Mindbody ve Calendly: Gerçek Zamanlı Rezervasyon Senkronizasyonu ile Resepsiyon Karmaşasına Son Verin

Bir medikal spa, yeni müşteri görüşmeleri için Calendly'yi kullanıyor çünkü web sitesi ekibi rezervasyon widget'ını çok seviyor. Asıl randevu, sağlayıcıların programlarını, odalarını ve hizmet sürelerini sakladığı Mindbody'de gerçekleşiyor. Devir teslim manuel olarak yapılıyor: resepsiyondaki bir kişi Calendly bildirimlerini takip ediyor ve her rezervasyonu Mindbody'ye yeniden giriyor.

Sonuç tam da beklediğiniz gibi. İki müşteri, resepsiyon görevlisi durumu fark etmeden önce Calendly'de aynı randevu saatini rezerve ediyor ve böylece çifte rezervasyon oluşuyor. Sağlık çalışanları, hiç bilmedikleri randevularla karşılaşıyor. Calendly'deki aynı gün iptallerinin Mindbody'ye ulaşması saatler sürüyor ve doldurulabilecek bir oda boş kalıyor.

Müşteriyle ilgili bir sorun daha var. Calendly kendi onayını gönderiyor. Mindbody de kendi onayını gönderiyor. Müşteri, bir randevu için iki onay alıyor ve bazen resepsiyon görevlisi sonradan bir şeyleri düzenlemişse, bilgiler çelişkili olabiliyor. Müşteri hangisinin gerçek olduğunu merak ediyor ve bazı randevular yanlış zamanda gerçekleşiyor.

Manuel Devir Teslimin Size Maliyeti Nedir?

Bir kişinin her rezervasyonu bir sistemden diğerine yeniden yazmasını sağlamak yavaş ve daha da kötüsü, doğrudan size para ve itibar kaybına yol açan güvenilmez bir yöntemdir. Her çifte rezervasyon, özür dileyen bir telefon görüşmesine ve genellikle kaybedilen bir müşteriye neden olur. Her şaşıran sağlayıcı, programa olan güvenini kaybeder. Ortaya çıkması saatler süren her iptal, yeniden rezerve edebileceğiniz boş bir oda anlamına gelir. Ve her mükerrer, çelişkili onay, henüz gelmemiş bir müşteriye düzensiz görünmenize neden olur.

Bu durum en çok yeniden planlama aşamasında sorun yaratıyor. Bir müşteri Calendly'de randevusunu yeniden planladığında, eski randevu iptal ediliyor ve yeni bir randevu oluşturuluyor. Bunlar iki ayrı değişiklik olarak ele alınırsa, Mindbody tarafında iptal edilen bir randevunun ardından yepyeni bir randevu oluşturuluyor ve orijinal rezervasyonla bağlantı kopuyor. Notlar, giriş yanıtları, geçmiş bilgiler aktarılmıyor. Sağlayıcı, arkasında hiçbir bağlam olmayan bir randevu görüyor.

Bunun yerine nasıl çalışır?

CalendarConnect, ilişkiyi doğru şekle sokuyor. Calendly, halka açık rezervasyon deneyiminin sahibi. Mindbody ise kayıtlı randevu takviminin sahibi. Her Calendly rezervasyonu, doğru hizmet, sağlayıcı, konum ve süreyle saniyeler içinde düzgün bir Mindbody randevusuna dönüşüyor. Resepsiyon, yeniden giriş istasyonu olmaktan çıkıp resepsiyon görevine geri dönüyor.

Randevu değişiklikleri tek bir değişiklik olarak ele alınır. Bir müşteri randevusunu değiştirdiğinde, orijinal Mindbody randevusu yeni saat, yeni süre veya yeni sağlayıcı ile güncellenir. Geçmiş veriler olduğu gibi kalır. Giriş bilgileriyle ilgili yanıtlar da ekli kalır. Sağlayıcı, gizemli yeni bir rezervasyonla eşleştirilmiş bir iptal kaydı değil, tek bir kayıt açar.

