Mindbody và HighLevel: Một lịch trình rõ ràng cho mỗi học viên trong mọi chương trình.

Vì sao phòng tập của bạn có ba lịch trình khác nhau?

Một học viện võ thuật hầu như luôn có ba loại lịch học cùng lúc:

• Đăng ký các chương trình dành cho trẻ em và người mới bắt đầu, trong đó gia đình cam kết tham gia khóa học giới thiệu kéo dài tám tuần ngay từ đầu.
• Các khóa học thuộc chương trình giảng dạy nâng cao, chẳng hạn như một khóa học chuẩn bị thi đấu kéo dài mười hai tuần cố định.
• Các buổi học riêng, thi lên lớp và đánh giá được đặt lịch từng buổi một.

Mindbody xử lý cả ba yếu tố này, nhưng nó lưu trữ chúng ở những nơi riêng biệt. Khi công cụ tiếp thị của bạn chỉ nhìn thấy một trong số đó, mỗi lời nhắc mà nó gửi đi đều được xây dựng dựa trên một phần ba bức tranh toàn cảnh.

Tình huống giả định: Học viện River Bend Brazilian Jiu Jitsu (mang tính minh họa) là một võ đường duy nhất với 180 học viên, cung cấp các khóa học dành cho người mới bắt đầu, các khóa học nâng cao và các lớp học riêng. Chủ sở hữu gửi lời nhắc lịch học và liên tục nhận được những phản hồi như “Tôi có lớp học riêng với Giáo sư Marco lúc 5:30, tại sao anh lại nhắc tôi về lớp học lúc 6 giờ chiều?”. Những lời nhắc nhở này dựa trên dữ liệu không đầy đủ và khiến cho phòng tập trông có vẻ thiếu cẩn trọng.

Dữ liệu lịch trình không đầy đủ gây tốn kém cho bạn bao nhiêu?

Khi hệ thống nhắc nhở của bạn chỉ hoạt động với các lớp học nhóm, những học viên đã đặt lớp học riêng sẽ bị nhắc nhở về lớp học mà họ không tham gia, còn học viên tham gia khóa học nhiều tuần thì hoàn toàn không nhận được bất kỳ lời nhắc nhở nào. Một số người thì thờ ơ. Một số khác thì hoàn toàn mất niềm tin vào tin nhắn của bạn và bắt đầu phớt lờ tất cả. Dù thế nào đi nữa, tỷ lệ tham dự sẽ giảm, tỷ lệ vắng mặt tăng lên, và những học viên có khả năng bỏ học giữa chừng nhất chính là những người mà bạn không bao giờ liên lạc được.

Học sinh sẽ thấy một lịch trình riêng cho bản thân. Studio của bạn cũng nên thấy lịch trình tương tự.

Một buổi học tiếp theo chính xác dành cho mỗi học sinh.

CRMConnect Mindbody to HighLevel bao gồm cả ba loại chương trình: lớp học nhóm, buổi học riêng, khóa học nhiều tuần và khóa học dành cho người mới bắt đầu. Mỗi học viên đều có một ô chọn buổi học tiếp theo rõ ràng, bất kể buổi học tiếp theo thuộc loại nào.

Hồ sơ của họ luôn hiển thị thông tin sớm nhất trong lịch: thời gian, người hướng dẫn, địa điểm và loại buổi học. Số lượt tham dự của mỗi chương trình đều được ghi nhận trên cùng một hồ sơ. Bạn chỉ nhận được một nguồn thông tin đáng tin cậy thay vì ba nguồn khác nhau.

Cách thức hoạt động trong thực tế

Quy trình nhắc nhở của bạn sẽ trở thành một quy trình duy nhất thay vì ba quy trình riêng biệt. Mỗi ngày, hệ thống sẽ xem xét ai có buổi họp sắp diễn ra trong vòng 24 giờ tới và gửi tin nhắn phù hợp với buổi họp đó:

• Lớp học nhóm sẽ nhận được tin nhắn tiêu chuẩn "lớp học tối nay" kèm theo tên giảng viên.
• Buổi học riêng sẽ bao gồm tin nhắn "học riêng với giáo viên" và thông tin phòng học.
• Buổi học sẽ nhận được tin nhắn "Bài học Module 4 tối nay, nhớ mang theo vở ghi chép".
• Buổi đăng ký sẽ được tặng kèm tài liệu "Tuần 5 của các kiến thức cơ bản".

