DonorPerfect ve Keap ile Sponsorlar ve Yeni Bağışçılar için Ayrı Bağışçı Karşılama Programları

İlk kez 25 dolar bağış yapan bireysel bir bağışçı ile 25.000 dolar bağış yapan kurumsal bir sponsora aynı karşılama e-postası gönderilmemelidir. Ancak çoğu toplum sağlığı fon toplama kuruluşunda tam olarak bu oluyor. Yeni destekçiler, e-posta aracınıza tek bir farklılaşmamış grup olarak giriyor, bu nedenle herkes aynı genel karşılama mesajını alıyor. İlk kez bağış yapanlar kendilerini önemsenmiş hissetmiyor, bağışçı tutma oranı düşüyor ve kurumsal sponsorlar asla gelmeyen bir teşekkür mesajı için sessizce bekliyor.

Bu bir teknoloji sorunu gibi görünüyor, ancak aslında bir yönetim sorunu. Bir bağışın bireyden, şirketten, vakıftan veya anma töreninden gelip gelmediğini zaten biliyorsunuz. Bu bilgi, karşılama e-postalarınızın gönderildiği yere asla ulaşmıyor. Elle sıralama ilk ay işe yarıyor, ikinci ayda ise bozuluyor.

Tek tip bir karşılama size neye mal olur?

Genel geçer bir karşılama mesajı, herkes için aynı anda yetersiz kalır. İlk kez bağış yapan bireysel bir bağışçı, bağışının önemli olduğunu hissetmek ve katıldığı misyonu anlamak ister. Kurumsal bir sponsor ise resmi bir teşekkür, tanınma seçenekleri ve adı geçen bir kişiyle gerçek bir ilişki ister. Tek bir e-posta bu iki işi birden yapamaz, dolayısıyla ikisini de iyi yapamaz.

En yavaş ve en pahalı başarısızlık, gecikmiş kurumsal teşekkürdür. Pazartesi sabahı bağış sözü veren bir kurumsal sponsor, yanıt için bir buçuk gün beklememelidir. 25.000 dolarlık bir sponsorun gelecek yıl yenileyip yenilemeyeceğine karar verirken, bağış ile ilk teşekkür arasındaki süre, gönderdiğiniz en güçlü sinyallerden biridir. Bu süreyi açık bırakırsanız, yenileme iyi niyetini ücretsiz olarak vermiş olursunuz.

Ayrıca manuel sıralamanın yavaş yavaş kaybolması da söz konusu. Ekibiniz yeni bir sponsor kademesi veya bağışçı kategorisi eklediğinde, e-posta aracınız bundan haberdar olmuyor. Birkaç ay sonra kategorileriniz güncelliğini yitiriyor, hoş geldin mesajları yanlış sıraya yönlendiriliyor ve birileri cuma gününü bunu düzeltmekle geçiriyor. Sonra bu durum tekrar yaşanıyor.

Yeni taraftarları karşılamanın daha iyi bir yolu

CRMConnect, DonorPerfect'i Keap'e bağlayarak, önceden kaydettiğiniz bağışçı türünün her destekçinin aldığı karşılama şeklini belirlemesini sağlar.

Bağışçı türü, bağış amacı ve bağış eşleştirme programına uygun veya kurumsal sponsor gibi bağışçı işaretleri otomatik olarak Keap'e aktarılır ve yeni kategoriler ekledikçe senkronize kalır. İlk bağış kaydedildiği anda, tetiklenen karşılama mesajı doğru olanıdır. Manuel sıralama yok, eski kategoriler yok, sessizce bekleyen kurumsal sponsor yok.

Ekibiniz için nasıl işliyor?

Westside Community Health Alliance'ı gözünüzde canlandırın; bu, 3.400 bireysel bağışçısı ve 60 kurumsal sponsoru olan, toplum sağlığı merkezinin bağış toplama koluna örnek teşkil ediyor. İşte bu kuruluşun sisteme entegrasyon süreci, sade bir dille şöyle açıklanabilir.

İlk bağış geldiğinde, bağışçının türü izlenecek yolu belirler. Bireysel bağışçılar 21 gün boyunca beş aşamalı bir karşılama sürecinden geçerler: vergi makbuzuyla birlikte bir teşekkür, kurucudan bir not, bir etki öyküsü, gönüllülük daveti ve tekrar bağış yapmaya yönelik nazik bir davet. Kurumsal sponsorlar ise 14 gün boyunca üç aşamalı bir süreçten geçerler: tanınma seçenekleriyle birlikte resmi bir teşekkür, kendilerine atanmış geliştirme sorumlusuyla tanışma ve şahsen görüşme daveti.

