Cliniko ve HubSpot: Bir Spor Hekimliği Kliniğinin Güvenebileceği Gelir Tahmini

Büyüyen her klinikte, Pazartesi sabahı tahmin tablosunun bir araç olmaktan çıkıp bir yükümlülüğe dönüştüğü bir an vardır. Sahip veya finans sorumlusu tabloyu elle yeniden oluşturur. Uygulayıcılar tabloda yazılanlarla uyumsuzluk içindedir. Yönetim, doğru rakamlar dört gün öncesine ait olduğu için yanlış rakamlar hakkında tartışır. Kararlar içgüdüsel olarak alınır.

Örnek olarak, Northpoint Sports Medicine'i ele alalım. Varsayımsal olarak, 8 uygulayıcısı olan ve yıllık yaklaşık 2,4 milyon dolar faturalandırma yapan, yüksek hacimli tek bir klinik düşünün. Faturalandırma Cliniko'da gerçekleşiyor. Tahminler ve gösterge panelleri HubSpot'ta bulunuyor. Her Pazartesi, finans sorumlusu ikisini de dışa aktarıyor, bir elektronik tabloda birleştiriyor, 30/60/90 görünümünü oluşturuyor ve e-posta yoluyla gönderiyor. Çarşamba günü rakamlar yanlış oluyor. Cuma günü ise kimse onlara güvenmiyor.

Neden alışılmış çözümler işe yaramıyor?

Bu durumda standart tavsiye, Cliniko ve HubSpot arasına Xero veya QuickBooks gibi bir muhasebe yazılımı yerleştirmek ve bunun üzerine bir tahmin oluşturmaktır. Bu vergi için işe yarar. Ancak işletmeyi yönetmek için işe yaramaz, çünkü muhasebe kayıtları takvimde olanı değil, zaten faturalandırılmış veya tahsil edilmiş olanı kaydeder. Gelir muhasebe sistemine girdiğinde, bununla ilgili herhangi bir şey yapma şansı çoktan geçmiş olur.

Diğer yaygın yaklaşım ise Cliniko verilerinden oluşturulmuş ayrı bir raporlama panosudur. Bu, yöneticilere güzel bir grafik sunar ancak harekete geçebilecekleri bir alan bırakmaz. HubSpot, hasta aktivitenizin, pazarlamanızın ve satış hattınızın gerçek kaynağıdır. Tahmini ikinci bir sisteme ayırmak, kimsenin tam olarak güvenmediği iki ayrı sayı kümesi oluşturmaktan başka bir işe yaramaz.

Cliniko ve HubSpot uyum sağladığında işler nasıl yürüyor?

CRMConnect Cliniko to HubSpot, randevularınızı ve faturalarınızı HubSpot ile otomatik olarak, iki ayrı akış halinde senkronize eder. Randevular, gelirinizin takvimde ne kadar olduğunu gösteren öncü göstergenizdir. Faturalar ise onaylanmış gelirinizdir: faturalandırılan, ödenen veya silinen tutarları gösterir. İkisini bir araya getirdiğinizde, birisi elektronik tabloyu her açtığında değil, Cliniko'da bir şey değiştiğinde güncellenen gerçek bir 30/60/90 tahmini elde edersiniz.

İşte bunun size sağladığı avantajlar:

• Cliniko'dan gelen her fatura, düzenlenme tarihi, durumu, net tutarı, vergisi, toplamı, varsa indirimleri ve hasta bilgileriyle birlikte HubSpot'ta görünür; böylece onaylanmış gelir her zaman günceldir.
• Cliniko'daki her randevu, tarihi, doktoru, klinik konumu, türü ve beklenen değeriyle birlikte görüntülenir; böylece takvimde kaydedilen gelirlerin nasıl arttığını görebilirsiniz.
• Her hastanın bakım planının ayrıntıları, örneğin seans limitleri ve kalan kapasite gibi bilgiler de görülebiliyor; bu da sigorta planı bitmek üzere olan bir hastanın iki kez sayılmasını önlüyor.

Buradan hareketle, 30/60/90 tahmini üç şeyin toplamı haline gelir: dönemde zaten ödenmiş gelir, dönemde faturalandırılmış ve bekleyen gelir ve geçmişteki geliş-faturalandırma oranınıza göre ayarlanmış dönemdeki rezervasyonlu randevular. Bunu uygulayıcıya ve hizmet alanına, ilk değerlendirmelere, takiplere, tedavi bloklarına, paket ziyaretlerine göre dilimleyebilir ve haftadan haftaya tahmine göre nasıl değiştiğini izleyebilirsiniz. Ve her hastanın kaydı, onları getiren kampanyayı içerdiğinden, sonunda gerçek bir pazarlama getirisi raporu oluşturabilirsiniz: reklam harcaması girişi, faturalandırılan gelir çıkışı.

Sayılar genellikle şöyle görünür:

Northpoint'in profiline uyan bir klinikte, randevular ve faturalar işleme alınmaya başlandıktan sonra, tahmin doğruluğunun hesap tablosundaki %75-80'lik temel seviyeden %90'ların başlarına kadar yükseldiği görülmektedir. Bu rakamlar örnek niteliğindedir, ancak genel eğilim geçerlidir.

Doğruluktan daha önemli olan şey zamanlamadır. Tahminler hafta boyunca güncellenir, böylece yönetim geçen Pazartesi günkü rakamlar hakkında tartışmayı bırakır ve Perşembe sabahı harekete geçmeye başlar. Finans sorumlusu, eskiden manuel yeniden yapılandırmaya harcanan haftada dört ila altı saati geri kazanır. Ve pazarlama geri dönüş görüşmelerinde nihayet form doldurma yerine faturalandırılmış gelir ölçüt olarak kullanılır.

Tekrarlanan bakım paketleri (çift sayım olmadan)

Spor hekimliği, çoklu seans paketleri satmaktadır: 6 seanslık tedavi paketi, 12 haftalık spora dönüş programı, ameliyat sonrası rehabilitasyon bloğu. Her hastanın bakım planı detayları, seans limitleri ve kalan kapasite dahil olmak üzere HubSpot'ta görülebildiği için, tahminleme, paket gelirini genellikle peşin olarak faturalandırıldığı anda kaydedebilir ve zaten ödenmiş olan gelecekteki seans gelirlerini tahmin etmekten kaçınabilir. Bu bakım planı görünürlüğü olmadan, paket hastaları genellikle iki kez sayılır; birincisi satışta, ikincisi ise her rezervasyonlu seansta.

Bu, uygulamanız için neden önemlidir?

Güvenilir bir tahmin, iki şeyin birleşimidir: önde gelen göstergeniz olarak rezerve edilmiş randevular ve onaylanmış geliriniz olarak faturalar; her hastanın bakım planı kapasitesi ise bir doğruluk kontrolü görevi görür. Gösterge panelleriyle ilgilenmeden önce bu üçünün de düzgün bir şekilde işlemesini sağlayın.

Elektronik tablolar kötü oldukları için yavaş değiller. Yavaş olmalarının nedeni, onları yenilemek için bir kişiye ihtiyaç duymalarıdır. Bu yenileme işlemini entegrasyona taşıyın ve Pazartesi ritüeli ortadan kalksın. Ve pazarlama geri dönüş görüşmeleri, ancak form doldurma değil, faturalandırılmış gelir ölçütüyle yapıldığında ciddiye alınır.

CRMConnect Cliniko'dan HubSpot'a entegrasyonun nasıl çalıştığını görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.