Biến người ký đơn kiến nghị thành nhà tài trợ lần đầu tiên với DonorPerfect và ActiveCampaign

Danh sách những người ủng hộ là tài sản chưa được tận dụng triệt để nhất của tổ chức bạn. Những người ký đơn kiến nghị, người đăng ký tham dự sự kiện, người gửi ý kiến đóng góp, người đăng ký nhận thông báo hành động: hàng ngàn người quan tâm đến mức cung cấp email nhưng chưa đủ quan tâm để đóng góp tiền. Con đường từ người ủng hộ đến nhà tài trợ lần đầu tiên là nơi mà hầu hết các tổ chức phi lợi nhuận về bảo tồn bỏ lỡ nhiều cơ hội phát triển nhất.

Quá trình chuyển giao gần như không bao giờ diễn ra suôn sẻ. Một người ủng hộ ký vào đơn kiến nghị. Vài tháng sau, người đó quyên góp 25 đô la thông qua chiến dịch kêu gọi cuối năm của bạn. Nhưng công cụ email của bạn vẫn coi họ là người ủng hộ. Các thông báo hành động vẫn tiếp tục được gửi đến. Chuỗi email chào mừng nhà tài trợ không bao giờ bắt đầu. Nhà tài trợ mới cứ mãi tham gia vào những cuộc trò chuyện không phù hợp và lặng lẽ rút lui trong sáu tháng tiếp theo. Bạn vừa có được một nhà tài trợ và ngay lập tức bắt đầu mất họ.

Chi phí mà quy trình thủ công gây ra cho bạn là bao nhiêu?

Nếu nhóm của bạn tự mình khắc phục khoảng cách này, chi phí sẽ phát sinh ở ba điểm.

Thứ nhất là tốc độ. Ai đó phải xuất danh sách quà tặng từ DonorPerfect và tải lên ActiveCampaign. Đến khi quá trình tải lên hàng tuần hoàn tất, người quyên góp mới đã nhận được thêm ba thông báo hành động nữa và không còn mở chúng ra nữa. Lời cảm ơn, khi cuối cùng cũng đến, lại giống như một bức thư mẫu từ người lạ.

Thứ hai là tính chính xác. Một nhà tài trợ mới, người đã từng là người ủng hộ, không phải là một liên hệ mới, mà là một liên hệ hiện có với vai trò mới. Nếu quy trình của bạn chỉ đơn giản thêm họ vào như một bản ghi mới, bạn sẽ có một bản ghi trùng lặp. Nếu nó không bao giờ cập nhật bản ghi cũ, họ sẽ tồn tại trong hai quy trình cùng một lúc.

Thứ ba là tính dễ vỡ. Bất kỳ giải pháp tạm thời nào bạn xây dựng cũng có xu hướng bị lỗi ngay khi nhóm của bạn thêm mã kháng nghị mới hoặc thay đổi cách hoạt động của biểu mẫu. Quá trình chuyển đổi dừng lại một cách âm thầm và không ai nhận ra cho đến khi số liệu giảm sút.

Một cách hiệu quả hơn để chuyển đổi những người ủng hộ sang việc thu hút nhà tài trợ.

CRMConnect dành cho DonorPerfect và ActiveCampaign coi mỗi người ủng hộ là một cá nhân duy nhất, vừa là người vận động ủng hộ vừa là người quyên góp cùng một lúc. Khi khoản quyên góp đầu tiên được ghi nhận trong DonorPerfect, nó sẽ hiển thị ngay lập tức trong ActiveCampaign, kèm theo số tiền quyên góp và lịch sử quyên góp. Nhãn "người vận động ủng hộ" sẽ được gỡ bỏ, nhãn "người quyên góp" được thêm vào, và người liên hệ sẽ chuyển từ trạng thái cảnh báo hành động sang quy trình chào đón người quyên góp thực sự. Không cần xuất dữ liệu, không có bản ghi trùng lặp, không có độ trễ.

Nhóm của bạn cũng luôn theo dõi toàn bộ tình hình bên trong DonorPerfect, nơi mà đội ngũ phát triển đang làm việc. Thông tin về tương tác qua email và trạng thái hành trình được cập nhật liên tục, vì vậy không ai phải đăng nhập vào hệ thống thứ hai để biết tình trạng của nhà tài trợ.

Quá trình từ người vận động viên trở thành nhà tài trợ diễn ra như thế nào?

Dưới đây là một kịch bản minh họa. Blue Ridge Watershed Trust là một tổ chức bảo tồn đất đai giả định, quản lý 24.000 mẫu đất với 7.500 người ủng hộ. Đây không phải là một tổ chức có thật, nhưng sơ đồ dưới đây chính xác là cách một tổ chức thực sự sẽ vận hành.

