Zihin ve Beden ve Zoom: Her Ders İçin Zoom Toplantısı, Manuel Kurulum Gerektirmez

Derse başlamadan önceki telaş neden ekibinizi sessizce tüketiyor?

Hibrit bir yoga stüdyosu haftada yaklaşık 35 sanal ders veriyor. Her ders için doğru sunucu, doğru saat, doğru ders adı ve ders başlamadan önce rezervasyon yaptıran müşterilere gönderilen katılım bağlantısıyla bir Zoom toplantısı gerekiyor. Stüdyo yöneticisi, tüm bunları elle ayarlamak için her ders için yaklaşık on dakika harcıyor. Bu, her hafta neredeyse altı saatlik bir idari iş yükü anlamına geliyor ve bunun sonucunda kendiliğinden oluşturulması gereken bir toplantıdan başka bir şey elde edilemiyor.

Aynı zamanda kırılgan da. Yönetici yoğun bir Salı sabahı dersi kaçırıyor, eğitmen sabah 6:55'te giriş yapıyor ama toplantı yok ve müşteriler var olmayan bir odayı bekliyor. Bu, para iadesi görüşmesi ve sanal programınızın devam etmeye değer olup olmadığını sorgulayan bir müşteri anlamına gelir.

Daha sessiz bir maliyeti de var. Toplantılar elle oluşturulduğunda, isimleri tutarsız oluyor. Bir hafta "Vinyasa 7am", diğer hafta "7am vinyasa flow". Bazılarında eğitmenin adı geçiyor, bazılarında geçmiyor. Müşteriler gelen kutularında dağınık, doğaçlama bir düzen görüyor ve stüdyo, müşteri sadakatini sessizce azaltan, derme çatma bir izlenim vermeye başlıyor.

Manuel İşlemin Gerçek Maliyeti Nedir?

Görünür maliyet haftada altı saattir. Gizli maliyetler ise daha büyüktür.

Her manuel adım, bir şeyi unutma şansı demektir. Kaçırılan bir toplantı, dersin zamanında başlayamaması anlamına gelir. Zoom'a aktarılmayan bir yeniden planlama, müşterilerin yanlış bağlantıya bağlanması anlamına gelir. Son dakika eğitmen değişikliği, yanlış kişinin adının yazıldığı bir e-posta anlamına gelir. Bunların hiçbiri tek başına dramatik değildir, ancak bir araya geldiklerinde sanal programın güvenilmez hissettirmesine yol açarlar ve bu güvenilmezlik, müşterilerin rezervasyon yapmayı bırakmasının nedenidir.

Bir de kimsenin hoşlanmadığı zamanlama tuzağı var. Stüdyonuzun yerel saati, toplantı saati ve her müşterinin hatırlatıcıyı okuduğu saatlerin hepsi aynı olmalı ve bu saatler yılda iki kez, saatlerin değişmesiyle birlikte kayıyor. Bunu yanlış yaparsanız, müşteriler iki hafta boyunca bir saat erken hatırlatıcı alırlar.

Sınıflar Kendi Toplantılarını Oluşturduktan Sonra Nasıl Çalışır?

ZoomConnect, Mindbody'de bir ders planlandığı anda otomatik olarak bir Zoom toplantısı oluşturur. Toplantı, ders adını, eğitmeni (ev sahibi olarak) ve doğru yerel saati içerir. Bir ders yeniden planlanırsa, iptal edilirse veya farklı bir eğitmene atanırsa, Zoom toplantısı da otomatik olarak devam eder.

Dağıtım da aynı şekilde yapılır. Rezervasyon yaptıran müşteriler, seçtiğiniz programa göre katılım bağlantısını alırlar: 24 saat önce, bir saat önce veya her ikisi de. Sabah 7'deki ders için 6:58'de rezervasyon yaptıran bir müşteri yine de bağlantısını hemen alır, iptalden sonra yeniden rezervasyon yaptıran bir müşteri de aynı şekilde. Son dakika durumları, manuel süreçlerin başarısız olduğu yerlerdir ve burada sorunsuz çalışırlar.

Bağlantı içeren e-postalar, genel bir Zoom daveti gibi görünmek yerine markanızın kimliğini taşır; bu sayede müşterinin gelen kutusuna ulaşan e-posta, stüdyonuzdan gelmiş gibi görünür.

Kayıtlar ve Eğitmen Değişimleri, Yönetiliyor

Aynı yöntemle iki tekrarlayan baş ağrısı ortadan kayboluyor.

