Cliniko ve HubSpot Veri Yönetimi: Pazarlama Verilerini Paylaşın, Kişisel Sağlık Bilgilerini Koruyun

Her ruh sağlığı kliniğinde, pazarlama aracı eklemeyi düşünenlerin yaşadığı bir tür konuşma vardır. Pazarlama departmanı üç ayda bir durum değerlendirmesi e-postası ve doğum günü notu göndermek ister. Klinik direktörü ise haklı olarak, seans notları, teşhisler veya tedavi planları klinik sistemden çıktığı anda, kliniğin sessiz bir e-posta listesinden çok daha büyük bir sorunu olduğunu belirtir. Konuşma genellikle pazarlama departmanına "hayır" denmesi ve e-posta listesinin sessiz kalmasıyla sonuçlanır.

Örnek olarak, 12 lisanslı terapisti ve yaklaşık 5.500 aktif müşterisi olan, öncelikle uzaktan terapi hizmeti veren varsayımsal bir kuruluş olan Wellspring Counseling Associates'i ele alalım. Pazarlama departmanı HubSpot istiyor. Klinik direktörünün temkinli olması doğru. Doğru cevap "hayır" değil, "evet ve Cliniko'dan nelerin çıkıp nelerin çıkmadığı tam olarak burada" olmalı.

“Her şeyi paylaş” seçeneğinin neden yanlış varsayılan ayar olduğu

Tek tıkla "tüm verilerimi paylaş" kolaylığı, danışmanlık uygulamaları için tam olarak tehlikeli olan şeydir. Seans notları, teşhisler, tedavi planları veya klinik anlatımlar bir pazarlama aracına girdiğinde, aynı anda üç kötü şey olur. Pazarlama ekibiniz, tek bir kaydı bile açmasalar bile, uygulamanın sürdürdüğü klinik uyumluluk duruşunun kapsamına girer. Hassas sağlık bilgilerini korumak için tasarlanmamış olan bir pazarlama aracının kullanıcı izinleri, sessizce klinik erişim kontrolünüz haline gelir. Ve pazarlama ekibinin HubSpot'a yüklediği herhangi bir eklenti, bu verilere erişim hakkı kazanır.

Doğru yaklaşım, veri öğelerini tek tek inceler. Pazarlama, pazarlamanın ihtiyaç duyduğu şeye bakar. Klinik uzmanları ise geri kalan her şeyi, ait olduğu yer olan Cliniko'da tutar.

Üç kova

Cliniko'daki her bilgi parçası üç kategoriden birine girer. Herhangi bir şeyi çalıştırmadan önce bunları yüksek sesle adlandırmak, gelecekteki sorunları önleyecek iştir:

• Güvenli pazarlama. Ad, e-posta, telefon, adres, pazarlama tercihleri, randevu tarihi ve saati (seansın türüyle ilgili ayrıntılar değil), fatura toplamları (kalem kalem detaylar değil). HubSpot'a aktarılan bilgiler bunlardır.
• Operasyonlar güvenli. Randevu durumu (rezervasyon yapıldı, geldi, gelmedi, iptal edildi), danışanın hangi kliniğe gittiği, uygulayıcı, bakım aşamaları, seans limitleri. Bu bilgiler, yalnızca uygulamanın her bir madde için net bir operasyonel nedeni varsa HubSpot'a aktarılabilir.
• Sadece klinik uzmanlar içindir. Seans notları, tedavi hedefleri, teşhisler, değerlendirme puanları, her türlü klinik anlatım, her türlü serbest metinli klinik alan. Bunların hiçbiri Cliniko'dan dışarı çıkmaz.

Entegrasyon sorumlusu ve klinik direktör, herhangi bir işlem başlatılmadan önce, hangi Cliniko detayının hangi kategoriye girdiğini yazılı olarak kararlaştırmalıdır. Bu liste, uyumluluk sorumlusunun her yıl inceleyebileceği ortak bir belgede yer almalıdır.

Özenli bir kurulum nasıl işler?

CRMConnect Cliniko to HubSpot, verileri ya hep ya hiç şeklinde değil, tek tek paylaşmak üzere tasarlanmıştır. Müşteri iletişim bilgileri, randevu durumu, fatura toplamları ve iletişim tercihleri bağımsız olarak paylaşılabilir. Bakım planı yapısı (kilometre taşları, seans limitleri, durum) arkasındaki notlar asla açığa çıkmadan paylaşılabilir. Cliniko'nun klinik notlarından hiçbir şey paylaşılan verilerin bir parçası olmaz. Pazarlama tercihleri ve onay akışı yalnızca tek yönlüdür, Cliniko'dan HubSpot'a doğru akar, böylece klinik sistem her zaman tek doğru bilgi kaynağı olarak kalır.

İşte kurulumu şu şekilde yapabilirsiniz:

Önce veri haritasını yazın. Paylaşmayı planladığınız her Cliniko detayını listeleyin, her birini ilgili kategoriyle etiketleyin ve klinik direktörü ile uyumluluk sorumlusunun onayını alın. Sadece klinisyenlere özel öğeler asla kurulumun bir parçası olmamalıdır.

