DonorPerfect ve Keap ile Daha Hızlı Çeyreklik Bağış Kurulu Raporları

Bağış yoluyla elde edilen bursların raporlanması, burs fonlamasının en emek yoğun görevidir ve işin neredeyse hiçbiri gerçek bir düşünme gerektirmez. Bir bağış toplama görevlisi, her üç ayda bir iki tam gününü, fonlara göre bağış toplamlarını çekmek, bunları başka bir sistemden gelen katılım verileriyle elle eşleştirmek, her burs için bir tablo biçimlendirmek ve PDF dosyalarını komite başkanlarına e-posta ile göndermekle geçirir. On üç hafta sonra, tüm bunları tekrar yaparlar.

Yönetim kurulunuzun işin zor olmasına ihtiyacı yok. Onların ihtiyacı olan şey rakamların doğru olması. Zor olmasının sebebi basit: Bir sistem insanların ne kadar bağış yaptığını ve hangi fona bağışladığını biliyor, diğer sistem ise ne okuduklarını, ne açtıklarını ve nelere katıldıklarını biliyor. Bu iki veriyi her çeyrekte elle birleştirmek, tüm darboğazı oluşturuyor.

Manuel çeyreklik programın gerçek maliyeti nedir?

Nitelikli personelin yılda dört kez iki gün çalışması, yılda on altı iş gününün kopyala-yapıştırla harcanması anlamına gelir. Bu, bağışçı aramalarına, bağışçı ilişkilerini geliştirmeye veya fonu gerçekten büyüten ilişki çalışmalarına harcanmayan zamandır.

Ayrıca oldukça kırılgan bir sistem. Her rapor elle yeniden oluşturuluyor, bu da her raporda bir rakamı yanlış yazma, bir bağışı yanlış kaydetme veya geçen çeyreğin rakamını bu çeyreğin sayfasına yapıştırma gibi yeni bir şans anlamına geliyor. Bağış yoluyla sağlanan burslar, her raporda doğru şekilde yer alması gereken yasal kısıtlama maddeleri içeriyor. Bir kısıtlamayı yanlış temsil eden bir yönetim raporu bütçe sorunu değil, uyumluluk sorunudur ve bu tür sorunlar kariyerleri sonlandırabilir.

Zamanlama açısından da bir maliyet söz konusu. Vakıf komiteleri genellikle çeyreğin sonuna doğru, son iki haftanın en önemli olduğu dönemde toplanırlar: büyük bir bağışçının hediyesi, anma sözü, yönetim kurulu başkanının denetim ziyareti gibi. Geçen haftanın verilerinden oluşturulan bir rapor, fonun bugün nerede olduğunu yansıtmaz.

Raporu hazırlamanın daha iyi bir yolu

CRMConnect, DonorPerfect'i Keap'e bağlayarak fon bilgilerinin ve bağışçı etkileşiminin aynı bağışçı kaydında birlikte yer almasını ve kendi başlarına güncel tutulmasını sağlar.

Her bağış, fon atamasını, kısıtlamasını ve amacını otomatik olarak aktarır. Bağışladığınız her burs, serbest metin notu yerine temiz, seçilebilir bir kategori haline gelir. Bağışçı başına ve fon başına bağış geçmişi, Keap'in zaten takip ettiği etkileşim resminin (e-posta açılışları, tıklamalar, etkinlik katılımı) hemen yanında yer alır. Bağışçı hikayesinin her iki yarısı da tek bir yerde bulunduğu için, eskiden elle yaptığınız üç aylık birleştirme işlemi zaten tamamlanmış olur.

Ekibiniz için nasıl işliyor?

Resimde Summit Scholars Fund'ı görüyorsunuz; bu, 38 bağışlanmış bursu ve 5.200 mezun bağışçısı olan, üniversiteye bağlı örnek bir burs fonudur. İşte raporun sade bir dille anlatımı.

Her burs için ayrı bir kayıtlı görünüm oluşturulur: o fona bağış yapan her bağışçı, fona yaptıkları ömür boyu bağışlar, son bağış tarihleri, en son katılımları ve son etkinlik katılımları tek bir ekranda gösterilir. Bursla ilgili yasal kısıtlama metni de görünümün içinde yer alır, böylece komite başkanları metni aramak zorunda kalmadan bağlamı görebilirler.

