DonorPerfect ve Mailchimp ile Topluluk Radyoları için Hazır Bağış Toplama Panoları

Yerel bir radyo istasyonunun genel müdürünün cumartesi öğleden sonra yönetim kurulu sunum dosyasını hazırlaması doğru olmaz. Ancak her üç ayda bir tam olarak bu oluyor. Finansal rakamlar bir sistemde, katılım rakamları ise başka bir sistemde yer alıyor ve bunları elle birleştirmek tüm bir hafta sonunu alıyor. Sonuç olarak sunum dosyası, elle güncellenen hücrelerle aynı, tekrar tekrar kullanılan bir düzen oluyor, toplantıda sunuluyor ve bir sonraki döngüye kadar unutuluyor.

Yönetim kurulunuzun süslü püslü şeylere ihtiyacı yok. Yönetim kurulunuzun doğru, güncel ve tutarlı bilgilere ihtiyacı var. Çeyrek dönemlik raporlama, iki sistemi uzlaştırmanın manuel olması ve manuel uzlaştırmanın kırılgan olması nedeniyle, olması gerekenden çok daha fazla personel zamanı tüketiyor.

Haftasonu telaşının size maliyeti ne kadar?

Her üç ayda bir elle yeniden oluşturulan bir yönetim kurulu destesi, kimsenin tam olarak güvendiği bir deste değildir. Her rakam bir yerden başka bir yere kopyalanır; bu da her rakamda bir rakamın yer değiştirmesi veya eski bir sayının yapıştırılması olasılığı anlamına gelir. Yönetim kurulu üyesi bir hata fark ettiğinde, tüm desteye olan güven azalır.

Zamanlama ikinci maliyettir. Geçen haftanın verilerinden oluşturulan bir rapor, rutin aylık inceleme için uygundur, ancak 72 saatlik bağış kampanyası sırasında işe yaramaz. Kampanya sırasında, genel müdürünüzün dün değil, bu sabah kaç yeni düzenli bağışçının geldiğini bilmesi gerekir.

Tutarlılığın da bir maliyeti var. Destekleyici sayıları, istikrarlı ve güvenilir bir sınıflandırmaya bağlıdır. Eğer yönetim kurulu panonuzda Pazartesi günü 3.412, Salı günü ise 3.408 destekleyici gösteriliyorsa (çünkü birileri bir kategoriyi elle ayarlamışsa), yönetim kurulu bu sayıya inanmayı bırakır. Kendiliğinden güncellenen sayılar sabit kalır; elle tutulan sayılar ise sabit kalmaz.

Yönetim kurulunuza rapor vermenin daha iyi bir yolu

MailConnect, DonorPerfect'i Mailchimp'e bağlayarak finansal verilerinizin ve etkileşim verilerinizin tek bir yerde, yaklaşık 15 dakikada bir güncellenmesini sağlar.

Yönetim kurulunuzun sorduğu toplam rakamlar, toplam gelir, düzenli bağışçı sayısı, ortalama bağış miktarı, gruplara göre bağışçı sayısı, iletişim kaydında yer alır ve otomatik olarak toplanır. Yeni düzenli bağışçı, mevcut düzenli bağışçı, abone sayısını artıran, azaltan ve aboneliğini sonlandıran gibi kitle ayrımları, yeniden sıralama işlemine gerek kalmadan doğru kalır. Düzenli bağışçı durumu ve bağış amacı da aktarılır, böylece gösterge paneli sonuçları gruplara göre ayırabilir. Liste kalitesi otomatik olarak korunur, bu da etkileşim rakamlarının doğru kalmasını sağlar.

Ekibiniz için nasıl işliyor?

KCST Topluluk Radyosu'nu, 8.700 abonesi ve 3.400 düzenli üyesiyle örnek bir topluluk radyosu olarak düşünün. İşte gösterge tablosunun sade bir şekilde sunumu.

Destekleyici sağlık görünümü, toplam destekleyici sayısını, bu ayki net değişimi, ortalama aylık tutarı ve medyan destek süresini gösterir ve bu veriler her 15 dakikada bir güncellenir. 72 saatlik bir kampanya sırasında, ayrı bir saatlik görünüm, son saatteki bağışları, yeni destekleyicileri, ortalama aylık tutarı ve hedefe ulaşma yüzdesini, bağışçılara nasıl ulaşıldığına göre ayrıntılı olarak gösterir.

Yıllık karşılaştırma, aynı çeyreği veya aynı sürücü türünü yıllar arasında karşılaştırır ve temel alanlar sabit olduğundan, bu karşılaştırma manuel olarak yeniden oluşturmak yerine kaydedilmiş bir görünümdür.

