Cliniko และ HubSpot: การคาดการณ์รายได้ที่คลินิกเวชศาสตร์การกีฬาเชื่อถือได้

ในคลินิกที่กำลังเติบโตทุกแห่ง ย่อมมีช่วงเวลาหนึ่งที่ตารางพยากรณ์ในเช้าวันจันทร์หยุดเป็นเครื่องมือและกลายเป็นภาระ เจ้าของหรือหัวหน้าฝ่ายการเงินต้องสร้างตารางใหม่ด้วยมือเอง แพทย์ไม่สอดคล้องกับข้อมูลที่ได้ ผู้บริหารโต้เถียงกันเรื่องตัวเลขที่ผิดพลาดเพราะตัวเลขที่ถูกต้องนั้นล้าสมัยไปแล้วสี่วัน การตัดสินใจจึงเกิดขึ้นจากสัญชาตญาณ

ลองพิจารณาตัวอย่างประกอบ สมมติว่า Northpoint Sports Medicine เป็นคลินิกขนาดใหญ่แห่งเดียวที่มีแพทย์ 8 คน และมีรายได้ต่อปีประมาณ 2.4 ล้านดอลลาร์ การเรียกเก็บเงินเกิดขึ้นใน Cliniko ส่วนการคาดการณ์และแดชบอร์ดอยู่ใน HubSpot ทุกวันจันทร์ หัวหน้าฝ่ายการเงินจะส่งออกข้อมูลทั้งสองระบบ นำมารวมกันในสเปรดชีต สร้างมุมมอง 30/60/90 วัน แล้วส่งอีเมลไป แต่พอถึงวันพุธ ตัวเลขก็ผิดพลาด และพอถึงวันศุกร์ก็ไม่มีใครเชื่อถือตัวเลขเหล่านั้นอีกต่อไป

เหตุใดวิธีการแก้ไขแบบเดิมจึงไม่ได้ผล

คำแนะนำมาตรฐานในสถานการณ์เช่นนี้คือการใช้ซอฟต์แวร์บัญชี เช่น Xero หรือ QuickBooks คั่นระหว่าง Cliniko และ HubSpot แล้วสร้างการคาดการณ์ขึ้นมา วิธีนี้ใช้ได้ผลสำหรับการเสียภาษี แต่ใช้ไม่ได้ผลสำหรับการวางแผนธุรกิจ เพราะบัญชีจะบันทึกเฉพาะสิ่งที่ออกใบแจ้งหนี้หรือเก็บเงินไปแล้ว ไม่ใช่สิ่งที่วางแผนไว้ กว่ารายได้จะเข้าสู่ระบบบัญชี โอกาสที่จะทำอะไรกับมันก็ผ่านไปแล้ว

อีกแนวทางที่นิยมใช้คือการสร้างแดชบอร์ดรายงานแยกต่างหากจากข้อมูลของ Cliniko วิธีนี้ทำให้ผู้บริหารได้เห็นแผนภูมิที่สวยงาม แต่ไม่มีที่ให้ลงมือทำ HubSpot คือที่ที่กิจกรรมของผู้ป่วย การตลาด และช่องทางการขายของคุณอยู่จริง ๆ การแยกการคาดการณ์ออกไปใช้ระบบที่สองจะสร้างชุดตัวเลขสองชุดที่ไม่มีใครไว้วางใจได้อย่างเต็มที่

วิธีการทำงานเมื่อ Cliniko และ HubSpot ทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัว

CRMConnect Cliniko เชื่อมต่อกับ HubSpot ช่วยให้การนัดหมายและใบแจ้งหนี้ของคุณสอดคล้องกับ HubSpot โดยอัตโนมัติ ในรูปแบบสองส่วนที่แยกจากกัน การนัดหมายเป็นตัวชี้วัดล่วงหน้า: แสดงให้เห็นถึงรายได้ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ใบแจ้งหนี้คือรายได้ที่ได้รับการยืนยัน: แสดงให้เห็นถึงจำนวนเงินที่เรียกเก็บ ชำระ หรือตัดจำหน่าย เมื่อรวมทั้งสองเข้าด้วยกัน คุณจะได้รับการคาดการณ์ 30/60/90 วันที่แท้จริง ซึ่งจะอัปเดตทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงใน Cliniko ไม่ใช่ทุกครั้งที่มีคนเปิดสเปรดชีต

นี่คือสิ่งที่คุณจะได้รับ:

• ใบแจ้งหนี้ของ Cliniko ทุกใบจะปรากฏใน HubSpot พร้อมวันที่ออก สถานะ จำนวนเงินสุทธิ ภาษี ยอดรวม ส่วนลด (ถ้ามี) และชื่อผู้ป่วย ทำให้รายได้ที่ได้รับการยืนยันนั้นเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
• การนัดหมายทุกครั้งใน Cliniko จะแสดงวันที่ แพทย์ผู้ทำการรักษา สถานที่ตั้งคลินิก ประเภทการรักษา และมูลค่าที่คาดหวัง เพื่อให้คุณสามารถดูรายได้จากการจองที่เพิ่มขึ้นบนปฏิทินได้
• รายละเอียดแผนการดูแลของผู้ป่วยแต่ละราย เช่น ขีดจำกัดของจำนวนครั้งในการเข้ารับการรักษา และความจุที่เหลืออยู่ ก็สามารถมองเห็นได้เช่นกัน ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้การคาดการณ์นับซ้ำผู้ป่วยที่แผนประกันของตนกำลังจะหมดอายุ