Ayrı bir takip listesi, her fona en çok bağış yapanları, en son ne zaman etkileşimde bulunduklarına göre izler. 90 gün boyunca sessiz kalan herkes için görevlendirilen bağış toplama sorumlusu için bir görev başlatılır; böylece soğuyan bir ilişki, bir sonraki üç aylık toplantıda değil, haftalar içinde fark edilir.

Rapor günü geldiğinde, geliştirme sorumlusu kaydedilen her görünümü açar, dışa aktarır ve gönderir. Hazırlık süresi on altı saatten üç veya dört saate düşer.

Bu durum bağış toplama çalışmalarınız için ne anlama geliyor?

Bu yaklaşım benimsendikten sonra, benzer burs fonlarından elde edilen temsili sonuçlar şunlardır:

• Çeyrek dönemlik rapor hazırlığı yaklaşık on altı saatten dört saate düştü; bu da yüzde 75'lik bir azalma anlamına geliyor.
• Komite başkanları, memnuniyet düzeylerinin daha yüksek olduğunu belirtiyor çünkü ilk defa her burs raporuna sadece parasal veriler değil, katılım bağlamı da dahil ediliyor.
• Büyük bağışçı ilişkilerindeki soğumalar, 90 günlük sessizlik izleme listesi sayesinde çeyrekler yerine haftalar içinde fark ediliyor.
• Kısıtlama dili, metin içinde gizlenmek yerine tutarlı bir şekilde saklandığı için yıllık uyumluluk incelemesi daha hızlı gerçekleşiyor.
• Geliştirme görevlilerinizin burs başına yazdığı hikayeler daha iyi hale geliyor çünkü bağış verileri ve katılım verileri, ayrı bir dışa aktarma klasöründe değil, tek bir görünümde yan yana yer alıyor.

Dürüst olmak gerekirse: bu, geliştirme sorumlusunun üç aylık değerlendirmesini ortadan kaldırmaz. Verileri okuyup raporu yazacak bir insan hala gereklidir. Ortadan kaybolan şey, değerlendirme değil, elektronik tablo altyapısıdır. Bunun bir personel rolünün yerini alacağını bekleyen fonlar hayal kırıklığına uğradı; bu sayede o kişinin daha fazla bağışçı araması yapabileceğini ve Excel'i daha az kullanabileceğini bekleyen fonlar ise memnun kaldı.

Yönetim ve gizlilik konularına dikkat edilmelidir. Burs alanların gizlilik beklentileri, bağış yapanlardan farklıdır. Raporlarda kullanılan bursiyer öyküleri her zaman isteğe bağlı olmalı ve geri çekilme hakkı tanınmalıdır. Birçok üniversitenin bağışçılar ve komite üyeleriyle nelerin paylaşılabileceğine dair özel politikaları vardır ve bursiyer verileri, bu politikalar izin vermediği sürece, varsayılan olarak komite üyelerinin görebileceği yerlerden uzak tutulmalıdır.

İnsanlığı korumak için ne yapılmalı?

Tamamen otomatikleştirilmiş bir rapora doğru ilerleme eğilimi vardır. Buna direnin. Sayıları, katılım özetlerini, burs başına görüntülemeleri, izleme listelerini otomatikleştirin. Anlatısal yorumları, bir bursun neden beklenenden fazla performans gösterdiğini ve diğerinin neden yetersiz fonlandığını açıklayan kısmı, geliştirme sorumlunuza bırakın. Bir yönetim kurulu başkanı, raporu açtıktan sonraki ilk otuz saniye içinde bağlamlı verilerle bağlamsız veriler arasındaki farkı anlayabilir.

Bağışçı ilişkileri yönetimi tavsiyesini de insani bir yaklaşımla ele alın. 90 günlük sessizlik izleme listesi bir uyarı işaretidir, bir karar değil. Sessiz bir büyük bağışçı için doğru bir sonraki adım, bir raporun göremediği şeylere bağlıdır: yakın zamanda yaşanan bir kayıp, bilinen bir yaşam değişikliği, daha önce görüşülen bir zamanlama tercihi. Bu kararı bağış toplama sorumlunuz verir, gösterge paneli değil.

CRMConnect DonorPerfect'in Keap ile nasıl çalıştığını görmek ister misiniz?

API Uygulaması sayfasına bakın.