Mindbody ve Calendly: Her Müşterinin Giriş Sorularına Cevapları Gelmeden Önce Hazır Bulundurun

Bir akupunktur kliniği, yeni müşterilerine ilk seanslarından önce beş giriş sorusu sorar: temel şikayet, önceki tedaviler, gebelik durumu, ilaç listesi ve tercih edilen tedavi yöntemi. Calendly rezervasyon formu tüm bu bilgileri eksiksiz bir şekilde kaydeder. Sağlık uzmanı, yanıtları rezervasyon bildirim e-postasında görür.

Ardından tedavi odasına girer, müşteri takvimini açar ve yalnızca müşterinin adını ve randevu saatini görür. Giriş bilgilerinin cevapları, incelemesi gereken bir e-postada saklıdır. Bu nedenle ya her rezervasyon e-postasını yazdırır (kimsenin istemediği bir evrak yığını), ya da aynı beş soruyu tekrar yüz yüze sorar ki bu da müşteriyi rahatsız eder ve seans süresini boşa harcar.

Varsayımsal bir örnek ele alalım. Dört uzmanın çalıştığı bir akupunktur kliniği, haftada yaklaşık 60 yeni hasta kabul ediyor. Bu, onların her biri için günlük gerçeklikti.

Gömülü Su Girişinin Size Maliyeti Ne Kadar?

Seans sırasında randevu e-postasını okumak veya danışanın daha önce yanıtladığı soruları tekrar sormak, sessiz ama net bir mesaj gönderir: Sizin için hazırlık yapmadık. Danışanların genellikle endişeli olduğu bir klinik hizmet için bu ilk izlenim önemlidir. Bu, kendisine değer verildiğini hisseden bir danışan ile sizin yeterince organize olup olmadığınızı sorgulayan bir danışan arasındaki farktır.

Deneyim maliyetinin yanı sıra pratik bir maliyet de söz konusu. Her seans öncesinde aynı beş cevabı tekrar tekrar analiz eden bir sağlık çalışanı, ayda yüzlerce kez aynı düşük değerli görevi yapıyor demektir. Ayrıca klinik ortamlar için bir uyumluluk boyutu da var: Kayıt sisteminizde saklanmak yerine e-posta arşivlerine dağılmış olan hasta bilgileri, denetim durumunda sorun teşkil eder. Hasta kaydında yer alan veriler, deneyimi, zaman kaybını ve uyumluluk sorununu aynı anda çözer.

Giriş Yanıtları Müşteri Kaydına Nasıl Ulaşıyor?

CalendarConnect, Calendly başvuru formundaki her yanıtı alıp Mindbody müşteri profilindeki belirli bir yere yerleştirir. Ana şikayet bir alana, gebelik durumu başka bir alana, ilaç listesi ise ayrı bir alana yazılır. Sağlık çalışanı müşteri profilini açtığında, başvuru yanıtlarının her seferinde aynı tahmin edilebilir yerlerde düzenlendiğini görür; e-postaları kontrol etmeye gerek kalmaz.

Görüşme düzenini bir kez belirliyorsunuz ve bu, randevu türüne göre farklılık gösterebiliyor. Standart bir yeni müşteri görüşmesinde beş soruya yanıt alınabilir. Sadece masaj içeren bir görüşmede üç soruya yanıt alınabilir. Doğurganlığa odaklı bir görüşme ise kendine özgü sorular sorabilir. Bir kez ayarladıktan sonra, yapı her sağlayıcı ve her seans için tutarlı kalır.

Daha Hızlı Hazırlığın Ötesinde Elde Edecekleriniz

Yanıtlar serbest metin yığını yerine gerçek, düzenli alanlara kaydedildiği için, bunlar üzerinde raporlar oluşturabilirsiniz. Her notu manuel olarak taramadan asla yanıtlayamayacağınız sorular, hızlı bir arama ile yanıtlanabilir: bu çeyrekte kaç müşteri hamilelikten bahsetti, bu ay belirli bir şikayetle kaç yeni müşteri geldi, hangi sağlık uzmanları belirli bir müşteri türünü en çok görüyor. Klinikler, personel kararları, pazarlama kararları ve uzmanlık eğitimi kararları almak için tam olarak bunu kullanıyor.

