้ากลับมาหาคนที่เข้าร่วมอย่างสม่ำเสมอมาตลอด เธอจะรู้สึกสับสน และสมาชิกที่ได้รับอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องก็จะเรียนรู้ที่จะเพิกเฉยต่ออีเมลเหล่านั้นทั้งหมด

ช่องว่างด้านการเข้าเรียนนั้นมีค่าใช้จ่ายจริงเท่าไหร่

ต้นทุนที่เห็นได้ชัดคือรายได้ที่รั่วไหล ทุกคลาสเรียนออนไลน์ที่ไม่ลดจำนวนสมาชิกในแพ็กเกจ เท่ากับว่าลูกค้าได้เรียนฟรี และเมื่อรวมกับคลาสเรียนแบบผสมผสานตลอดทั้งเดือนแล้ว นั่นก็คือเงินจำนวนหนึ่งที่สูญเสียไป

ต้นทุนที่มองไม่เห็นได้ชัดเจนอีกอย่างคือ ความไว้วางใจ ทั้งสองฝ่าย รายงานของคุณจะไม่สะท้อนความเป็นจริงอีกต่อไป ทำให้คุณไม่สามารถตัดสินใจได้อย่างมั่นใจว่าควรคงคลาสใดไว้ในตารางเรียน และสมาชิกของคุณจะสังเกตเห็นเมื่อจำนวนครั้งที่เหลืออยู่ในการเข้าใช้บริการไม่ตรงกับที่พวกเขาจำได้ ซึ่งทำให้การตรวจสอบที่เคาน์เตอร์ต้อนรับกลายเป็นการเจรจาที่น่าอึดอัด ข้อมูลการเข้าเรียนที่ไม่ถูกต้องไม่ใช่ปัญหาเรื่องความเรียบร้อย แต่เป็นปัญหาเรื่องรายได้และปัญหาเรื่องความสัมพันธ์

วิธีการทำงานเมื่อการเรียกชื่อเริ่มขึ้นแล้ว

ZoomConnect มอบลิงก์เข้าร่วมที่ไม่ซ้ำกันให้กับลูกค้าทุกคนที่จองคลาสเรียนผ่าน Mindbody เมื่อลูกค้าเข้าร่วมคลาส ระบบจะทราบได้ทันทีว่าเป็นใคร เพราะลิงก์นั้นระบุตัวตนของลูกค้าอยู่แล้ว หลังจากคลาสเรียนเสร็จสิ้น ZoomConnect จะทำเครื่องหมายว่าลูกค้าคนนั้นเข้าร่วมคลาสใน Mindbody โดยอัตโนมัติ และนับถอยหลังจำนวนครั้งที่ลูกค้าคนนั้นอยู่ในกลุ่ม กระบวนการนี้จะครบวงจรโดยอัตโนมัติในทุกคลาสเรียน โดยไม่ต้องให้ผู้สอนดำเนินการใดๆ

เนื่องจากลิงก์แต่ละลิงก์เป็นของบุคคลเพียงคนเดียว ระบบจึงป้องกันไม่ให้ลูกค้าคนหนึ่งส่งต่อลิงก์ของตนให้เพื่อนได้ ลิงก์ใช้งานได้บนอุปกรณ์เพียงเครื่องเดียวในแต่ละครั้ง หากเธอเข้าร่วมจากโทรศัพท์มือถือ และมีคนอื่นพยายามใช้ลิงก์เดียวกันบนแล็ปท็อป การพยายามครั้งที่สองจะถูกปฏิเสธ รายได้จากคลาสเรียนออนไลน์ของคุณจึงได้รับการปกป้องโดยที่ผู้สอนไม่ต้องคอยตรวจสอบ

การจัดการกับผู้ที่มาสายจะใช้กฎที่คุณกำหนด ไม่ใช่การตัดสินใจของครูผู้สอนในขณะนั้น ลูกค้าที่เข้าร่วมหลังจากคลาส 60 นาทีผ่านไป 12 นาที อาจยังนับว่ามาเรียน ส่วนคนที่เข้าร่วมในช่วง 5 นาทีสุดท้าย อาจไม่ควรนับ คุณกำหนดเกณฑ์เพียงครั้งเดียวต่อประเภทคลาส และจะใช้กับทุกคลาสอย่างสม่ำเสมอ

ระบบจะจัดการกับการยกเลิกด้วยเช่นกัน หากลูกค้าคนหนึ่งยกเลิกการเรียนก่อนเวลาไม่นาน ลิงก์ของเธอจะใช้งานไม่ได้ และลูกค้าอีกคนที่อยู่ในรายชื่อรอจะได้รับลิงก์แทน จากนั้นการตรวจสอบรายชื่อจะตรงกับผู้ที่เข้าร่วมเรียนจริง ไม่ใช่ผู้ที่จองไว้แต่แรก ซึ่งเป็นสาเหตุหลักของปัญหาในการตรวจสอบความถูกต้อง

การตั้งค่า

ขั้นตอนการติดตั้งนั้นสั้นมาก:

1. เปิดใช้งานฟีเจอร์ลิงก์เฉพาะใน ZoomConnect โดยค่าเริ่มต้น ลิงก์แต่ละลิงก์จะใช้งานได้บนอุปกรณ์เพียงเครื่องเดียว
2. จัดการเรียนการสอนแบบผสมผสานตามปกติ ลูกค้าที่เรียนในสตูดิโอเช็คอินผ่าน iPad ส่วนลูกค้าที่เรียนออนไลน์คลิกลิงก์ในอีเมลแจ้งเตือน
3. หลังเลิกเรียน ZoomConnect จะทำเครื่องหมายผู้เข้าร่วมเสมือนจริงทุกคนที่เข้าร่วมใน Mindbody และนับถอยหลังจำนวนแพ็กของแต่ละคน
4. กำหนดเกณฑ์การเข้าร่วมสำหรับแต่ละประเภทคลาส โดยค่าเริ่มต้นจะนับว่าลูกค้าเข้าร่วมหากเข้าร่วมภายใน 20 นาทีแรกและอยู่อย่างน้อย 15 นาที คลาสเรียนด่วน 30 นาทีอาจต้องการกฎที่เข้มงวดกว่า ในขณะที่เวิร์กช็อป 90 นาทีอาจต้องการกฎที่ยืดหยุ่นกว่า
5. ตรวจสอบรายงานของสัปดาห์แรกเทียบกับบันทึกที่จัดทำด้วยตนเอง และปรับเกณฑ์หากจำเป็น

หลังจากนั้น รายงานสิ้นเดือนก็ตรงกับความเป็นจริง เพราะมันตรงกันมาโดยตลอด

ตัวอย่างกรณีศึกษาจากโลกแห่งความเป็นจริง

การเชื่อมต่อหลุด: สัญญาณ WiFi ของลูกค้าขาดหาย และเธอเชื่อมต่อใหม่จากโทรศัพท์ ระบบจะจดจำว่าเป็นบุคคลเดียวกันและนับการเข้างานของเธอเพียงครั้งเดียว โดยไม่ทำให้การเข้างานของเธอผิดเพี้ยนหรือนับซ้ำ

การรับชมร่วมกันในครัวเรือน: หากมีสองคนรับชมจากการจองแบบชำระเงินเดียวกัน จำนวนการเข้าชมจะนับตามผู้ที่ชำระเงิน หากคุณต้องการอนุญาตให้รับชมเป็นคู่ในครัวเรือนเดียวกันโดยมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมเล็กน้อย สามารถตั้งค่าได้

การยกเลิกในนาทีสุดท้าย: การยกเลิกภายในช่วงเวลาที่กำหนดจะถูกบันทึกเป็นการยกเลิกในนาทีสุดท้าย ไม่ใช่การไม่มาตามนัด และไม่ใช่การเข้าร่วม ดังนั้นรายงานและค่าธรรมเนียมการยกเลิกในนาทีสุดท้ายของคุณจึงยังคงถูกต้องแม่นยำ

ตัวเลขอาจออกมาเป็นอย่างไร

ลองพิจารณาตัวอย่างประกอบ: สตูดิโอพิลาทิสแบบผสมผสานสมมุติฐานที่เปิดสอนคลาสแบบผสมผสาน 22 คลาสต่อสัปดาห์ โดยมีผู้เข้าร่วมประมาณ 40 เปอร์เซ็นต์เป็นแบบออนไลน์

• อัตราการเข้าร่วมกิจกรรมออนไลน์เพิ่มขึ้นจากประมาณ 78 เปอร์เซ็นต์ เป็นประมาณ 99 เปอร์เซ็นต์
• รายได้จากแพ็กเกจที่กู้คืนได้ ซึ่งหมายถึงการเข้าชมเว็บไซต์แต่ไม่ได้มีการนับจำนวนครั้ง มีมูลค่าประมาณ 1,400 ดอลลาร์ในเดือนแรก จากนั้นจะคงที่อยู่ที่ระดับศูนย์ในเดือนต่อๆ ไป
• เวลาที่เจ้าของใช้ในการตรวจสอบการเข้างานสิ้นเดือนลดลงเหลือศูนย์

มีข้อดีอย่างหนึ่งที่ควรกล่าวถึงสำหรับสมาชิก นั่นคือ สมาชิกมั่นใจได้ว่าการเข้าใช้บริการของพวกเขาจะถูกนับอย่างถูกต้อง เพราะบันทึกของสตูดิโอตรงกับสิ่งที่พวกเขาจำได้ การสนทนาเรื่อง "ฉันเหลือจำนวนครั้งในการเข้าใช้บริการอีกกี่ครั้ง" จึงไม่ใช่การเจรจาต่อรองอีกต่อไป แต่เป็นการยืนยันอย่างง่ายๆ ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่าง ไม่ใช่ผลลัพธ์จริงของลูกค้า

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญต่อผลกำไรของคุณ

• รายได้ที่รั่วไหลจากแพ็กเกจที่ไม่เคยลดลงนั้นจะมองไม่เห็นจนกว่าคุณจะไปตรวจสอบดู สตูดิโอแบบไฮบริดส่วนใหญ่กำลังสูญเสียรายได้โดยไม่รู้ว่ามากแค่ไหน
• การจำกัดให้ใช้เพียงอุปกรณ์เดียวต่อลิงก์ ไม่ได้เป็นการลงโทษสมาชิก แต่เป็นข้อกำหนดขั้นพื้นฐานเพื่อปกป้องรายได้ที่คลาสเรียนออนไลน์ของคุณควรจะนำมาให้
• ข้อมูลการเข้าร่วมที่แม่นยำนำไปสู่การตลาดที่แม่นยำ เมื่อบันทึกของคุณสะท้อนความเป็นจริง อีเมลเพื่อดึงสมาชิกกลับมาจะเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่ถูกต้อง และสมาชิกของคุณจะยังคงไว้วางใจในข้อความของคุณต่อไป

ลองดูสิ

อยากรู้ว่าระบบนี้ใช้ได้ผลอย่างไรกับชั้นเรียนแบบผสมผสานของคุณ? ดูหน้าแอป API.