Khi một người ủng hộ lâu năm thực hiện khoản đóng góp đầu tiên, hệ thống sẽ nhận diện họ là cùng một người, chứ không phải là một liên hệ mới. Nhãn người ủng hộ của họ sẽ được xóa bỏ để các thông báo hành động dừng lại, và họ sẽ bước vào hành trình chào mừng kéo dài 21 ngày được thiết kế để tạo cảm giác xứng đáng chứ không phải là một giao dịch đơn thuần:

• Ngày 0: Lời cảm ơn cá nhân từ giám đốc điều hành, nêu tên lưu vực sông mà khoản quyên góp của họ bảo vệ và những công việc mà nó giúp thực hiện.
• Ngày 3: một câu chuyện về việc thu hồi đất gần đây, kèm theo một video ngắn về khu đất được bảo vệ. Không cần hỏi gì thêm.
• Ngày 7: lời mời tham quan một địa điểm dành riêng cho thành viên gần khu vực của người hiến tặng.
• Ngày 14: Bản đồ tác động thể hiện lưu vực sông và diện tích được bảo vệ, phản ánh khoản đóng góp của nhà tài trợ.
• Ngày 21: một lời mời nhẹ nhàng trở thành nhà tài trợ hàng tháng, được trình bày như một hoạt động tham gia cùng 600 thành viên khác bảo vệ lưu vực sông quanh năm.

Hành trình này cũng được điều chỉnh tùy thuộc vào giá trị khoản đóng góp. Người đóng góp dưới 50 đô la sẽ được hỗ trợ xây dựng mối quan hệ và nhận được các bước tiếp theo nhẹ nhàng, chẳng hạn như một ngày tình nguyện hoặc một hội thảo trực tuyến. Người đóng góp từ 50 đến 499 đô la sẽ nhận được thông tin về các quyền lợi dành cho thành viên và lời mời đóng góp hàng tháng một cách kín đáo. Khoản đóng góp từ 500 đô la trở lên sẽ bỏ qua hoàn toàn quy trình tự động và được chuyển đến một nhân viên phát triển, người sẽ liên hệ trực tiếp với người đóng góp dựa trên lịch sử đóng góp và sở thích của họ.

Những tình huống mà hành trình sẽ xử lý giúp bạn

Không phải mọi người hiến tặng mới đều phù hợp với quy trình thông thường, và hệ thống được xây dựng để tôn trọng các trường hợp ngoại lệ.

Một số người ủng hộ gửi lời cảm ơn ngay trong ngày họ ký đơn kiến nghị. Khoảng thời gian ngắn này giúp bạn không thể gửi lời cảm ơn chu đáo đến người quyên góp trước khi nhận được xác nhận đơn kiến nghị.

Một số nhà hảo tâm quyên góp ẩn danh. Sở thích đó vẫn được duy trì, và hành trình chào đón này loại bỏ những chi tiết cá nhân mà sẽ cảm thấy không phù hợp đối với một món quà ẩn danh.

Một hộ gia đình có hai người lớn và hai địa chỉ email khác nhau chỉ nên nhận được thông tin từ bạn một lần, chứ không phải hai lần. Thông điệp nên hướng đến người gửi chính chứ không phải người phối ngẫu.

Và khi một địa chỉ email ngừng hoạt động, hệ thống sẽ báo cáo để nhóm gửi thư trực tiếp của bạn có thể xác minh địa chỉ bưu chính thay vì gửi thư đến một nơi không có thông tin.

Điều này có ý nghĩa gì đối với hoạt động gây quỹ của bạn?

Với một quỹ tín thác đất đai điển hình có quy mô như Blue Ridge (doanh thu khoảng 3,1 triệu đô la và 7.500 người ủng hộ), một nhóm người ủng hộ thường chuyển đổi từ 4 đến 6% người ủng hộ thành nhà tài trợ mỗi năm, và con số này thường tăng lên từ 9 đến 12% khi quá trình này bắt đầu. Với 6.000 người ủng hộ tích cực, điều đó có nghĩa là sẽ có thêm từ 240 đến 360 nhà tài trợ lần đầu mỗi năm. Với khoản đóng góp đầu tiên điển hình là 45 đô la và giá trị năm đầu tiên khoảng 90 đến 130 đô la, điều đó có nghĩa là doanh thu năm đầu tiên sẽ tăng thêm từ 20.000 đến 45.000 đô la, cộng với một lượng lớn nhà tài trợ tiềm năng sẽ tiếp tục đóng góp trong tương lai.

Sự thay đổi mà nhóm của bạn cảm nhận được cũng rất thực tế. Nhân viên vận động chính sách của bạn sẽ không còn cảm thấy như đang lấp đầy một cái phễu vô ích. Nhân viên phát triển của bạn sẽ không còn phải tìm kiếm những nhà tài trợ lần đầu tiên trên bảng tính nữa mà bắt đầu sử dụng một hệ thống tự động làm điều đó.

Bạn muốn xem CRMConnect DonorPerfect và ActiveCampaign hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.