Sau buổi học, hệ thống sẽ kiểm tra xem học viên có đến hay không. Nếu học viên vắng mặt, hệ thống sẽ gửi tin nhắn nhắc nhở thân thiện vài ngày sau đó với nội dung "Chúng tôi rất tiếc vì bạn không đến, bạn có muốn chuyển sang học vào thứ Bảy không?".

Mỗi sinh viên chỉ nhận được một lời nhắc nhở về những gì thực sự cần làm tiếp theo, chứ không phải ba lời nhắc nhở khác nhau cho ba chương trình khác nhau.

Được thiết kế dành cho sinh viên học cả hai ngành.

Nhiều học sinh tham gia cả các lớp học thường xuyên và các lớp học riêng định kỳ, và buổi học tiếp theo của họ có thể chuyển đổi giữa hai hình thức này trong cùng một ngày. Hệ thống luôn chọn buổi học sắp tới sớm nhất trong tất cả các buổi học mà họ đã đặt.

Vì vậy, vào sáng thứ Tư, buổi học tiếp theo có thể là buổi học riêng lúc 5:30 với Giáo sư Marco. Sau khi kết thúc buổi đó, lịch trình sẽ chuyển sang lớp học nâng cao lúc 7 giờ tối. Sau đó, sẽ đến buổi đăng ký vào sáng thứ Năm. Các lời nhắc nhở chỉ cần theo dõi lịch trình. Không ai trong nhóm của bạn cần phải theo dõi chương trình nào có buổi học tiếp theo.

Kết quả tiêu biểu tại 180 học sinh

Đây là những hình ảnh tổng hợp mang tính minh họa, không phải hình ảnh khách hàng thực tế:

• Thời gian chủ sở hữu dành để đối chiếu lịch nhắc nhở giữa các chương trình: khoảng 3 đến 5 giờ mỗi tuần, đã được tiết kiệm lại.
• “Sao cô lại nhắc tôi về một lớp học mà tôi không tham gia?” Tôi đáp lại: giọng trầm xuống, vì lời nhắc nhở này nhằm tôn trọng buổi học tiếp theo thực sự.
• Tỷ lệ tham dự các buổi học riêng: tăng khoảng 4 đến 7 điểm phần trăm, vì lời nhắc nhở đến đúng chương trình.
• Tỷ lệ bỏ học giữa chừng, khoảng tuần thứ năm: giảm đáng kể, vì những người vắng mặt không báo trước sẽ được phát hiện và liên hệ nhanh hơn.

Thang máy hoạt động bằng cơ học. Một câu trả lời chính xác cho câu hỏi “buổi học tiếp theo của học sinh này là khi nào?” thay thế cho ba lần đoán.

Tại sao điều này lại quan trọng đối với phòng thu của bạn?

Những lời nhắc nhở khó hiểu sẽ âm thầm làm xói mòn lòng tin. Một học sinh nhận được lời nhắc nhở sai hai lần sẽ ngừng đọc những lời nhắc nhở đúng, và một học sinh mà bạn không bao giờ nhắc nhở là một học sinh mà bạn không thể cứu vãn khi họ bắt đầu lơ là. Khi mọi tin nhắn đều khớp với những gì học sinh thực sự đã đặt chỗ, lời nhắc nhở của bạn sẽ trở thành thứ mà họ dựa vào thay vì thứ mà họ phớt lờ. Điều đó thể hiện qua tỷ lệ tham dự tốt hơn, ít trường hợp vắng mặt hơn và nhiều học sinh hoàn thành các chương trình mà họ đã bắt đầu.

Hãy xem nó cho võ đường của bạn!

Bạn muốn xem CRMConnect Mindbody to HighLevel hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.