Kurumsal bağış gönderildiği anda, 48 saatlik bir süreyle kurumsal bağış yetkilisine bir görev atanır; böylece hiçbir sponsor birilerinin fark etmesini beklerken ilgisiz kalmaz. İşverenleri bağışlarını eşleştiren bağışçılar, karşılama mesajlarının içinde "işvereniniz bunu eşleştirebilir" şeklinde bir not alırlar. Anma ve saygı bağışları, satış odaklı bir karşılama serisi yerine hassas ve saygılı bir şekilde yönlendirilir.

Bu durum bağış toplama çalışmalarınız için ne anlama geliyor?

Bu yaklaşımın benimsenmesinin ardından, karşılaştırılabilir orta ölçekli sağlık sistemi kuruluşlarından elde edilen temsili sonuçlar:

• İlk kez bireysel bağış yapanların 12 ay sonraki devamlılık oranı yaklaşık yüzde 23'ten yüzde 38'e yükseldi (sektördeki ilk kez bağış yapanların devamlılığı için ortalama oran yüzde 20'lerin altındadır).
• Kurumsal bağışın gönderilmesinden ilk yönetim temasına kadar geçen süre yaklaşık 36 saatten 10 dakikanın altına düşüyor.
• Yeni hediye kuyruğunu önceliklendirmek artık Pazartesi sabahı yapılan bir ritüel olmaktan çıkıp gerçek zamanlı bir görev listesine dönüşüyor.
• Bağışçıların bu seçeneği ilk olarak yıl sonu çağrısı yerine karşılama e-postasında duymaları durumunda, bağış eşleştirme oranı yaklaşık iki katına çıkıyor.
• Pazartesi günlerini yeni bağış kayıtlarını tasnif ederek geçiren görevli, artık haftada yaklaşık altı saatini orta düzey bağışçılarla yapılan iletişim görüşmelerine ayırıyor.

Aşırı iddialarda bulunmayın. İçerik zayıfsa bunların hiçbiri kullanıcı tutma oranını artırmaz. Entegrasyon, genel karşılama mesajları göndermenin operasyonel nedenini ortadan kaldırır; mesajlaşmanın yine de ikinci hediyeyi hak etmesi gerekir. Bazı vakıflar bunu benimser ve yalnızca mütevazı kazanımlar görür çünkü karşılama içerikleri zaten güçlüydü ve gerçek darboğaz başka bir yerdeydi. Diğerleri ise yıllardır farklılaştırılmamış karşılama mesajları gönderdikleri için büyük kazanımlar görürler. Yalnızca bu entegrasyonun yüksek sonuçlar vereceğini varsaymadan önce mevcut kullanıcı karşılama sürecinizi denetleyin.

Bir nüans: %38'lik elde tutma oranı, iki yolun gerçekten anlamlı bir şekilde farklı olduğunu varsayıyor. Kurumsal ve bireysel karşılama mesajları yalnızca konu başlığı bakımından farklıysa, artış oranı düşer. Her yol için içeriği kurulumla birlikte planlayın, daha sonraki bir proje olarak değil.

Dikkat edilmesi gereken birkaç şey

Karşılama serisini başlatmadan önce anma hediyelerinin nasıl ele alındığını test edin. Yaslı bir aileye yanlışlıkla yapılan satış odaklı bir karşılama, bir yıllık dikkatli ilişki kurma çabasını boşa çıkarabilir.

Kurumsal istisnai durumlar için plan yapın. Yeni bir sponsorun ilk bağışı bazen beklenmedik bir kanaldan, CEO'dan gelen kişisel bir karttan veya yönlendirilmiş bir çekten gelebilir ve otomatik olarak kurumsal olarak sınıflandırılmayabilir. Son ilk bağışların haftalık olarak gözden geçirilmesi, yanlış karşılamanın yaşanmasını önlemek için hatalı kodlanmış kayıtları yakalar.

Eşleştirme bağış seçeneğinin sadece bir etiket değil, uygulanabilir bir özellik olduğundan emin olun. Hoş geldiniz e-postası, bağışçılara işverenlerinin eşleştirme yapıp yapmadığını nasıl kontrol edebileceklerini ve buna göre nasıl hareket edebileceklerini anlatmalıdır.

CRMConnect DonorPerfect'in Keap ile nasıl çalıştığını görmek ister misiniz?

API Uygulaması sayfasına bakın.