Zihin-Beden ve Zoom: Sanal Ders Katılımını Kendi Kendini Takip Eden Bir Sistem

Hibrit Devam Takip Sistemi Neden Ara Veriyor?

Hibrit bir pilates stüdyosu, stüdyoda bulunan müşterilerle Zoom katılımcılarını bir araya getiren dersler düzenliyor. Eğitmen, stüdyoda bulunan müşterilerin yoklamasını Mindbody iPad üzerinden yapıyor. Zoom katılımcıları toplantıya katılıyor, dersi alıyor ve ayrılıyor, ancak Mindbody'de kimse onları yoklama olarak işaretlemiyor. Sonuç: Katılım raporları yanlış, paket ziyaretleri asla sayılmıyor ve dört sanal ders alan bir müşteri, bir ay sonra bile paketinde on ziyaretin tamamını gösteriyor.

İşletme sahibi genellikle ay sonunda durumu öğreniyor ve ardından Zoom kayıtlarını Mindbody rezervasyonlarıyla karşılaştırarak onlarca katılım kaydını geriye dönük olarak doldurmak zorunda kalıyor. Bu, saatlerce süren sıkıcı bir iş ve zaten tahsil etmesi gereken gelirin haftalarca tahsil edilmeden kalması anlamına geliyor.

Bu boşluk pazarlamanızı da zehirler. Dört sanal derse katılmış ancak hiç katılmamış olarak kaydedilmiş bir müşteri, otomatik e-postalarınıza, sanki ayrılmak üzere olan eski bir üye gibi bakar. Bu nedenle sisteminiz, tüm süre boyunca sadakatle katılan birine geri kazanma kampanyası gönderir. Bu durum müşteriyi şaşırtır ve alakasız e-postalar alan üyeler hepsini görmezden gelmeyi öğrenir.

Devamsızlık Açığının Gerçek Maliyeti Nedir?

En belirgin maliyet, kaybedilen gelirdir. Paket değerinden düşüşe neden olmayan her sanal ders, müşterinin fiilen ücretsiz aldığı bir derstir ve bir aylık hibrit derslerde bu, gerçek paraya dönüşür.

Daha az belirgin olan maliyet ise her iki yönde de güven kaybıdır. Raporlarınız gerçeği yansıtmadığı için, hangi dersleri programda tutacağınıza dair güvenilir kararlar veremezsiniz. Ve üyeleriniz, kalan ziyaret sayılarının hatırladıklarıyla eşleşmediğini fark eder; bu da basit bir resepsiyon kontrolünü tatsız bir pazarlığa dönüştürür. Kötü katılım verileri bir düzen sorunu değil, bir gelir sorunu ve bir ilişki sorunudur.

Yoklama işlemi tamamlandıktan sonra nasıl çalışır?

ZoomConnect, her kayıtlı müşteriye, Mindbody'deki özel rezervasyonlarıyla bağlantılı benzersiz bir katılım bağlantısı verir. Müşteri derse katıldığında, sistem bağlantı sayesinde kim olduğunu tam olarak bilir. Ders bittikten sonra, ZoomConnect o müşteriyi Mindbody'de otomatik olarak hazır olarak işaretler ve katılım süresini geri sayar. Bu döngü, eğitmenin hiçbir çabası olmadan her derste kendiliğinden tamamlanır.

Her bağlantı tek bir kişiye ait olduğundan, sistem aynı zamanda bir istemcinin bağlantısını bir arkadaşına iletmesini de engeller. Bağlantı aynı anda yalnızca bir cihazda çalışır. Eğer kişi telefonundan katılırsa ve başka biri aynı bağlantıyı dizüstü bilgisayarından denerse, ikinci deneme reddedilir. Sanal sınıf gelirleriniz, eğitmenin denetlemesine gerek kalmadan korunmuş olur.

Geç katılanlar, eğitmenin o anki kararına değil, sizin belirlediğiniz bir kurala göre ele alınır. 60 dakikalık bir derse 12 dakika sonra katılan bir öğrenci muhtemelen yine de mevcut sayılır. Son 5 dakikada katılan birinin ise muhtemelen sayılmaması gerekir. Eşik değerini her ders türü için bir kez belirlersiniz ve bu değer her derse tutarlı bir şekilde uygulanır.

İptaller de ele alınıyor. Eğer bir müşteri ders başlamadan kısa bir süre önce iptal ederse, bağlantısı çalışmayı durdurur ve bekleme listesindeki bir müşteri kendi bağlantısıyla derse dahil edilir. Bu sayede yoklama, başlangıçta rezervasyon yaptıranlarla değil, gerçekten katılanlarla eşleştirilir; bu da çoğu mutabakat sorununun kaynağıdır.