Kontrol panelinin en üstünde, yönetim kurulunuzun gerçekten sorduğu beş rakam yer alıyor: yılbaşından bu yana toplam gelir, düzenli bağışçı sayısındaki net değişim, ortalama bağış miktarı, bağışçı sayısındaki net değişim ve edinilen bağışçı başına maliyet. Diğer her şey aşağıda yer alıyor. Yönetim kurulu üyeleri yalnızca okuma erişimine sahip bir bağlantı alıyor, böylece üç aylık toplantı statik bir slayt yerine ekranda canlı bir kontrol paneliyle başlıyor.

Bu durum bağış toplama çalışmalarınız için ne anlama geliyor?

Bu yaklaşım benimsendikten sonra karşılaştırılabilir yerel istasyonlardan elde edilen temsili sonuçlar:

• Çeyrek dönemlik yönetim kurulu hazırlığı yaklaşık 12-15 saatten iki saatin altına düştü.
• Bağış toplama kararları, ertesi günkü veriler yerine saatlik verilere dayanarak alınıyor; bu da 72 saatlik bir etkinlikte, yayın sırasındaki çağrılarınızı ayarlamakla gelecek yıl ders çıkarmak arasındaki fark anlamına geliyor.
• Yönetim kurulunun gösterge panosuyla etkileşimi, yönetim kurulunun genel olarak kuruluşla olan etkileşimine dair faydalı bir erken sinyal haline gelir.
• Yıllık karşılaştırmalar niteliksel olmaktan çıkıp niceliksel hale geliyor ve bu da stratejik söylemi değiştiriyor.
• Ara sıra fon toplama bağlamı hakkında bilgi isteyen sponsorlar, genel müdürü saatlerce meşgul eden bir e-posta yazışması yerine, temiz ve paylaşılabilir bir görünüm elde ederler.

Dürüst olmak gerekirse: bir gösterge paneli kötü veri hijyenini düzeltmez. Temel kategorileriniz tutarsızsa, gösterge paneli içgörü yerine tutarsızlığı ortaya çıkaracaktır. Önce kategorileri temizleyin, sonra gösterge panelini oluşturun.

Bağışçı gizliliği, yönetim kurulu iç görünümleri için bile geçerlidir. Toplam sayılar ve gelir toplamları yönetim kurulu denetimi için uygundur; bireysel bağışçı kimlikleri ve miktarları, bağışçı açıkça tanınmayı tercih etmedikçe genellikle uygun değildir. "Ömür boyu bağış miktarına göre en iyi 10 düzenli bağışçı"yı isimleriyle birlikte listeleyen bir gösterge paneli, çoğu bağışçının beklemediği bir sınırı aşmaktadır. Gösterge panelini, varsayılan görünüm yerine, uygun erişim kontrolleriyle bireysel tanımlamanın ayrıntılı bir şekilde incelenmesini gerektirecek şekilde oluşturun.

Panoda görünmemesi gerekenler

Gösterge panelleri, çok fazla grafik içermelerinden dolayı genellikle başarısız olur. 20 grafik içeren bir pano görünümü odak noktasını kaybeder; aynı görünümde beş grafik ve anlık sağlık göstergesi yer aldığında ise konuşmayı teşvik eder.

Gösteriş amaçlı ölçütleri bir kenara bırakın. Toplam e-posta açılma sayıları, sosyal medya etkileşimleri, podcast indirme sayıları: bunlar kimseyi etkilemez ve yönetim kurulunun harekete geçebileceği rakamları gölgede bırakır. Bağış toplama amaçlı yayın saatleri, sponsorluk potansiyeli değeri, edinilen sürekli destekçi başına maliyet: bunlar yönetim kurulunun dikkatini çekmeye değer rakamlardır.

Genel müdür ve geliştirme direktörü için ayrı, daha detaylı bir bakış açısı sağlayın ve yönetim kurulu bakış açısının kapsamı konusunda acımasız olun. Bir ölçüt yönetim kurulu düzeyinde bir kararı değiştirmiyorsa, yönetim kurulu bakış açısında yeri yoktur. "Sadece bir grafik daha" eklemek tek bir tıklamayla mümkün olduğunda bu disiplin daha da zorlaşır, bu nedenle bu karar araçtan değil, genel müdürden gelmelidir.

MailConnect DonorPerfect'in Mailchimp'e entegrasyonunu uygulamalı olarak görmek ister misiniz?

API Uygulaması sayfasına bakın.