จากนั้น การคาดการณ์ 30/60/90 จะเป็นผลรวมของสามสิ่ง ได้แก่ รายได้ที่ชำระแล้วในงวดนั้น รายได้ที่ออกใบแจ้งหนี้และรอการชำระในงวดนั้น และจำนวนนัดหมายที่จองไว้ในงวดนั้น โดยปรับตามอัตราการมาถึงจนถึงการเรียกเก็บเงินในอดีตของคุณ คุณสามารถแยกย่อยตามผู้ให้บริการและตามประเภทบริการ การประเมินเบื้องต้น การติดตามผล กลุ่มการรักษา การเข้าพบแบบแพ็กเกจ และดูการเปลี่ยนแปลงเทียบกับการคาดการณ์ในแต่ละสัปดาห์ และเนื่องจากบันทึกของผู้ป่วยแต่ละรายมีแคมเปญที่นำพวกเขาเข้ามา คุณจึงสามารถสร้างรายงานผลตอบแทนทางการตลาดที่แท้จริงได้ในที่สุด นั่นคือ ค่าใช้จ่ายโฆษณาเข้า รายได้ที่เรียกเก็บออก

ตัวเลขเหล่านั้นมักจะมีลักษณะอย่างไร

โดยทั่วไปแล้ว คลินิกที่มีลักษณะคล้ายกับนอร์ธพอยต์จะเห็นความแม่นยำในการพยากรณ์ดีขึ้นจากระดับพื้นฐานในสเปรดชีตที่ 75-80 เปอร์เซ็นต์ ไปเป็นระดับ 90 ต้นๆ เมื่อมีการนัดหมายและใบแจ้งหนี้เข้ามา ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่าง แต่รูปแบบนี้ยังคงใช้ได้อยู่

สิ่งที่สำคัญกว่าความแม่นยำคือจังหวะเวลา การคาดการณ์จะอัปเดตตลอดทั้งสัปดาห์ ทำให้ผู้บริหารไม่ต้องมาถกเถียงเรื่องตัวเลขของวันจันทร์ที่แล้วอีกต่อไป และเริ่มลงมือทำในเช้าวันพฤหัสบดี หัวหน้าฝ่ายการเงินจะได้เวลาคืนมาสี่ถึงหกชั่วโมงต่อสัปดาห์ ซึ่งก่อนหน้านี้เคยใช้ไปกับการสร้างระบบใหม่ด้วยตนเอง และการสนทนาเกี่ยวกับการตลาดก็ใช้รายได้ที่เรียกเก็บจริงเป็นตัววัดผล แทนที่จะใช้จำนวนการกรอกแบบฟอร์ม

แพ็คเกจการดูแลต่อเนื่องโดยไม่ต้องนับซ้ำ

เวชศาสตร์การกีฬาจำหน่ายแพ็กเกจแบบหลายครั้งจำนวนมาก เช่น แพ็กเกจการรักษา 6 ครั้ง โปรแกรมฟื้นฟูร่างกายหลังเล่นกีฬา 12 สัปดาห์ หรือโปรแกรมฟื้นฟูหลังผ่าตัด เนื่องจากรายละเอียดแผนการดูแลของผู้ป่วยแต่ละราย รวมถึงจำนวนครั้งในการรักษาและกำลังการรักษาที่เหลืออยู่ สามารถมองเห็นได้ใน HubSpot การคาดการณ์จึงสามารถรับรู้รายได้จากแพ็กเกจเมื่อมีการเรียกเก็บเงินจริง ซึ่งโดยปกติจะเรียกเก็บล่วงหน้า และหลีกเลี่ยงการคาดการณ์รายได้จากการรักษาในอนาคตที่ได้รับการชำระเงินไปแล้ว หากไม่มีข้อมูลแผนการดูแลที่ชัดเจน ผู้ป่วยที่ซื้อแพ็กเกจมักจะถูกนับสองครั้ง ครั้งแรกตอนขาย และอีกครั้งทุกครั้งที่มีการจองการรักษา

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญต่อการปฏิบัติงานของคุณ

การพยากรณ์ที่น่าเชื่อถือเกิดจากการรวมกันของสองสิ่ง: การนัดหมายที่จองไว้เป็นตัวบ่งชี้หลัก และใบแจ้งหนี้เป็นรายได้ที่ยืนยันแล้ว โดยมีศักยภาพในการดูแลผู้ป่วยแต่ละรายเป็นตัวตรวจสอบความถูกต้อง ทำให้ทั้งสามอย่างนี้ดำเนินไปได้ด้วยดีก่อนที่จะกังวลเรื่องแดชบอร์ด

โปรแกรมสเปรดชีตไม่ได้ช้าเพราะโปรแกรมสเปรดชีตไม่ดี แต่ช้าเพราะต้องมีคนคอยอัปเดตข้อมูล หากย้ายการอัปเดตนั้นไปไว้ในระบบการเชื่อมต่อ ข้อมูลที่ต้องอัปเดตทุกวันจันทร์ก็จะหายไป และการพูดคุยเรื่องผลตอบแทนทางการตลาดจะจริงจังก็ต่อเมื่อวัดผลจากรายได้ที่เรียกเก็บ ไม่ใช่จำนวนการกรอกแบบฟอร์ม

อยากเห็นการใช้งาน CRMConnect Cliniko กับ HubSpot จริง ๆ ไหม? ดูหน้าแอป API.