İptaller gerçek zamanlı olarak işlenir. İptal edilen bir randevu, Mindbody'de saniyeler içinde boşalır, böylece gün henüz başlamadan yeniden rezerve edilebilir. İptal politikanıza da saygı duyulur: geç iptaller ve gelmeme durumları işaretlenir, böylece ücretlerinizi uygulayabilirsiniz ve 24 saat içinde yeniden rezervasyon yapan bir müşteri, orijinal niyetine uygun olarak yeniden rezerve edilebilir. Tek bir randevu için bunların hiçbiri önemli değildir. Ancak haftada 80 randevu için çok önemlidir.

Kurduğunuz Şeyler

Kurulum oldukça basit. Calendly ve Mindbody'yi birbirine bağlıyorsunuz, her Calendly rezervasyon türünü Mindbody hizmeti, sağlayıcı havuzu ve konumuyla eşleştiriyorsunuz ve yeni rezervasyonların saniyeler içinde kaydedilmesi için anlık rezervasyon senkronizasyonunu, ayrıca değişikliklerin mükerrer kayıt olmadan aktarılması için yeniden planlama ve iptal senkronizasyonunu açıyorsunuz. Bu noktadan sonra, resepsiyon Calendly sekmesini kapatabilir ve Mindbody'yi tek bir planlama sistemi olarak kullanabilir.

İki ayarı doğru yapmak önemlidir. Birincisi, Calendly onay e-postasını azaltın veya kapatın, böylece müşteri yalnızca Mindbody onay e-postasını alsın; bu, iki ayrı onay e-postası alma sorununu ortadan kaldırır. İkincisi, sağlayıcınızın randevular arasındaki bekleme sürelerinin (temizleme süresi) Mindbody'de ayarlandığından ve Calendly formu tarafından dikkate alındığından emin olun, böylece hiçbir sistem bir sağlayıcıyı aşırı derecede meşgul etmez.

Bilmeniz Gereken Birkaç Durum

Hizmet sağlayıcılar gün ortasında müsaitlik durumlarını sürekli değiştiriyorlar. Bir hizmet sağlayıcı vardiyasını uzatır veya öğleden sonra izin alır ve Calendly formu bunu anında yansıtır, bu nedenle bir müşteri hizmet sağlayıcının artık müsait olmadığı bir zamanı rezerve edemez.

Bir sağlık çalışanı kısa süre önce hastalandığını bildirirse, onu Mindbody'de devre dışı bırakırsınız ve Calendly'den alınan o güne ait randevuları seçtiğiniz mesajla iptal edilir. Politikanız izin veriyorsa, boşalan yerler yerine geçecek bir sağlık çalışanı tarafından rezerve edilebilir hale gelir.

Ve düzenli randevular, örneğin haftalık yüz bakımı gibi işlemler, doğrudan Mindbody üzerinden ayarlanmalıdır. Calendly ise ilk rezervasyonlar ve tek seferlik randevular için doğru araçtır. Her aracı en iyi yaptığı iş için kullanmak, tüm deneyimi sorunsuz tutar.

Bu, Spa'nız İçin Ne Anlama Geliyor?

Varsayımsal bir örnek ele alalım. Beş uzmanın çalıştığı ve Calendly üzerinden haftada yaklaşık 80 konsültasyonun yapıldığı tek lokasyonlu bir medikal spa merkezi düşünelim. Gerçek zamanlı senkronizasyon devreye alındıktan sonra, çifte rezervasyonlar haftada yaklaşık dörtten sıfıra düşüyor. Resepsiyonun rezervasyonları yeniden girmek için harcadığı süre haftada yaklaşık altı saat azalıyor. Aynı gün yapılan iptaller, saatler yerine saniyeler içinde yeniden rezerve edilebilir boşluklar yaratıyor, böylece boş odalar doluyor.

Sağlayıcı memnuniyeti, işletme sahibinin fark edebileceği şekilde artar. Sağlayıcılar sürpriz randevular hakkında şikayet etmeyi bırakırlar. Sabah gördükleri program, gerçekten uyguladıkları programdır. Yeni sağlayıcılar daha hızlı adapte olurlar çünkü sadece Mindbody'yi öğrenmeleri gerekir, Mindbody'nin yanı sıra her vardiyadan önce bildirim kutusunu kontrol etme alışkanlığı edinmeleri gerekmez. Tüm operasyon daha basit hale gelir ve daha basit bir operasyonun büyümesi daha kolaydır.

CalendarConnect Mindbody'nin Calendly ile nasıl çalıştığını görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.