Cliniko และ HubSpot: การรายงานข้อมูลผู้ปฏิบัติงานและสถานที่ตั้งสำหรับคลินิกสหวิชาชีพ

เมื่อคลินิกมีผู้ปฏิบัติงานมากกว่าสิบคนในหลายสาขา คำตอบของคำถามที่ว่า “ใครเป็นผู้ปฏิบัติงาน” จะไม่ใช่เรื่องที่สามารถคาดเดาได้ด้วยตาเปล่าอีกต่อไป ผู้จัดการคลินิกถามคำถามเดียวกันนี้ทุกสัปดาห์ ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการถามทุกเดือน และคณะกรรมการบริหารถามทุกไตรมาส และคำตอบนั้นไม่ควรต้องสร้างตารางข้อมูลใหม่ทุกครั้ง

ลองพิจารณาตัวอย่าง: Harbourview Allied Health Collective ซึ่งเป็นสถานพยาบาลสมมติที่มี 4 สาขา และผู้เชี่ยวชาญ 22 คน ในสาขากายภาพบำบัด กิจกรรมบำบัด โภชนาการ และสรีรวิทยาการออกกำลังกาย ผู้จัดการสถานพยาบาลไม่สามารถตอบคำถามข้ามสาขาได้อย่างง่ายดาย เช่น นักกายภาพบำบัดส่งต่อผู้ป่วยร่วมกันให้นักโภชนาการกี่รายในหนึ่งเดือน? ผู้เชี่ยวชาญคนไหนมีอัตราการจองซ้ำสูงที่สุด? ตารางนัดหมายของสาขาใดที่ทำให้ค่าเฉลี่ยของเครือข่ายลดลง? แต่ละคำถามจำเป็นต้องมีการส่งออกข้อมูลใหม่ การปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ใหม่ และการจับคู่ผู้ป่วยใหม่ทั้งหมดด้วยตนเอง

คำถามที่คลินิกสหวิชาชีพต้องการคำตอบอย่างแท้จริง

คลินิกที่มีแพทย์ 22 คน ดำเนินงานเหมือนเครือข่ายขนาดเล็ก ไม่ใช่คลินิกเดียว ผู้บริหารต้องการคำตอบเช่น:

• ผู้ปฏิบัติงานกลุ่มใดบ้างที่ทำงานเต็มศักยภาพ และกลุ่มใดบ้างที่ทำงานต่ำกว่าศักยภาพมาก?
• การจับคู่ระหว่างสาขาวิชาใดที่ก่อให้เกิดการส่งต่อภายในองค์กรมากที่สุด (กายภาพบำบัดกับนักโภชนาการ, กิจกรรมบำบัดกับนักสรีรวิทยาการออกกำลังกาย)?
• สถานที่ใดสร้างมูลค่าตลอดอายุการใช้งานต่อผู้ป่วยรายใหม่ได้มากที่สุด และเพราะเหตุใด?
• ผู้เชี่ยวชาญคนไหนเก่งที่สุดในการเปลี่ยนการประเมินเบื้องต้นให้เป็นแผนการดูแลต่อเนื่อง?

ข้อมูลเหล่านี้ไม่สามารถแสดงผลได้ในรูปแบบไฟล์สเปรดชีตธรรมดา จำเป็นต้องเชื่อมโยงข้อมูลผู้ป่วย การนัดหมาย แพทย์ สถานที่ และแผนการดูแลทั้งหมดเข้าด้วยกัน เพื่อให้คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างอิสระ

กระบวนการรายงานด้วยตนเองมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่?

รายงานสำเร็จรูปของ Cliniko ตอบคำถามพื้นฐานได้ เช่น รายได้ต่อแพทย์ จำนวนนัดหมายต่อวัน แต่ไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการรายงานข้ามสาขาวิชาชีพได้ เครื่องมือรายงานที่ใช้ข้อมูลจากการส่งออกที่ล้าสมัยจะสูญเสียการเชื่อมโยงการส่งต่อผู้ป่วย และจำเป็นต้องมีนักวิเคราะห์คอยดูแลให้ใช้งานได้ การใช้สเปรดชีตแบบคัดลอกวางนั้นใช้ได้ดีกับแพทย์ 6 คน แต่เป็นไปไม่ได้เลยกับแพทย์ 22 คน ดังนั้นผู้จัดการคลินิกจึงต้องสร้างรายงานใหม่ด้วยมืออยู่เรื่อยๆ COO ต้องรอคำตอบเป็นวันๆ และการตัดสินใจก็เกิดขึ้นจากข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน

ระบบรายงานอัตโนมัติทำงานอย่างไร

เมื่อ CRMConnect เชื่อมต่อ Cliniko กับ HubSpot ข้อมูลการนัดหมาย ผู้ป่วย ใบแจ้งหนี้ แพทย์ สถานที่ และแผนการดูแลทั้งหมดของคุณจะกลายเป็นส่วนประกอบสำคัญในการสร้างรายงาน ซึ่งจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งรักษาความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลเหล่านั้นไว้ การนัดหมายแต่ละครั้งจะมีข้อมูลแพทย์และสถานที่อยู่แล้ว คุณจึงสามารถแยกรายงานตามข้อมูลใดข้อมูลหนึ่งได้โดยไม่ต้องทำงานเพิ่มเติม และเนื่องจากบันทึกผู้ป่วยเชื่อมต่อกันทั่วทั้งเครือข่าย คุณจึงสามารถติดตามการส่งต่อผู้ป่วยได้แม้ว่าผู้ป่วยจะไปพบแพทย์หลายคนในหลายสาขา

