Mindbody ve Calendly: Resepsiyon Temizliğine Gerek Kalmadan Yönlendirme Rezervasyonları

Bir günlük spa merkezi, yönlendirme rezervasyonlarını toplamak için Calendly'yi kullanıyor. Spa merkezi, üç farklı sağlayıcı aracılığıyla 14 farklı hizmet sunuyor ve her hizmetin kendine özgü süresi, fiyatı, odası ve sağlayıcısı var. Genellikle başka bir yerel işletme olan yönlendirme kaynağından, sizin adınıza doğru sağlayıcıyı, odayı ve süreyi seçmesini istemek mantıklı değil.

Yani bugün spa, "Yönlendirme Rezervasyonu" adı verilen tek bir genel Calendly bağlantısı kullanıyor ve resepsiyon her birini elle yeniden yönlendiriyor. Bu, çevrimiçi rezervasyonun tüm amacını ortadan kaldırıyor.

Yönlendirme ortaklarınızın da bu konuda payı var. Spa merkezinize hasta gönderen yerel bir doktor muayenehanesi, geçiş sürecinin sorunsuz olmasını istiyor: hasta sisteme giriyor, rezervasyon yapıyor ve geliyor. Ancak resepsiyonun randevuyu düzeltmesi gerektiği için hasta farklı bir saate yeniden planlandığında, doktor muayenehanesi bundan haberdar oluyor. Yeterince sorunlu geçiş yaşanırsa, yönlendirmeyi bırakıyorlar.

Elle Temizliğin Size Maliyeti Ne Kadar?

Her sevk randevusunu elle yeniden yönlendirmek sadece yavaş değil, aynı zamanda riskli bir yöntemdir. Resepsiyon görevlisi genel bir randevuyu yorumlamak, doğru hizmeti ve sağlayıcıyı bulmak, gerçek bir boşluk bulmak ve yeniden girmek zorundadır; tüm bunlar olurken hastanın aldığı orijinal onay bilgisi artık yanlıştır. Her adım, hastanın fark edeceği bir hata yapma olasılığı taşır.

Ayrıca, altta yatan bir müsaitlik sorunu da var. Tek bir genel rezervasyon bağlantısı, 14 hizmetinizin herhangi biri için uygun olabilecek zamanları göstermelidir. Bu en düşük ortak payda müsaitliği, hizmetlerin çoğu için yanlıştır. 30 dakikalık bir yüz bakımını, yalnızca 90 dakikalık masaj sağlayıcılarınızın boş olduğu bir zaman dilimine sığdıramazsınız. Bu nedenle, genel kurulumlar ya belirli sağlayıcıları aşırı rezervasyona tabi tutar ya da aslında sahip olduğunuz kapasiteyi gizler. Her iki durumda da rezervasyon kaybedersiniz ve resepsiyon bunun bedelini temizlik masraflarıyla öder.

Bunun yerine nasıl çalışır?

CalendarConnect, Calendly formunda yönlendirme yapılan kişinin seçtiği hizmeti okur ve ortaya çıkan randevuyu otomatik olarak Mindbody'deki doğru hizmete, sağlayıcıya, konuma ve süreye yönlendirir. Bu hizmet için uygun olan sağlayıcı havuzundan müsait bir sağlayıcı seçer. Ayrıca, farklı rezervasyon akışları (yönlendirmeler, doğrudan rezervasyonlar, paket danışmanlıklar) yürütüyorsanız, her biri kendi mantığına göre yönlendirilebilir.

Müsaitlik durumu da doğru çalışıyor. Yönlendirilen kişi bir hizmet seçtiğinde, form o konumda, uygun bir sağlayıcıyla, gerçekten rezerve edilebilir olan saatleri gösteriyor; sulandırılmış bir görünüm değil. Kimseyi fazla rezervasyon yapmadan tam kapasitenizi gösteriyorsunuz.