Kayıtlar: Birçok stüdyo, canlı derse katılamayan müşteriler için sanal dersleri kaydeder. ZoomConnect, ders bittikten sonra kaydı alabilir, ders kaydına ekleyebilir ve canlı oturumu kaçıran müşterilere e-posta ile gönderebilir. Eğitmen ders bittikten sonra Zoom'a hiç dokunmaz ve "Dersi kaçırdım, kaydı alabilir miyim?" e-postaları artık gelmez.

Eğitmen değişiklikleri: Bir eğitmen müsait olmadığında ve Mindbody'de bir ders yedek bir eğitmene atandığında, ZoomConnect toplantı sahibini günceller ve doğru eğitmenin adıyla bağlantı e-postalarını yeniden gönderir. Yedek eğitmenin Zoom hesabınızda önceden ayarlanmış olması gerekmez.

Kurulumu

Başlamak için kısa ve tek seferlik bir kurulum yeterli:

1. ZoomConnect kurulumunda Mindbody ve Zoom'u bağlayın. Kurulum sihirbazı size adım adım yol gösterecektir.
2. Hangi ders türlerinin Zoom bağlantısı alacağını seçin. Hibrit stüdyo yalnızca sanal ve hibrit derslerini işaretler.
3. Hatırlatma zamanlamasını bir kez ayarlayın: 24 saat öncesi, 1 saat öncesi ve son bir saat içinde rezervasyon yapan herkes için anında gönderilecek bir hatırlatma.
4. Katılım e-postalarının stüdyonuzun kimliğini yansıtması için gönderen adresini ve marka kimliğini seçin.
5. Bir ders iptal edildiğinde ne olacağına karar verin: Zoom toplantısını tamamen kaldırın veya kaydınız olması için iptal edilmiş durumda tutun. Çoğu stüdyo kaydı tutar.
6. Kayıtlar konusunda karar verin: sanal dersleri otomatik olarak kaydedip, canlı oturumu kaçıran müşterilere bağlantıyı göndermek isteyip istemeyeceğinize karar verin.

Bundan sonra stüdyo yöneticisi Zoom toplantılarını planlamayı bırakıyor. Haftalık 35 dersin toplantıları, bağlantıları ve hatırlatıcıları, Zoom'a kimse dokunmadan alınıyor.

Rakamlar Nasıl Görünebilir?

Örnek olarak, yaklaşık 220 üyesi olan ve haftada 35 sanal ders veren, tek bir lokasyonda faaliyet gösteren varsayımsal bir hibrit yoga stüdyosunu ele alalım.

• Stüdyo yöneticisi haftada yaklaşık 5,5 saat, yani tüm hazırlık süresinden tasarruf ediyor.
• Zoom bağlantısı çalışmadan başlayan derslerin sayısı ayda bir veya ikiden sıfıra düştü.
• Geç rezervasyon yapanların katılım oranı artıyor çünkü sabah 6:58'de rezervasyon yapan kişi bağlantıyı hemen alıyor ve gerçekten de geliyor.

Birkaç ay sonra, bir müşteri sadakati etkisi ortaya çıkıyor. Sanal derslere katılmama oranları düşüyor çünkü hatırlatmalar tutarlı ve markalı e-postalar profesyonel bir izlenim veriyor. Eskiden "bağlantıyı hiç alamadım" diye dersi atlayan müşteriler artık bu bahaneyi kullanamıyor. Sanal ders doluluk oranları daha dar ve tahmin edilebilir bir aralığa yerleşiyor, bu da planlamayı kolaylaştırıyor ve eğitmenlerin sanal derslerinin çabaya değer olduğunu hissetmelerini sağlıyor. Bu rakamlar örnek niteliğindedir, gerçek bir müşterinin sonuçlarını yansıtmamaktadır.

Bu, Stüdyonuz İçin Neden Önemli?

• Ekibinizin her hafta aynı şekilde elle yaptığı her şey, kaldırılmaya adaydır. Haftada altı saat, yılda 300 saat demektir.
• Zor olan kısım asla tek bir Zoom toplantısı oluşturmak değildi. Zor olan, toplantının tüm yaşam döngüsüydü: yeniden planlamalar, iptaller, yeniden rezervasyonlar, son dakika rezervasyonları ve saat değişiklikleri. Tüm bunları otomatikleştirmek, programı güvenilir kılan şeydir.
• Markalı bağlantı içeren e-postalar gösteriş amaçlı değildir. Bunlar, müşterinin güvendiği bir e-posta ile istenmeyen posta klasörüne düşen bir e-posta arasındaki farkı yaratır.

Deneyin

Bu sistemin ders programınız için nasıl işleyeceğini merak ediyor musunuz? API Uygulaması sayfasına bakın.