Mindbody ve Calendly: Sızıntılı Bir Satış Hunisi Nedeniyle Özel Seans Taleplerini Kaybetmeyi Durdurun

Bir pilates eğitmeni, grup derslerinin yanı sıra özel dersler de satıyor. Özel ders taleplerinin çoğu, web sitesindeki iletişim formu veya Instagram mesajları aracılığıyla geliyor. Eğitmen, Calendly bağlantısıyla yanıt veriyor. Potansiyel müşteri rezervasyon yapıyor, ders gerçekleşiyor ve ardından eğitmen, müşteri kaydını manuel olarak oluşturuyor, ödemeyi manuel olarak kaydediyor ve katılımı manuel olarak işaretliyor.

Sonuç olarak, sızıntılı bir satış hunisi oluşuyor. Bazı talepler Calendly bağlantısı alıyor ancak daha sonra ortadan kayboluyor. Bazı rezervasyonlar gerçekleşiyor ancak kayıtlarına hiç geçmiyor, bu nedenle defterleri yanlış oluyor. Ve düzenli özel müşteriler, her seferinde yeni müşteri olarak satış hunisine yeniden giriyor çünkü onlar için düzgün bir profil oluşturulmuyor.

Varsayımsal bir örnek ele alalım. Haftada yaklaşık 18 özel ders veren ve giderek büyüyen bir bağımsız pilates eğitmeni. Yıllarca tam olarak bu durumla yaşadı.

Bu Size En Çok Maliyete Neden Oluyor?

Özel müşteriler, işletmenizin en değerli insanlarıdır. İki yıl boyunca haftalık olarak gelen tek bir özel müşteri, 50'den fazla tek seferlik kurs katılımcısından daha değerlidir. Dolayısıyla, sızıntılı bir satış hunisi sadece seans kaybetmek anlamına gelmez, aynı zamanda en değerli ilişkilerinizi de kaybetmek anlamına gelir ve bu ilişkileri düzenli müşteri olmadan önce, erken aşamada kaybedersiniz.

Tek başına çalışanlar burada gerçekten zor bir durumda kalıyorlar. Çok kişilik bir ekibin operasyonel inceliğine, düzenli müşteri kayıtlarına, işe yarayan bir planlamaya, zamanında yapılan takibe ihtiyacınız var, ancak haftanızı o ekip olmaya harcayamazsınız. Hazır araçların çoğu rezervasyonda duruyor ve işin geri kalanını, müşteri kaydını, ödemeyi, katılımı, her seferinde, sonsuza dek elle yapmanız gereken bir ödev olarak bırakıyor. Sıkıcı kısımlar tam olarak gününüzü tüketen ve satış huninizi zayıflatan kısımlardır.

Satış hunisinin tamamı kendi kendini nasıl işletiyor?

CalendarConnect, özel seans sürecinin tamamını baştan sona yönetir. Calendly rezervasyonu, doğru hizmet ve süreyle Mindbody randevusu oluşturur. Kişi yeni ise, otomatik olarak bir müşteri profili oluşturulur. E-posta ile eşleştirilen mevcut bir müşteri ise, profili kopyalanmak yerine güncellenir. Rezervasyon formunda verdikleri yanıtlar doğrudan profillerine eklenir, böylece seansa girerken kim olduklarını ve neye ihtiyaç duyduklarını zaten bilirsiniz.

Tekrarlayan müşteriler de sorunsuz bir şekilde ele alınıyor. Özel müşteriler genellikle her hafta aynı zaman dilimini rezerve ediyorlar. İlk Calendly rezervasyonlarından sonra, Mindbody'de onlar için tekrarlayan bir randevu ayarlayabilirsiniz ve sistem bunu otomatik olarak kabul eder, yalnızca makyaj seansı gibi tek seferlik değişiklikler için yeni randevular oluşturur. Müşteri bir kez rezervasyon yapar ve muhasebe işlemleri otomatik olarak tamamlanır.

