Từ Cliniko đến Salesforce: Quản trị dữ liệu cấp trường dành cho các nhóm phòng khám chỉnh hình cột sống

Việc chỉ xuất dữ liệu một lần từ Cliniko sang Salesforce dưới dạng bảng tính là điều tồi tệ nhất. Nó đủ hiện đại để tạo cảm giác như một sự tích hợp, nhưng lại quá lỗi thời để có thể sai sót. Nó không đầy đủ đến mức không ai hoàn toàn tin tưởng. Và nó cung cấp cho người phụ trách tuân thủ quy định không có bằng chứng nào để chứng minh cách dữ liệu bệnh nhân được xử lý.

Lấy một ví dụ minh họa: Summit Spine and Joint Chiropractic, một nhóm giả định với 3 phòng khám, 9 bác sĩ chỉnh hình và doanh thu hàng năm khoảng 1,4 triệu đô la. Phòng khám này bán các gói chăm sóc nhiều lần khám. Nhân viên phụ trách tuân thủ muốn kiểm soát chặt chẽ thông tin bệnh nhân nào được chuyển đến Salesforce, ai trong bộ phận bán hàng và tiếp thị có thể xem chúng, và có hồ sơ rõ ràng về những gì đã được chuyển và khi nào. Hệ thống hiện tại là xuất dữ liệu định kỳ trên bảng tính mà không ai hoàn toàn tin tưởng. Nhóm tiếp thị yêu cầu dữ liệu trực tiếp. Nhân viên phụ trách tuân thủ yêu cầu quản trị. Cả hai đều đúng.

Vì sao việc xuất bảng tính định kỳ lại gặp lỗi?

Ba lý do khiến nó không thể vượt qua cuộc kiểm tra tuân thủ:

• Hoặc là tất cả, hoặc là không có gì. Việc xuất dữ liệu từ bảng tính thường chứa mọi thông tin chi tiết của bệnh nhân hoặc không chứa thông tin nào cả. Điều đó trái ngược với điều bạn muốn, đó là chỉ chia sẻ những thông tin mà bộ phận marketing thực sự cần.
• Nó không để lại dấu vết. Sau khi tệp được tải lên Salesforce, không có bất kỳ ghi chép nào về việc bệnh nhân nào đã được nhập, khi nào hoặc do ai thực hiện. Do đó, việc kiểm tra tuân thủ không có gì để xem xét.
• Nó đã lỗi thời ngay từ khi được tạo ra. Việc xuất dữ liệu hàng tháng hoặc hàng quý có nghĩa là Salesforce phản ánh dữ liệu trong quá khứ. Những chỉnh sửa bạn thực hiện trong Cliniko (bệnh nhân rút lại sự đồng ý tiếp thị, hợp nhất bản ghi trùng lặp, sửa lỗi bản ghi) sẽ không bao giờ được cập nhật vào Salesforce.

Trực giác của nhân viên phụ trách tuân thủ rằng có điều gì đó không ổn là hoàn toàn chính xác. Thiết lập đúng cách cho phép bạn chọn từng mục dữ liệu một, giữ cho cả hai hệ thống luôn được cập nhật và lưu giữ hồ sơ về mọi thay đổi.

Một cách an toàn hơn để kết nối Cliniko và Salesforce

Kết nối CRMConnect Cliniko với Salesforce cho phép bạn quyết định, từng mục một, chính xác những thông tin chi tiết nào của bệnh nhân sẽ được chuyển đến Salesforce. Không có thông tin nào được chia sẻ trừ khi bạn chủ động bật tính năng này. Thông tin cập nhật của bệnh nhân được duy trì đồng bộ theo cả hai chiều, vì vậy nếu bệnh nhân rút lại sự đồng ý hoặc bạn sửa một bản ghi trong Cliniko, Salesforce sẽ phản ánh điều đó trong vòng vài phút thay vì phải đến quý sau. Và nó lưu giữ hồ sơ về những thay đổi, điều mà phương pháp sử dụng bảng tính không bao giờ có thể cung cấp cho bạn.

Cách thiết lập một cách có trách nhiệm

Hãy lập bản đồ dữ liệu trước khi bật bất kỳ thiết bị nào. Liệt kê mọi chi tiết về Cliniko mà bạn dự định chia sẻ với Salesforce. Đánh dấu từng mục là an toàn cho bộ phận marketing, an toàn cho bộ phận vận hành hoặc chỉ dành cho bác sĩ. Các mục chỉ dành cho bác sĩ sẽ không bao giờ được chia sẻ. Nhân viên phụ trách tuân thủ sẽ ký vào sơ đồ này.