นี่คือรายงานที่คุณสามารถเชื่อถือได้:

ผลการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงาน สำหรับแพทย์แต่ละท่าน: จำนวนผู้มาตามนัดในช่วง 30 วันที่ผ่านมา อัตราการไม่มาตามนัด อัตราการจองใหม่ (สัดส่วนของผู้มาตามนัดที่นำไปสู่การจองใหม่ภายใน 28 วัน) และมูลค่าเฉลี่ยของการนัดหมาย

ประสิทธิภาพด้านสถานที่ตั้ง สำหรับแต่ละสถานที่: ดูว่าตารางนัดหมายเต็มมากน้อยเพียงใดเมื่อเทียบกับจำนวนชั่วโมงที่แพทย์พร้อมให้บริการ จำนวนผู้ป่วยใหม่ที่เพิ่มขึ้นในช่วงเวลาดังกล่าว และมูลค่าเฉลี่ยตลอดอายุการใช้งานของผู้ป่วยในสถานที่นั้นๆ

การส่งต่อภายในองค์กร ระบุผู้ป่วยที่มีนัดหมายกับผู้เชี่ยวชาญมากกว่าหนึ่งสาขา และจัดกลุ่มตามแหล่งที่มาของการส่งต่อและปลายทางที่ส่งต่อ รายงานนี้จะบอกคุณว่ารูปแบบการทำงานแบบสหสาขาวิชาชีพของคุณนั้นเป็นแบบสหสาขาวิชาชีพอย่างแท้จริง หรือเป็นเพียงการปฏิบัติงานเดี่ยวๆ ที่ใช้สถานที่ร่วมกัน

การเข้าถึงถูกจำกัดตามสถานที่ตั้ง ผู้จัดการคลินิกแต่ละคนจะดูแลเฉพาะผู้ป่วยและกิจกรรมของตนเอง ในขณะที่ COO จะดูแลเครือข่ายทั้งหมด การระบุสถานที่ในทุกการนัดหมายเป็นสิ่งที่ทำให้การแบ่งแยกนี้ชัดเจนและบังคับใช้ได้

สิ่งที่คุณมักจะค้นพบ

คลินิกที่มีลักษณะคล้ายกับ Harbourview มักจะพบว่าภายในเดือนแรก มีผู้ปฏิบัติงานสองหรือสามคนทำงานเต็มกำลัง 95 เปอร์เซ็นต์ ในขณะที่อีกสองคนทำงานต่ำกว่า 55 เปอร์เซ็นต์ และสาขาหนึ่งรับผิดชอบการส่งต่อผู้ป่วยภายในจากนักกายภาพบำบัดไปยังนักโภชนาการถึง 80 เปอร์เซ็นต์ ในขณะที่อีกสามสาขาแทบไม่มีการส่งต่อเลย และสาขาที่มีมูลค่าตลอดอายุการใช้งานสูงสุดไม่ใช่สาขาที่ใช้จ่ายด้านการตลาดมากที่สุด แต่ละประเด็นเหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่ต้องตัดสินใจ รายงานต่างๆ จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการไม่ต้องขอ "สเปรดชีต" อีกต่อไป และการรายงานต่อคณะกรรมการประจำไตรมาสใช้เวลาเพียง 20 นาที แทนที่จะเป็นสองวัน

วิธีการใช้รายงานของผู้ปฏิบัติงานอย่างเป็นธรรม

ตัวเลขผู้ประกอบวิชาชีพเป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการ ไม่ใช่ตัวชี้วัดความสำเร็จสาธารณะ มีข้อควรระวังสองประการที่ควรกล่าวถึง:

• อย่านำปริมาณการนัดหมายไปจัดอันดับในแชทของเจ้าหน้าที่ เพราะแต่ละสาขาวิชาชีพมีระยะเวลาการนัดหมายและความซับซ้อนของเคสที่แตกต่างกัน การประเมินทางกายภาพบำบัดบริเวณอุ้งเชิงกราน 75 นาที ไม่เหมือนกับการติดตามผล 20 นาที
• อย่าใส่รายละเอียดทางคลินิก (บันทึกเคส การวินิจฉัย รายละเอียดการรักษา) ลงในแดชบอร์ดการจัดการ โครงสร้างแผนการดูแล เช่น ขีดจำกัดของเซสชั่นและเป้าหมายสำคัญ สามารถใช้งานได้และรายงานได้อย่างถูกต้อง คำบรรยายทางคลินิกควรอยู่ใน Cliniko

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญสำหรับคลินิกของคุณ

เมื่อคุณมีผู้เชี่ยวชาญหลายสิบคน การใช้สัญชาตญาณอาจไม่เพียงพออีกต่อไป และรายงานที่เขียนด้วยมือก็จะไม่รวดเร็วพอ การรายงานข้อมูลแบบเรียลไทม์จากผู้เชี่ยวชาญ สถานที่ และการส่งต่อภายใน จะเปลี่ยนคำถามที่ว่า “ใครทำงานได้ดี” ให้กลายเป็นคำถามที่คุณสามารถตอบได้ในไม่กี่วินาที ด้วยตัวเลขจริง ทุกครั้งที่มีคนถาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายงานการส่งต่อภายใน เป็นรายงานที่คลินิกสหวิชาชีพส่วนใหญ่ไม่เคยจัดทำ และเป็นรายงานที่จะบอกคุณว่าโมเดลของคุณได้ผลจริงหรือไม่

อยากเห็นการใช้งาน CRMConnect Cliniko กับ HubSpot จริง ๆ ไหม? ดูหน้าแอป API.