Phân bổ nguồn vốn cho chiến dịch gây quỹ với DonorPerfect và ActiveCampaign

Các chiến dịch gây quỹ vốn được kiểm toán. Ngân sách quỹ hàng năm được thảo luận tại các cuộc họp hội đồng quản trị. Trong cả hai trường hợp, văn phòng phát triển của bạn đều được hỏi cùng một câu hỏi và hiếm khi có câu trả lời thỏa đáng: thông điệp nào thực sự đã thúc đẩy khoản quyên góp nào?

Lượt mở email không phải là quà tặng. Lượt nhấp chuột cũng không phải là quà tặng. Liên kết mà một nhà tài trợ đã nhấp vào tháng Ba và khoản quyên góp 5.000 đô la họ gửi vào tháng Năm cách nhau mười hai tuần, một cuộc trò chuyện trực tiếp và một lời nhắc nhở nhẹ nhàng từ một thành viên hội đồng quản trị trong bữa tối. Để vượt qua cuộc kiểm toán, việc phân bổ nguồn gốc quyên góp của bạn phải kết nối một email cụ thể với một khoản quyên góp cụ thể, với đủ chi tiết để chứng minh khoản chi tiêu đó là hợp lý.

Hầu hết các bảo tàng không bao giờ đạt được điều đó. Văn phòng phát triển báo cáo tỷ lệ mở và nhấp chuột vì đó là những con số họ có. Hội đồng quản trị phê duyệt ngân sách email năm sau dựa trên tỷ lệ mở và nhấp chuột vì không có bằng chứng về mức độ quyên góp.

Vì sao phương pháp sử dụng bảng tính lại thất bại

Xác định nguồn gốc hành vi là một vấn đề khác với việc nuôi dưỡng thương hiệu. Nuôi dưỡng thương hiệu là việc truyền tải đúng thông điệp đến đúng người. Xác định nguồn gốc hành vi là việc chứng minh thông điệp nào đã tạo ra bao nhiêu đô la, và các công cụ hiện tại của bạn chỉ thấy được một nửa con số đó.

Công cụ email của bạn báo cáo mức độ tương tác ở cấp độ tin nhắn một cách hoàn hảo nhưng không bao giờ ghi nhận được khoản quyên góp. Một người quyên góp nhấp vào liên kết chiến dịch của bạn, đến trang quyên góp và quyên góp. Công cụ email ghi nhận lượt nhấp. DonorPerfect ghi nhận khoản quyên góp. Không có gì kết nối hai sự kiện này.

Mã chiến dịch gốc của DonorPerfect trả lời câu hỏi tổng quát (chiến dịch nào đã tạo ra khoản quyên góp) nhưng không trả lời câu hỏi chi tiết hơn (email nào, tiêu đề nào, đối tượng nào).

Việc đối chiếu thủ công có hiệu quả với chiến dịch gây quỹ vốn chỉ có 30 khoản đóng góp. Nhưng nó sẽ thất bại với chiến dịch gây quỹ thường niên có 3.000 khoản đóng góp. Dù thế nào đi nữa, báo cáo cũng đến muộn một quý và không ai hoàn toàn tin tưởng vào nó.

Một cách để xác định nguồn gốc quà tặng mà bạn có thể biện minh được.

CRMConnect dành cho DonorPerfect và ActiveCampaign tích hợp đầy đủ thông tin chi tiết về mọi khoản quyên góp trên cả hai hệ thống. Mỗi khoản quyên góp từ DonorPerfect đều hiển thị trong ActiveCampaign với số tiền, ngày, loại, chiến dịch và lời kêu gọi quyên góp kèm theo, đồng thời giữ nguyên thông tin về nguồn gốc của người quyên góp. Khi bạn thêm một lời kêu gọi quyên góp mới trong DonorPerfect, báo cáo ActiveCampaign của bạn sẽ tự động được đồng bộ hóa, do đó thông tin về nguồn gốc quyên góp không bị sai lệch trong suốt chu kỳ chiến dịch. Kết quả là, mỗi khoản quyên góp đều mang theo câu chuyện về cách thức gây quỹ, và câu chuyện đó giống nhau trên cả hai hệ thống.

Cách thức hoạt động của cơ chế phân bổ chứng chỉ kiểm toán

Dưới đây là một kịch bản minh họa. Bảo tàng Hàng hải Bờ biển là một bảo tàng khu vực giả định với 11.000 thành viên, tổ chức bốn đợt gây quỹ mỗi năm. Đây không phải là một tổ chức có thật.

