Mindbody ve Calendly: Her Danışma İşlemini Otomatik Olarak Doğru Spa Merkezine Yönlendirin

Dört şubesi olan bir spa grubu, danışmanlık görüşmeleri için tek bir Calendly sistemi kullanıyor. Potansiyel müşteri bir hizmet, bir şube ve bir saat seçiyor. Bugün, bu rezervasyon genel bir randevu olarak kaydediliyor ve bölge müdürünün bunu manuel olarak doğru şubeye yönlendirmesi gerekiyor. Bazen yanlış yönlendirme yapıyor ve müşteri, başka bir şubenin takviminde yer alan bir randevu için yanlış spaya gidiyor.

Yanlış yönlendirilen bir rezervasyon, resepsiyonun en kötü hatasıdır. Herkes kibar davranır. Kimse ikinci bir ziyaret rezervasyonu yapmaz.

Markanız da zarar görüyor. Grubun her bir spa merkezinin kendine özgü bir havası, kendi uzmanları ve uzmanlık alanları var. Yanlış yere yönlendirilen bir müşteri, beklediğinden farklı bir deneyim yaşıyor ve çoğu zaman talep etmediği bir uzmanla karşılaşıyor. Randevu gerçekleşse bile, bir gariplik hissi oluşuyor. Kısa süre sonra yorumlarınızda "Bir yere gideceğimi sanıyordum ama başka bir yere gittim" gibi ifadeler yer almaya başlıyor ve inşa etmek için çalıştığınız kalite imajı aşınmaya başlıyor.

Yanlış Yönlendirmenin Size Maliyeti Nelerdir?

Yanlış yönlendirilen her rezervasyon size iki kat maliyet getirir. İlk olarak, o müşteriyi kaybedersiniz çünkü neredeyse hiç kimse yanlış yere gitmeyi affetmez ve yeniden rezervasyon yaptırır. Ardından, bölge müdürünün zamanını kaybedersiniz çünkü o, işi büyüten şeylere odaklanmak yerine her hafta saatlerce rezervasyonları kontrol edip düzeltmekle uğraşır.

Bu sorunu geçici çözümlerle gidermeye çalışmak, bir sorunu başka bir sorunla değiştirmekten başka bir işe yaramaz. Adres tabanlı tahmin, temiz bir adresi olmayan istemciler için başarısız olur. Varsayılan konum yedeklemesi, herkesi sessizce tek bir siteye yönlendirir. Sağlayıcı tabanlı yönlendirme, bir sağlayıcı konumlar arasında hareket ettiği anda bozulur. Her düzeltme yeni bir uç durum doğurur ve yanlış gidebilecek şeylerin listesi sürekli uzar.

Doğru Yönlendirme Nasıl Çalışır?

CalendarConnect, müşterinin Calendly formunda seçtiği konumu okur ve doğru Mindbody lokasyonunda, doğru hizmet, doğru sağlayıcı ve doğru oda ile randevu oluşturur. Belirli lokasyonun uygun sağlayıcı havuzundan müsait bir sağlayıcı seçer ve ilk tercih müsait değilse, kurallarınıza göre alternatif bir sağlayıcıya geçer.

Kurulum, bir kez tanımladığınız basit bir kurallar kümesinden oluşur: her konum seçeneği bir konuma karşılık gelir, her hizmet o konumdaki doğru hizmete karşılık gelir ve belirsiz durumlar için ne olacağına siz karar verirsiniz. Daha sonra yeni bir konum eklemek, haritaya yalnızca bir satır eklemek anlamına gelir, hiçbir şeyi yeniden oluşturmak değil. Bu düzenleme işletmenizle birlikte büyür.

Birden fazla lokasyonda çalışan sağlayıcıları da kapsar. Haftada iki gün iki lokasyonda çalışan bir sağlayıcı, her iki lokasyon için de uygun havuzda yer alabilir ve rezervasyonlar, seçilen günde hangi lokasyonda bulunuyorsa ona yönlendirilir. İki takvimi yönetmek zorunda kalmaz.

Kurduğunuz Şeyler

Tüm düzenleme oldukça basit. Dört spa merkezini birbirine bağlıyorsunuz, bir hizmet seçici ve bir konum seçici içeren tek bir Calendly rezervasyon bağlantısı çalıştırıyorsunuz ve her konum seçeneğini ilgili spa merkeziyle, her hizmeti de o spa merkezindeki doğru hizmetle eşleştiriyorsunuz. Ardından, her birinin doğru şekilde gerçekleştiğini doğrulamak için her konum için bir test rezervasyonu yapıyorsunuz ve tek bağlantıyı dört konumun pazarlamasına yayıyorsunuz.

Bundan sonra, pazarlama ekibiniz dört yerine tek bir rezervasyon bağlantısı kullanır. Siteye özgü kampanyaların tümü aynı bağlantıyı kullanabilir, çünkü formdaki seçici her rezervasyonu doğru yere yönlendirir. Alışkanlık olarak, her lokasyonun her ay bir kez hızlı bir test rezervasyonu yapmasını sağlayarak her şeyin hala doğru şekilde yönlendirildiğini doğrulayın, böylece herhangi bir sapma erken yakalanır.

Bilmeniz Gereken Birkaç Durum

Bazen bir müşteri yanlış konumu seçebiliyor. Rezervasyon, verilen konumla kaydediliyor ve bölge müdürü, New York adresli bir müşterinin Miami'de randevu alması gibi bariz yanlış durumları görebiliyor ve müşteri seyahat etmeden önce iletişime geçebiliyor.

Bir hizmet sağlayıcı bir yerden başka bir yere kalıcı olarak taşındığında, Mindbody ataması değişir ve uygun havuzlar otomatik olarak güncellenir. Eski konum ona hizmet sunmayı bırakır, yeni konum başlar. Manuel yeniden yapılandırma gerekmez.

Bir mekan tadilat veya personel eğitimi nedeniyle geçici olarak kapandığında, Mindbody'de o mekanı kullanılamaz olarak işaretlemeniz yeterlidir ve Calendly formu, mekan yeniden açılana kadar o mekanı rezervasyon yapan kişiden gizler. Müşteriler kapalı bir mekanı rezerve edemezler.

Bu, Spa Grubunuz İçin Ne Anlama Geliyor?

Varsayımsal bir örnek ele alalım. Haftada yaklaşık 40 şubesi olan dört farklı lokasyonda hizmet veren bir spa grubu düşünelim. Doğru yönlendirme sistemi kurulduktan sonra, yanlış yönlendirilen rezervasyon sayısı haftada yaklaşık üçten sıfıra düşüyor. Bölge müdürünün yönlendirme hatalarını düzeltmek için harcadığı zaman da sıfıra iniyor. Onay e-postaları baştan itibaren doğru lokasyon adresini içerdiği için randevu alma oranı da artıyor.

Grup düzeyinde raporlama nihayet anlamlı hale geliyor. Rezervasyon hacmi, dönüşüm oranı, rezervasyon iptal oranı ve rezervasyon başına gelir, verilerin her yerde aynı şekilde yapılandırılması sayesinde dört lokasyonunuzda da karşılaştırılabilir hale geliyor. Bölge müdürü, dört ayrı ve karmaşık gösterge paneli yerine tek bir gerçek gösterge paneline sahip oluyor ve nihayet hangi lokasyonların iyi performans gösterdiğini ve hangilerinin yardıma ihtiyacı olduğunu görebiliyor.

CalendarConnect Mindbody'nin Calendly ile nasıl çalıştığını görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.