Aynı durum seans paketleri için de geçerli. 10 seanslık paket satın alan özel bir müşterinin seansları, katıldıkça otomatik olarak geri sayılır. Profilinde kaç seans kaldığını görebilir ve seansları bitmeden önce yeniden satın alma işlemini başlatabilirsiniz; böylece hiçbir tabloya veya "Sanırım iki seansınız kaldı" gibi garip bir konuşmaya gerek kalmaz.

Kurduğunuz Şeyler

Sistem oldukça basit. Üç veya dört giriş sorusu içeren özel seanslar için bir Calendly rezervasyon seçeneği oluşturuyorsunuz ve bunu Mindbody özel seans hizmetinizle eşleştiriyorsunuz. Geri dönen müşteriler otomatik olarak e-posta yoluyla eşleştiriliyor; yeni müşteriler için bir profil oluşturuluyor. Giriş sorularına verilen cevaplar müşteri kaydına ekleniyor. Ardından Calendly bağlantısını her yere dağıtıyorsunuz: web sitenize, Instagram biyografinize, e-posta imzanıza.

Bundan sonra, dönüşüm sağlayan her talep, sizin hiçbir yönetimsel işlem yapmanıza gerek kalmadan düzgün bir şekilde kurulmuş bir müşteri haline gelir. İki basit takip işlemi bunu tamamlar: yeni bir rezervasyondan hemen sonra otomatik olarak gönderilen, sizin bir kez yazdığınız sıcak bir karşılama e-postası ve 30 gün içinde rezervasyon yapmamış Calendly kaynaklı müşteriler için nazik bir yeniden etkileşim hatırlatması. Mesajları bir kez yazarsınız; sistem zamanlamayı ve hedeflemeyi halleder.

Bilmeniz Gereken Birkaç Durum

Özel derslerin fiyatları genellikle grup derslerinden farklıdır ve rezervasyonu eşleştirdiğiniz hizmet doğru fiyatı içerdiğinden, rezervasyon sırasında herhangi bir ek işlem yapmanıza gerek kalmadan fiyatlandırma otomatik olarak yapılır.

İptal politikanıza da saygı duyuluyor. Politikanızı Mindbody'de belirliyorsunuz: 24 saat önceden bildirim, gecikme ücreti, gelmeme ücreti ve geç iptaller ile gelmeme durumları randevuda işaretleniyor, böylece her durum için ayrı ayrı görüşme yapmanıza gerek kalmadan politikanıza göre ücreti uygulayabiliyorsunuz. Bağımsız çalışan bir uzman için bu, aksi takdirde kaybedeceğiniz gerçek bir para.

Ayrıca, müşteri iletişim tercihleri, SMS mi e-posta mı, sıklık, abonelikten çıkma seçenekleri gibi konularda Mindbody'de belirlediğiniz ayarları takip edersiniz; böylece "lütfen bana SMS göndermeyi bırakın" gibi istenmeyen mesajlardan kaçınarak her şeyi en başından doğru ayarlarsınız.

Bu, muayenehaneniz için ne anlama geliyor?

Bu varsayımsal örnekte, satış hunisini CalendarConnect'e taşıdıktan sonra, rezervasyon başına yönetim süresi yaklaşık altı dakikadan 30 saniyenin altına düşüyor. Eğitmen haftada yaklaşık bir buçuk saat kazanıyor ve müşteri listesi nihayet temizleniyor; bu da gelecekteki takipleri, yeniden rezervasyon hatırlatıcılarını ve paket tekliflerini mümkün kılıyor.

Geri kazanılan o bir buçuk saat azımsanmayacak bir şey. Özel seans ücretiyle hesaplandığında, bu süre yıllık olarak yaklaşık 5.000 ila 8.000 dolarlık ek kapasite anlamına geliyor; bu da müşteri çalışmaları, pazarlama veya kendi eğitimleri için kullanabileceği bir zaman dilimi demek. Entegrasyon ilk ayda kendini amorti ediyor ve geri kazandırdığı zaman da bundan sonra katlanarak artmaya devam ediyor.

CalendarConnect Mindbody'nin Calendly ile nasıl çalıştığını görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.