Chỉ chia sẻ thông tin liên lạc, cả hai chiều. Các thông tin an toàn cho cả hoạt động tiếp thị và vận hành, như tên, email, số điện thoại, địa chỉ gửi thư, tùy chọn tiếp thị, phòng khám mà bệnh nhân đang theo học, đều có thể được cập nhật trong cả hai hệ thống. Bất kỳ thông tin nào liên quan đến lâm sàng, bất kỳ ghi chú dạng văn bản tự do nào, bất kỳ chẩn đoán nào, bất kỳ kế hoạch điều trị nào, đều bị loại bỏ.

Chia sẻ tiến độ thực hiện kế hoạch chăm sóc, chứ không phải nội dung kế hoạch chăm sóc. Salesforce có thể xem các thông tin cấu trúc về kế hoạch chăm sóc: trạng thái ca bệnh, số buổi được phép, số buổi đã sử dụng, giới hạn thanh toán, tiến độ đạt mốc. Tuy nhiên, nó không bao giờ xem được phần tường thuật lâm sàng hoặc các ghi chú mô tả tình trạng của bệnh nhân.

Hãy khớp quyền truy cập Salesforce với sơ đồ dữ liệu. Nhân viên trực tiếp làm việc với bệnh nhân chỉ thấy các thông tin an toàn cho hoạt động. Nhân viên kế toán chỉ thấy chi tiết hóa đơn và thanh toán. Nhân viên tiếp thị chỉ thấy các thông tin an toàn cho mục đích tiếp thị. Việc bất kỳ ai có thể xem thông tin ở các kênh khác nhau là một lựa chọn có chủ đích, chứ không phải là do cài đặt mặc định ngẫu nhiên.

Hãy biến Cliniko thành nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy về việc lấy sự đồng ý của bệnh nhân. Nếu bệnh nhân rút lại sự đồng ý tiếp thị trên Cliniko, thông tin đó sẽ được chuyển ngay lập tức đến Salesforce. Sự đồng ý sẽ không được thay đổi từ phía Salesforce trừ khi có quy trình được kiểm soát và ghi lại.

Xác nhận những gì được ghi lại. Hãy kiểm tra xem việc tạo bản ghi, cập nhật, các trường đã thay đổi và nguồn gốc của mỗi thay đổi đều được ghi lại đầy đủ, thời gian lưu giữ phù hợp với quy định của bạn và người phụ trách tuân thủ biết cách tra cứu thông tin đó.

Đặt lịch đánh giá định kỳ hàng quý. Hai mươi phút mỗi quý với nhân viên phụ trách tuân thủ quy định, người chịu trách nhiệm tích hợp hệ thống và giám đốc lâm sàng.

Đánh giá quản trị hàng quý

Hãy giữ cho chương trình nghị sự ngắn gọn và nhất quán:

• Xác nhận rằng bản đồ dữ liệu không bị thay đổi mà không có sự phê duyệt. Ghi chú lại bất kỳ bổ sung nào.
• Xác nhận các thay đổi về quyền truy cập Salesforce kể từ quý trước. Xác định bất kỳ vai trò hoặc quyền truy cập mới nào liên quan đến dữ liệu được chia sẻ.
• Xem lại nhật ký thay đổi trong quý. Kiểm tra ngẫu nhiên một mẫu nhỏ các bản ghi để xác nhận không có nội dung lâm sàng nào bị bỏ sót.
• So sánh số lượng người đồng ý nhận thông tin tiếp thị. Xác nhận Cliniko và Salesforce có cùng kết quả. Điều tra bất kỳ sự khác biệt nào.
• Hãy lưu ý việc xem xét này trong hồ sơ tuân thủ của phòng khám.

Hai mươi phút mỗi quý. Phương pháp sử dụng bảng tính không cho bạn phút nào để xem xét vì không có gì để xem xét. Chính việc ghi chép lại quá trình xem xét mới giúp cho việc này trở nên khả thi.

Điều này có ý nghĩa gì đối với nhóm của bạn?

Một nhóm bác sĩ chỉnh hình cột sống áp dụng mô hình này sẽ chuyển từ tình trạng “bộ phận tiếp thị và bộ phận tuân thủ bất đồng về tính an toàn” sang “cả hai đều có một thỏa thuận bằng văn bản, có chữ ký và được xem xét hàng quý”. Bộ phận tiếp thị nhận được dữ liệu trực tiếp mà họ muốn, tiến độ kế hoạch chăm sóc, tín hiệu bệnh nhân bỏ điều trị, giá trị bệnh nhân, mà không làm lộ hồ sơ có thể gây rủi ro cho phòng khám. Nhân viên tuân thủ có được bằng chứng cần thiết. Và giám đốc tài chính sẽ không còn bị hỏi về độ tin cậy của báo cáo nữa.

Bạn muốn xem CRMConnect Cliniko kết nối với Salesforce hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.