Lütfen yalnızca pazarlama açısından güvenli iletişim bilgilerini paylaşın. Haritada hiçbir yerde klinik bilgiye dair bir ayrıntı bulunmadığını doğrulayın.

Randevunun içeriğini değil, randevu durumunu paylaşın. Randevu türünün kendisi klinik bir bilgi içeriyorsa (örneğin, "travma giriş değerlendirmesi"), HubSpot'a ulaşmadan önce ya bu bilgiyi tamamen kaldırın ya da yerine sade bir operasyonel etiket koyun.

Fatura kalemlerini değil, fatura toplamlarını paylaşın. Fatura numarası, tarihi, toplam tutarı ve durumu bilgileri yeterlidir. Ancak hizmet türünü gösteren kalemler uygun değildir.

Onay sürecinin tek yönlü olmasını sağlayın. Bir müşteri Cliniko'da pazarlama iznini geri çekerse, bu durum HubSpot'a da yansımalıdır. HubSpot'ta değiştirilen bir tercih asla Cliniko'ya geri yansımamalıdır.

HubSpot erişimini eşleşecek şekilde ayarlayın. Pazarlama personeli, ihtiyaç duymadıkları operasyonel detayları görmemeli ve operasyonel personel de erişim için hiçbir nedenleri olmayan pazarlama kampanyası içeriklerini görmemelidir.

Çalışma örneği

Bu kurulumda güvenli bir otomasyon şu şekildedir: Pazarlama izni vermiş ve önümüzdeki 30 gün içinde randevusu olmayan müşterilere üç ayda bir "İhtiyacınız olduğunda buradayız" e-postası gönderilir. Otomasyon, randevu alınmadığını görebilir. Ancak randevu alınmamasının klinik nedenini göremez. Buna ihtiyacı da yoktur.

Öte yandan, güvenli olmayan bir otomasyon örneği: randevuya gelmeyen bir hasta için tetiklenen "son randevunuzu kaçırdığınızı fark ettik" e-postası. Danışmanlık bağlamında, bu tür bir e-postanın pazarlama altyapısı üzerinden gönderilmesi uygun olmayabilir. Klinik ekip, Cliniko'da bu temas noktasını doğrudan yönetmeli ve takip edip etmeme ve nasıl takip edileceğine dair klinik değerlendirme yapmalıdır. Entegrasyon sinyali ortaya çıkarabilir, ancak uygulama politikanız, neyin otomatik e-posta olacağına ve neyin klinisyen tarafından yürütülen bir görüşme olarak kalacağına karar vermelidir.

Bundan elde edeceğiniz şey

Bu modeli izleyen bir danışmanlık uygulaması, genellikle istedikleri pazarlama faydasını elde eder: danışanların tedaviye ara verdiklerinde yeniden katılım oranlarında mütevazı ama gerçek bir %5 ila %8'lik artış; ancak haklı olarak endişelendikleri uyumluluk riskinden de kurtulmuş olurlar. Klinik direktör, tek bir paragrafta tam olarak neyin sınır aştığını ve neyin aşmadığını açıklayabilir. Uyumluluk görevlisi, ayrıntılı olarak incelemek zorunda kaldığı karmaşık bir sistem yerine, çeyrekte 20 dakika içinde inceleyebileceği bir veri haritasına sahip olur.

Üç aylık yönetim incelemesi

Takvime daveti şimdi ekleyin. Her üç ayda bir, entegrasyon sorumlusu, klinik direktör ve uyumluluk görevlisi şu konuları gözden geçirir:

• Güncel veri haritası ve son güncellemeden bu yana yapılan eklemeler.
• HubSpot erişim değişiklikleri, yeni roller veya izin değişiklikleri.
• Pazarlama ekibinin yüklediği yeni HubSpot eklentileri, paylaşılan verilere erişim sağladığı için bu kapsamda değerlendirilebilir.
• Klinik içeriklerin yanlışlıkla sınırları aşmadığını doğrulamak için paylaşılan kayıtlardan bir örnek.

Çeyrekte bir yirmi dakika. Alternatif olarak, bir düzenleyiciyle çok daha uzun bir görüşme yapmanız gerekecek.

Bu, uygulamanız için neden önemlidir?

“Pazarlama aracı yok” korkusu gerçek ve her şeyi paylaşmaktan başka seçenek olmadığında haklı bir korku. Ancak, pazarlama ekibinin hangi müşteri bilgilerini göreceğini ve hangi klinik kayıtların asla paylaşılmayacağını yazılı olarak ve her üç ayda bir gözden geçirilerek belirleyebildiğinizde bu korku ortadan kalkar. Terapistleriniz kendilerine ait olan bilgileri saklar. Pazarlama ekibiniz sorumlu bir şekilde kullanabileceği bir listeye sahip olur. Uyum görevliniz de imzalayabileceği kısa ve net bir belge alır.

CRMConnect Cliniko'dan HubSpot'a entegrasyonun nasıl çalıştığını görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.