Cliniko ve HubSpot Randevu Hatırlatıcıları ile Kiropraktör Randevularına Gelmeme Sorununu Azaltın

%14'lük "Gelmedi" oranı, resepsiyon disiplin sorunu gibi görünebilir. Ancak genellikle öyle değildir. Ekibiniz yalnızca hatırladıklarında hatırlatma gönderiyorsa ve yalnızca randevuları boş olduğunda gelmeyen hastaları arıyorsa, asıl sorun hiçbir şeyin otomatik olarak gerçekleşmemesidir. Bunu bir disiplin sorunu olarak ele alırsanız, daha fazla hatırlatma yazılımı satın alacak, daha fazla personel toplantısı yapacak ve %14'lük oranda sonsuza dek kalacaksınız.

Örnek olarak, varsayımsal olarak 2 şubesi ve 6 kiropraktörü olan Cedar Park Kiropraktik Kliniği'ni ele alalım. Resepsiyon, müsait olduklarında manuel olarak hatırlatma mesajları gönderiyor. Randevularını aksatan hastalara yapılan hatırlatma aramaları ise ancak randevu takvimi sakin olduğunda gerçekleşiyor; bu da tam olarak yanlış zaman, çünkü randevu takvimi sakin çünkü hastalar tekrar randevu almıyor. Randevuya gelmeme oranı %14'te kalıyor ve bu seviyede kalmaya devam ediyor.

Manuel hatırlatıcıların size gerçekte maliyeti nedir?

Bir resepsiyon görevlisinin hastaları telefonla araması, bir kliniğin uygulayabileceği en pahalı hatırlatma yöntemidir. Her şeyi hesaba kattığınızda, bir resepsiyon görevlisinin saatlik ücreti 20 ila 30 dolar arasındadır ve bu saatte 25 hastaya ulaşabilir, bunların yarısı da sesli mesaja düşer. Bu, otomatik olarak çok daha düşük bir maliyetle yapılabilecek bir iş için, yapılan her iletişim girişimi için 2 dolardan fazla bir maliyet anlamına gelir.

Bağımsız hatırlatma uygulamaları daha ucuz ama etkisiz. Belirli bir programa göre (24 saat önce, 2 saat önce) mesaj gönderiyorlar ve yaklaşan randevunun türü, uygulayıcının kim olduğu veya hastanın daha önce randevusunu kaçırıp kaçırmadığı hakkında hiçbir fikirleri yok. Yeni bir hastaya bir mesaj, bakım planının dördüncü ziyaretinde olan birine ise farklı bir mesaj gönderemezler. Ve bir hasta gerçekten randevusuna gelmediğinde anında iletişime geçemezler, çünkü bunun gerçekleştiğini asla görmezler.

Sürekli açık hatırlatma sistemi nasıl çalışır?

CRMConnect, Cliniko'yu HubSpot'a bağladığında, canlı randevu takviminiz her hatırlatma ve geri çağırma mesajının arkasındaki motor haline gelir. Hastanın bir sonraki randevu tarihi, saati, doktoru ve randevu türü otomatik olarak pazarlama kaydına aktarılır. Cliniko'da bir randevunun durumu değiştiğinde (rezervasyon yapıldı, geldi, gelmedi, iptal edildi), bu değişiklik anında yansıtılır. Hatırlatmalarınız her zaman gerçek takvime göre çalışır, asla bir gün öncesine ait bir kopyaya göre değil ve kimsenin ayrı bir listeyi senkronize etmesine gerek kalmaz.

İşte bu sayede mümkün olanlar ve resepsiyon görevlilerinin gördüğü şeyler.

Randevu öncesi hatırlatma mesajları gerçekten kişiye özelmiş gibi geliyor. Randevusu olan her hastaya şu adımlar izlenir: 48 saat kala, kiropraktörün adı ve ziyaret türüyle ilgili bir SMS; 24 saat kala, tek tıkla onay bağlantısı içeren bir onay e-postası; 2 saat kala ise son bir SMS. Resepsiyon hiçbir şey yapmaz. Sadece gelen onay mesajlarını kontrol ederler.