Yếu tố đầu tiên là một nhãn nhất quán trên mọi chiến dịch. Khi bảo tàng gửi lời kêu gọi gây quỹ mùa xuân, liên kết quyên góp trong email đó có một thẻ chiến dịch được ánh xạ rõ ràng đến mã chiến dịch DonorPerfect. Khi một nhà tài trợ quyên góp, thẻ đó sẽ được chuyển kèm theo khoản quyên góp, vì vậy khoản quyên góp được ghi nhận không chỉ là "quyên góp trực tuyến" mà còn là lần gửi chính xác đã thúc đẩy khoản quyên góp đó, bao gồm cả đối tượng và phiên bản email nào.

Với cấu hình đó, ba chế độ xem sẽ đảm nhiệm phần lớn công việc cho nhóm của bạn:

• Doanh thu từ việc gửi email. Quà tặng nhóm dựa trên nội dung tin nhắn và tổng số tiền. Hai hoặc ba email gửi hàng đầu thường tạo ra hơn 60% doanh thu. Nửa còn lại có thể được loại bỏ.
• Doanh thu trên mỗi người nhận. Chia doanh thu được phân bổ cho số người nhận mỗi lần gửi. Đây là con số nên được dùng để định hướng các quyết định của chiến dịch, chứ không phải tỷ lệ mở email.
• Hành trình của người quyên góp. Đối với những người quyên góp đã nhận được nhiều tin nhắn trước khi quyên góp, bạn có thể thấy chuỗi các tương tác dẫn đến khoản quyên góp, điều này cho bạn biết liệu các email chăm sóc khách hàng của bạn có thực sự hiệu quả hay không.

Sau đó, nhóm của bạn có thể trình bày doanh thu theo chiến dịch, doanh thu theo đối tượng và giá trị kênh bán hàng cho hội đồng quản trị trên một bảng điều khiển chung. Cuộc họp hội đồng quản trị sẽ chuyển từ "để tôi trình bày cho các bạn về các chỉ số email" sang "đây là những gì đã giúp huy động vốn và đây là những gì chúng ta sẽ làm tiếp theo."

Những tình huống âm thầm làm sai lệch các con số.

Một vài trường hợp phổ biến sẽ làm sai lệch việc quy kết nếu không được xử lý cẩn thận.

Cam kết không phải là doanh thu. Một cam kết 50.000 đô la là một lời hứa có thể tạo ra 10.000 đô la mỗi năm trong vòng 5 năm. Các cam kết và các khoản thanh toán thực tế nên được theo dõi riêng biệt để một lời hứa nhiều năm không bao giờ được báo cáo là tiền thu được trong quý này.

Một cam kết nhiều năm được đưa ra vào năm 2026 và thanh toán vào năm 2027 nên được ghi nhận cho chiến dịch năm 2026 đã đưa ra cam kết đó, chứ không phải cho bất kỳ chiến dịch nào đang diễn ra vào thời điểm khoản thanh toán được thực hiện.

Khoản quyên góp tương ứng từ phía công ty của người quyên góp nên được tính vào cùng mức độ đóng góp cho chiến dịch như khoản quyên góp ban đầu.

Và một khoản quyên góp từ quỹ do một thành viên hội đồng quản trị vận động được ghi nhận cả về mặt mối quan hệ đối với thành viên hội đồng quản trị và về mặt tiền mặt đối với quỹ, được theo dõi riêng biệt để tránh tính trùng lặp.

Điều này có ý nghĩa gì đối với hoạt động gây quỹ của bạn?

Đối với một bảo tàng minh họa có quy mô như Coastline (11.000 thành viên, doanh thu khoảng 5,2 triệu đô la, bốn đợt gây quỹ mỗi năm), việc phân bổ ngân sách chính xác thường cho thấy rằng một hoặc hai chiến dịch mỗi chu kỳ tạo ra từ 50 đến 70% doanh thu có thể quy đổi, trong khi hai hoặc ba chiến dịch chỉ mang lại lợi nhuận ở mức một chữ số. Việc chuyển ngân sách sang những chiến dịch đã được chứng minh là hiệu quả thường giúp tăng doanh thu qua từng chu kỳ từ 30 đến 50% mà không cần chi thêm tiền. Hội đồng quản trị chuyển từ việc phê duyệt ngân sách năm trước cộng với lạm phát sang phê duyệt một kế hoạch với kết quả được chứng minh trên mỗi đô la chi tiêu.

Thành công trong việc kiểm toán là tiêu đề chính. Thành công thầm lặng hơn lại nằm ở khía cạnh văn hóa: bộ phận phát triển của bạn ngừng biện minh cho các quyết định bằng tỷ lệ tương tác và bắt đầu biện minh bằng số tiền huy động được.

Bạn muốn xem CRMConnect DonorPerfect và ActiveCampaign hoạt động như thế nào? Xem trang Ứng dụng API.