Odalar ve ekipmanlara saygı gösterilir. Lazer tedavisi için lazer odası, masaj için masaj odası gereklidir. Mindbody kurulumunuz hangi hizmetin hangi odayı gerektirdiğini zaten biliyor ve CalendarConnect bunu dikkate alıyor, bu nedenle resepsiyonun sistem lazer tedavisini manikür istasyonuna yerleştirmeye çalıştığı için rezervasyonu yeniden odaya almasına asla gerek kalmıyor.

Kurduğunuz Şeyler

Basitçe anlatmak gerekirse, tüm düzenleme şu şekildedir: 14 hizmetinizi listeleyen basit bir hizmet seçici açılır menüsü ve birden fazla lokasyonunuz varsa lokasyon seçici içeren tek bir Calendly rezervasyon bağlantınız olur. Arka planda, bu açılır menüdeki her seçenek, Mindbody hizmeti, sağlayıcı havuzu, oda ve süre ile bir kez eşleştirilir.

Bundan sonra, iş görünmez hale gelir. Yönlendirme ortağı tek bir bağlantı paylaşır. Hasta kendi hizmetini seçer, gerçek müsaitliği görür ve rezervasyon yapar. Randevu, ön büro tarafından yeniden yönlendirilmeden, doğru ve eksiksiz bir rezervasyon olarak Mindbody'ye kaydedilir. Ekibiniz, hangi açılır menü seçeneğinin hangi hizmete karşılık geldiğini gösteren kısa bir referans sayfası tutabilir, ancak buna nadiren ihtiyaç duyacaklardır.

Ayrıca, seçilen hizmet için talep edilen zamanda müsait bir sağlayıcının bulunmadığı nadir durumlarda ne olacağına da siz karar verirsiniz. Form, bir sonraki müsaitliği önerebilir, alternatif bir sağlayıcı sunabilir veya genel bir alım işlemine geri dönebilir. Spa'nıza uygun davranışı siz seçersiniz.

Bilmeniz Gereken Birkaç Durum

Eğer bir yönlendirme, artık sunmadığınız bir hizmeti (örneğin eski bir paketi) seçerse, eski seçenek, yerine geçen hizmete eşlenebilir; böylece geçmişe ait yönlendirme bağlantıları çalışmaya devam ederken, eski seçeneği kendi programınıza göre kullanımdan kaldırabilirsiniz.

Ayrıca, uygun uzman havuzundan nasıl seçim yapılacağını da siz belirliyorsunuz: ekip içinde sırayla, en yoğun olanlara göre dengeleyerek veya yeni müşteri görüşmeleri için önce kıdemli uzmanlara öncelik vererek. Spa'nızı nasıl yönettiğinize ne uygunsa onu yapabilirsiniz.

Örneğin manikür ve pedikürün bir arada sunulduğu kombine hizmetler, doğru hizmet sağlayıcı sürekliliği ve doğru toplam süre ile art arda iki randevu oluşturan tek bir rezervasyon seçeneği olabilir.

Bu, Spa'nız İçin Ne Anlama Geliyor?

Varsayımsal bir örnek ele alalım. Üç uzman ve 14 hizmet sunan, haftada yaklaşık 25 yönlendirme rezervasyonu alan tek lokasyonlu bir güzellik merkezi. Bu yönlendirme sistemi uygulandıktan sonra, resepsiyonun yeniden yönlendirme süresi haftada yaklaşık üç saatten sıfıra düşüyor. Yönlendirme dönüşüm oranı da biraz artıyor, çünkü yönlendirilen müşteriler bir gün sonra tekrar rezervasyon yaptırmak yerine ilk seferde doğru hizmeti alıyorlar.

Daha büyük etki, yönlendirme programınızın kendisi üzerindedir. Yönlendirme ortakları daha mutludur çünkü hastaları sorunsuz bir deneyim yaşar, bu nedenle mevcut ortaklar daha sık yönlendirme yapar. Ve artık yönlendirilen bir hasta güvenilir bir şekilde gelir, randevu alır, gelir ve dönüşüm sağlar, bu nedenle yönlendirme pazarlamasının ekonomik yönü nihayet anlam kazanır; bu da yatırım yapmaya değer bir kanal haline geldiği anlamına gelir.

CalendarConnect Mindbody'nin Calendly ile nasıl çalıştığını görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.