Cliniko ve HubSpot: Çok Disiplinli Bir Klinikte Uygulayıcı ve Lokasyon Raporlaması

Bir klinikte çeşitli disiplinlerden bir düzine uzman çalışmaya başladığında, "kimin en iyi performansı gösterdiği" sorusunun cevabı artık gözle görülebilecek bir şey olmaktan çıkar. Aynı soru her hafta klinik yöneticisi, her ay operasyon müdürü ve her üç ayda bir yönetim kurulu tarafından sorulur ve cevabı bulmak için her seferinde yeni bir elektronik tablo oluşturmak gerekmemelidir.

Örnek olarak, Harbourview Allied Health Collective'i ele alalım; bu, fizyoterapi, ergoterapi, diyetetik ve egzersiz fizyolojisi alanlarında çalışan 22 uzmanın bulunduğu, 4 lokasyonda faaliyet gösteren varsayımsal bir kuruluştur. Uygulama yöneticisi, basit disiplinler arası soruları kolayca yanıtlayamaz. Fizyoterapistler bir ayda diyetetik bölümüne kaç ortak hasta yönlendiriyor? Hangi uzmanın yeniden randevu alma oranı en yüksek? Hangi lokasyonun takvimi ağ ortalamasını aşağı çekiyor? Her soru için yeni bir dışa aktarma, yeni bir pivotlama ve elle yeni bir hasta eşleştirme turu gerekiyor.

Çok disiplinli bir kliniğin aslında cevaplanması gereken sorular

22 hekimden oluşan bir klinik, tek bir muayenehane gibi değil, küçük bir ağ gibi çalışır. Yönetimin şu gibi sorulara cevap bulması gerekiyor:

• Hangi uzmanlar kapasitelerinin sınırında çalışıyor, hangileri kapasitelerinin çok altında çalışıyor?
• Hangi disiplin eşleşmeleri en fazla kurum içi yönlendirmeye yol açar (fizyoterapistten diyetisyene, ergoterapistten egzersiz fizyolojisine)?
• Hangi lokasyon yeni hasta başına en yüksek ömür boyu değeri elde ediyor ve neden?
• İlk değerlendirmeyi sürekli bir bakım planına dönüştürmede en iyi olan uzman kimdir?

Bunların hiçbiri düz bir elektronik tabloya aktarıldığında geçerliliğini koruyamaz. Sayıları serbestçe dilimleyebilmeniz için her hasta, randevu, uygulayıcı, konum ve bakım planının birbirine bağlı olması gerekir.

Manuel raporlama sürecinin size maliyeti nedir?

Cliniko'nun yerleşik raporları temel bilgileri, yani uygulayıcı başına geliri, günlük randevu sayısını yanıtlıyor, ancak disiplinler arası raporlamanın gerektirdiği bağlantıları kuramıyor. Eski bir dışa aktarıma dayalı bir raporlama aracı, hasta-hasta yönlendirme bağlantısını kaybediyor ve canlı tutmak için bir analiste ihtiyaç duyuyor. Yapıştırılan bir elektronik tablo 6 uygulayıcı için uygunken, 22 uygulayıcı için imkansız hale geliyor. Bu nedenle, uygulama yöneticisi raporları elle yeniden oluşturmaya devam ediyor, COO günlerce cevap bekliyor ve kararlar eksik bilgilere dayanarak alınıyor.

Otomatik raporlama nasıl çalışır?

CRMConnect, Cliniko'yu HubSpot'a bağladığında, randevularınız, hastalarınız, faturalarınız, uygulayıcılarınız, lokasyonlarınız ve bakım planlarınız, aralarındaki ilişkiler bozulmadan otomatik olarak güncel kalan raporlama yapı taşları haline gelir. Her randevu zaten uygulayıcısını ve lokasyonunu içerir, bu nedenle herhangi bir raporu ek bir işlem yapmadan bunlardan herhangi birine göre ayırabilirsiniz. Ayrıca, hasta kayıtları ağ genelinde bağlantılı kaldığı için, bir hasta birden fazla disiplinde birden fazla uygulayıcıyı görse bile sevk zincirini korursunuz.