Kurulumu

Kurulum kısaca şöyledir:

1. ZoomConnect'te benzersiz bağlantı özelliğini açın. Varsayılan olarak her bağlantı yalnızca bir cihazda çalışır.
2. Hibrit dersi her zamanki gibi yürütün. Stüdyoda bulunan öğrenciler iPad üzerinden giriş yapsınlar. Sanal öğrenciler ise hatırlatma e-postalarındaki bağlantıya tıklasınlar.
3. Ders bittikten sonra, ZoomConnect, Mindbody'de sanal olarak katılan her katılımcıyı işaretler ve paket sayımını yapar.
4. Her ders türü için katılım eşiğini ayarlayın. Varsayılan ayar, bir müşterinin ilk 20 dakika içinde katılması ve en az 15 dakika kalması durumunda katılımını sayar. 30 dakikalık hızlı bir ders için daha sıkı bir kural, 90 dakikalık bir atölye çalışması için ise daha esnek bir kural gerekebilir.
5. İlk haftanın raporlarını tuttuğunuz manuel kayıtlarla karşılaştırın ve gerekirse eşik değerini ayarlayın.

Bundan sonra, ay sonu raporu gerçekle birebir örtüşür, çünkü zaten başından beri örtüşüyordu.

Birkaç Gerçek Dünya Örneği

Bağlantı kesintileri: Bir müşterinin WiFi bağlantısı kesilir ve telefonundan tekrar bağlanır. Sistem bunu aynı kişi olarak tanır ve katılımını kaybetmeden veya çifte sayım yapmadan bir kez sayar.

Aynı evde yaşayan iki kişi birlikte izleme: Eğer iki kişi aynı ücretli rezervasyondan izlerse, katılım ücretini ödeyen müşteriye ait sayılır. Küçük bir ek ücret karşılığında aynı evde yaşayan iki kişinin birlikte izlemesine izin vermek isterseniz, bu da yapılandırılabilir.

Geç iptaller: İptal edilemez süre içinde yapılan bir iptal, gelmeme veya katılım olarak değil, geç iptal olarak kaydedilir; bu nedenle raporlarınız ve geç iptal ücretleriniz doğru kalır.

Rakamlar Nasıl Görünebilir?

Örnek olarak, haftada 22 karma ders veren ve katılımcıların yaklaşık %40'ının sanal ortamda gerçekleştiği varsayımsal bir hibrit pilates stüdyosunu ele alalım.

• Sanal katılım oranları yaklaşık yüzde 78'den yaklaşık yüzde 99'a yükseldi.
• Gerçekleşen ancak sayıma dahil edilmeyen ziyaretlerden elde edilen gelir, ilk ayda yaklaşık 1.400 dolara ulaşırken, ilerleyen dönemlerde bu rakam sıfırda kalıyor.
• Ay sonu devamsızlık mutabakatında işletme sahibinin çalışma süresi sıfıra düşüyor.

Burada bahsetmeye değer bir üye deneyimi kazanımı var. Üyeler, stüdyonun kayıtlarının hatırladıklarıyla eşleştiği için ziyaretlerinin doğru sayıldığına güveniyorlar. "Kaç ziyaret hakkım kaldı?" sorusu bir pazarlık olmaktan çıkıp basit bir onaylamaya dönüşüyor. Bu rakamlar örnek niteliğindedir, gerçek bir müşterinin sonuçlarını yansıtmaz.

Bu, işletmenizin karlılığı için neden önemlidir?

• Satışları hiç azalmayan paketlerden sızan gelir, siz aramaya başlayana kadar görünmezdir. Çoğu hibrit stüdyo gelir kaybı yaşıyor ve bunun ne kadar olduğunu bilmiyor.
• Bağlantı başına bir cihaz kuralı, üyeleri cezalandırmakla ilgili değil. Sanal derslerinizin getirmesi gereken geliri korumanın temel şartıdır.
• Doğru katılım verileri, doğru pazarlamayı besler. Kayıtlarınız gerçeği yansıttığında, geri kazanma e-postalarınız doğru kişilere ulaşır ve üyeleriniz mesajlarınıza güvenmeye devam eder.

Deneyin

Hibrit derslerinizde bunun nasıl işlediğini merak ediyor musunuz? API Uygulaması sayfasına bakın.