Bu aynı zamanda takip pazarlamanızı da daha etkili hale getirir. Müşteri kaydında organize edilmiş giriş yanıtlarıyla, doğurganlık hedefleri için gelen müşterilere doğurganlığa özel bir e-posta serisi ve ameliyat sonrası iyileşme sürecindeki müşterilere iyileşmeye özel bir seri gönderebilirsiniz. Genel e-posta bombardımanları, müşteriye gerçekten uygun mesajlarla değiştirilir ve buna bağlı olarak açılma ve yanıt oranlarınız artar.

Kurduğunuz Şeyler

Kurulum oldukça basit. Yeni müşteri Calendly rezervasyon formunda beş giriş sorusu oluşturuyorsunuz, her bir cevabın Mindbody müşteri profilinde nerede yer alması gerektiğine karar veriyorsunuz ve bunları bir kez eşleştiriyorsunuz. Ardından bir test rezervasyonu yapıyorsunuz ve sağlayıcının profilde beş cevabın da doldurulmuş olduğunu gördüğünü doğruluyorsunuz ve bunu tüm sağlayıcılara uyguluyorsunuz.

Bundan sonra, her seans öncesi giriş okuma süresi yaklaşık 30 saniyeye düşüyor. Kliniğin sahibiyle birlikte düzeni dikkatlice belirlemekte fayda var: bazı cevaplar standart alanlara, bazıları özel alanlara ve raporlamak istediğiniz kategorik cevaplar ise sıralama ve filtreleme için oluşturulmuş alanlara ait olmalıdır. Hangi sorunun hangi alanı beslediğine dair kısa bir referans tutun; bu, hem sağlık personeli eğitimini hem de gelecekteki denetimleri kolaylaştırır.

Bilmeniz Gereken Birkaç Durum

Bazı Calendly soruları yalnızca önceki bir cevaba bağlı olarak görünür. Eğer bir soru sorulmadıysa, ilgili alan boş bırakılır ve boşluğun "sorulmadı" anlamına mı geldiğine yoksa giriş sırasında bir cevap gerektirip gerektirmediğine siz karar verirsiniz.

Çoklu seçim soruları, bir onay kutusu listesi, müşteri profilinde seçilen seçeneklerin temiz bir listesi olarak görünür ve bu liste sıralanabilir ve raporlanabilir kalır.

Ve tekrar gelen bir hastanın yanıtları değiştiğinde, örneğin yeni bir ilaç eklendiğinde, profildeki güncel yanıtlar güncellenirken önceki değerler randevu notunda saklanır; böylece sağlık çalışanı geçmiş verileri kaybetmeden mevcut durumu görebilir.

Bu, kliniğiniz için ne anlama geliyor?

Bu varsayımsal örnekte, ilk görüşmeden sonra müşteri kayıtlarına yanıtlar eklenmeye başlandıktan sonra, her yeni müşteri için sağlık çalışanının hazırlık süresi randevu başına yaklaşık dört dakika azaldı. 60 haftalık görüşme üzerinden hesaplandığında, bu haftada yaklaşık dört saatlik sağlık çalışanı zamanı tasarrufu anlamına geliyor. Zamandan daha değerli olan ise ilk seans deneyimidir: Sağlık çalışanı, müşteri içeri girdiğinde zaten müşterinin geçmişini biliyor ve müşteri bunu hissediyor.

Bu rakamlar örnek niteliğindedir, ancak ilke sağlamdır. Sağlık uzmanınızın hazırlık süresi, klinikteki en pahalı dakikadır. Giriş sorularına verilen cevaplar, gelen kutusundan çıkarılmayı beklemek yerine, hasta kaydında hazır bulunmalıdır.

CalendarConnect Mindbody'nin Calendly ile nasıl çalıştığını görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.