İşte destekleyebileceğiniz habercilik türü:

Uygulayıcının performansı. Her bir uzman için: son 30 günde gerçekleşen randevular, gelmeme oranı, yeniden rezervasyon oranı (gelen randevuların 28 gün içinde başka bir rezervasyona dönüşme oranı) ve ortalama randevu değeri.

Konum performansı. Her bir lokasyon için: randevu takviminin doluluk oranı ile hekimin müsait saatleri, bu dönemde kazanılan yeni hastalar ve o lokasyondaki hastaların ortalama ömür boyu değeri.

Kurum içi yönlendirmeler. Birden fazla disiplinde randevusu olan hastaları belirleyin ve sevklerin nereden geldiğine ve nereye gittiğine göre gruplandırın. Bu rapor, çok disiplinli modelinizin gerçekten çok disiplinli olup olmadığını veya sadece aynı çatı altında çalışan bağımsız muayenehanelerden oluşup oluşmadığını size gösterir.

Konuma göre erişim kapsamı sınırlandırılmıştır. Her klinik yöneticisi yalnızca kendi hastalarını ve faaliyetlerini görürken, operasyonlardan sorumlu genel müdür (COO) tüm ağı denetler. Her randevuya damgalanan konum bilgisi, bu iş bölümünü net ve uygulanabilir kılıyor.

Tipik olarak keşfettiğiniz şey

Harbourview'ın profiline uyan bir klinik, genellikle ilk ay içinde iki veya üç uygulayıcının %95 kapasiteyle çalıştığını, diğer ikisinin ise %55'in altında kaldığını, bir lokasyonun tüm fizyoterapi-diyetisyenlik iç yönlendirmelerinin %80'ini karşıladığını, diğer üçünün ise neredeyse sıfır olduğunu ve en yüksek yaşam boyu değerine sahip lokasyonun en fazla pazarlama harcaması yapılan lokasyon olmadığını tespit eder. Bunların her biri, verilmesi gereken bir karardır. Raporlar kendiliğinden güncel kalır, operasyon direktörü "hesap tablosunu" istemeyi bırakır ve üç aylık yönetim kurulu raporlaması iki gün yerine 20 dakika sürer.

Uygulamaya yönelik raporlamayı adil bir şekilde nasıl kullanabilirsiniz?

Uzman sayısı bir yönetim aracıdır, halka açık bir skor tablosu değildir. Dikkat edilmesi gereken iki nokta şunlardır:

• Randevu sayısını personel sohbetinde yayınlanan bir sıralama tablosuna dönüştürmeyin. Farklı disiplinlerin farklı randevu süreleri ve farklı vaka karmaşıklığı vardır. 75 dakikalık bir pelvik fizyoterapi değerlendirmesi, 20 dakikalık bir takip muayenesiyle aynı iş birimi değildir.
• Klinik detayları (hasta notları, teşhisler, tedavi ayrıntıları) yönetim panolarına eklemeyin. Seans sınırları ve kilometre taşları gibi bakım planı yapısı operasyoneldir ve raporlanması uygundur. Klinik anlatım Cliniko'da kalmalıdır.

Bu durum kliniğiniz için neden önemli?

Bir düzine uzmandan oluşan bir ekiple çalışmaya başladığınızda, sezgisel yaklaşımlar yetersiz kalmaya başlar ve manuel raporlar yeterince hızlı olmaz. Canlı uzman, konum ve dahili yönlendirme raporlaması, "kimin performans gösterdiği" sorusunu, her sorulduğunda saniyeler içinde, gerçek rakamlarla yanıtlayabileceğiniz bir soruya dönüştürür. Özellikle dahili yönlendirme raporu, çoğu çok disiplinli kliniğin asla oluşturmadığı ve modelinizin gerçekten işe yarayıp yaramadığını size söyleyen rapordur.

CRMConnect Cliniko'dan HubSpot'a entegrasyonun nasıl çalıştığını görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.