Aynı gün içinde gelmeme durumunda tazminat alma. Cliniko bir randevuyu "gelmedi" olarak işaretlediği anda iki şey otomatik olarak gerçekleşir. Hastaya sıcak ve baskı yaratmayan bir mesaj gönderilir ("Bugün gelmediğinizi fark ettik, yeni bir zaman bulmamızı ister misiniz?"), ve resepsiyona birkaç saat içinde takip etmesi için bir görev verilir. Hasta yeniden randevu almazsa, önümüzdeki hafta boyunca kısa bir dizi takip e-postası gönderilir.

Uzlaşmayı bırakmış hastalar için nazik bir teşvik. Bir hasta 45 gündür gelmemişse ve randevusu yoksa, otomatik olarak iki dokunuşla yeniden randevu alma daveti alır ve bu davet, Cliniko çevrimiçi randevu sayfanıza doğrudan bir bağlantı içerir. Kimsenin onları bulmak için rapor çalıştırmasına gerek yoktur.

Sağlık güvencesi altındaki hastalar pazarlama mesajlarından uzak tutulur. Cliniko'da bekleme veya hassas vaka durumuyla işaretlenmiş hastalar, bu otomatik sıralamaların dışında tutulur. Cliniko'da önceden ayarladığınız işaret, işi halleder.

Bu durum gelir açısından nasıl görünüyor?

Cedar Park'ın profiline uyan örnek bir uygulamada, bir klinik genellikle sadece hatırlatma dizisiyle ilk çeyrekte randevuya gelmeme oranını %14'ten %7-9'a düşürüyor. 45 günden fazla süredir gelmeyen hastalara yapılan hatırlatma, genellikle %12-18 oranında geri dönüş sağlıyor. Ortalama 90 dolarlık bir ziyaret ücreti ve ayda 200 gelmeyen hasta düşünüldüğünde, bu gerçek bir gelir kazanımı anlamına geliyor. Hatırlatma mesajları ve geri çağırma aramalarına harcanan ön büro süresi, her lokasyon için haftada 6-10 saat azalıyor. Bunların hiçbiri yeni bir personel alımı gerektirmiyor. Her zaman programda ne olduğunu bilen bir sisteme ihtiyaç var.

Sınırı nerede çizmeli: idari ve klinik uygulamalar

Burada açıklanan hatırlatmalar ve geri çağırmalar idari niteliktedir. Klinik bakım değildir ve bu konuda net bir çizgi vardır. Klinik ilişkiye dokunan her şey, otomatik bir mesaj yerine uygulayıcıya aittir:

• Akut bir olaydan sonraki takip, genel bir ziyaret sonrası e-posta serisi yerine, doğrudan tedaviyi gerçekleştiren kiropraktör tarafından yapılmalıdır.
• Hastanın şikayetine, teşhisine veya tedavi planına ilişkin ayrıntılar asla pazarlama mesajlarında yer almamalıdır. Bu bilgiler Cliniko'da kalmalıdır.
• Koruma altındaki kategorilerdeki hastalar (iş kazası, trafik kazası vakaları, reşit olmayanlar) otomatik pazarlamadan varsayılan olarak hariç tutulmalı ve yalnızca uygun olduğu durumlarda açıkça onay vermeleri sağlanmalıdır.

Bu, uygulamanız için neden önemlidir?

Randevuya gelmeyen hastalar, ekibinizin disiplinsiz olduğunun bir işareti değildir. Aksine, randevu planlamanızın hatırlatmalarınızı yönlendirmediğinin bir işaretidir. Canlı Cliniko randevularınız hatırlatmaları, randevuya gelmeyen hastaların takibini ve randevularını aksatan hastalarla iletişime geçmeyi otomatik hale getirdiğinde, unutulması kolay olan bu zahmetli görevler her seferinde, her hasta için otomatik olarak gerçekleşir. Resepsiyonunuz zaman kazanır. Randevu planlamanız dolar. Ve rutin idari hatırlatmalar ile her zaman uygulayıcılarınıza ait olması gereken klinik görüşmeler arasında net bir çizgi tutarsınız.

CRMConnect Cliniko'dan HubSpot'a entegrasyonun nasıl çalıştığını görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.